Dieser Stand der Datenschutzerklärung wurde im November 2020 aktualisiert um die Datenschutzerklärung sprachlich leichter verständlich zu gestalten. Es wurden keine Änderungen an den Datenverarbeitungen vorgenommen.
Diese Datenschutzerklärung gilt für Online- Nutzende und Teilnehmende des Projekts „Präventa - psychische Belastungen im Arbeitsleben mindern“. Der Lehrstuhl für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie, der TU-Braunschweig, Spielmannstrasse 19, 38106 Braunschweig, Deutschland (im Folgenden „uns“, „unser“ und „wir“), als die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten1, möchte Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Das Wort Organisation steht in diesem Dokument einheitlich synonym für Unternehmen, Firma usw.
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die Verarbeitungszwecke und -vorgehensweisen ihrer personenbezogenen Daten beim Besuch der Websiten (1.1), der Nutzung des Präventa-Instruments mit Forschungsfragebogen (1.2) und der Nutzung des Arbeitgebenden-/ Führungskräfte-Accounts (1.3). Auch erfahren Sie unter 1.4 wie wir Cookies einsetzen und nutzen und wie Sie damit umgehen können. Wir verarbeiten die nachfolgenden personenbezogenen Daten1 für folgende Zwecke:
Beim Aufrufen unserer Websiten werden durch den Browser auf Ihrem Endgerät automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile (= Datei zur Protokollierung des Nutzungsverhaltens) gespeichert. Der Besucher hat keinen Einfluss auf diese Art Dateien. Sie werden automatisch serverseitig aufgenommen und dienen vornehmlich der Fehleranalyse und Optimierung des Webserverbetriebs. Die Logfiles auf dem Server werden für eine voreingestellte Dauer von 24 Monaten vorgehalten und ältere Daten werden automatisch gelöscht.
Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:
Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung.
Die Serviceleistung von Präventa umfasst die Analyse der individuellen Ressourcen und Anforderungen, d.h. der aktuellen eigenen Beanspruchung im Arbeitsleben. Zudem werden aufbauend auf dieser Analyse Empfehlung von Maßnahmen bereitgestellt. Darüber hinaus können die Angaben auf Gruppenebene (z.B. für einzelne organisationsspezifische Teams oder Bereiche) zusammengefasst werden. Die Führungskraft eines Teams erhält, bei ausreichender Anzahl von Teilnehmenden des Teams, sowohl Rückmeldung zum Belastungsprofil des eigenen Teams als auch Empfehlungen zu Maßnahmen auf Team- bzw. Organisationsebene. Zur Bereitstellung dieses Service ist die Erhebung verschiedener Daten notwendig, die im Folgenden genauer beschrieben wird.
Die Messung erfolgt durch die Selbstauskunft der teilnehmenden Arbeitnehmenden im Online-Fragebogen
‚Präventa – Analysekomponente‘.
Die Teilnehmenden erhalten gruppenspezifische Zugänge (z.B. für ein zusammengehöriges Team/
zusammengehörigen Bereich der Organisation), mit denen sie an der Online-Analysekomponente und dem
Forschungsfragebogen teilnehmen können. Die Gruppe wird durch die Organisation festgelegt und intern
bekanntgegeben.
Jede/r Teilnehmende erhält nach der Analyse ein Direktfeedback mit pseudonymisierter individueller
Auswertung der Ressourcen und Anforderungen. Dieses Direktfeedback beinhaltet Links zu relevanten Maßnahmen,
welche aus den Ergebnissen der Person als Empfehlung abgeleitet werden. Eine Pseudonymisierung ermöglicht
eine verschlüsselte Zuordnung von Daten zu einer Person, welche nur von der Person selbst entschlüsselt
werden kann. Sie erfolgt über einen zu generierenden Teilnehmendencode nach speziellen Regeln und wird
während der Datenerhebung zu statistischen Zwecken und Forschungszwecken nach Art. 89 DSGVO vorgenommen.
Da es sich im Direktfeedback um eine individuelle Rückmeldung der eigenen Anforderungen und Ressourcen
handelt, werden die Daten individuell ausgewertet und rückgemeldet. Diese individuelle Rückmeldung bezieht
sich also konkret auf eine einzelne Person, enthält aber weder den Namen noch einen Code, der Dritten eine
Zuordnung zu der ausfüllenden Person ermöglicht. Zudem gehen diese individuellen Informationen nicht an
weitere Personen und können auch nicht von der Führungskraft oder dem Arbeitgebenden in den Teamergebnissen
eingesehen werden. Die Daten in Form der individuellen Rückmeldung, werden den Teilnehmenden jeweils am Ende
der Beantwortung zur Verfügung gestellt. Sie können diese dann direkt abspeichern oder drucken. Die
Rückmeldung erfolgt dabei über eine zeitlich begrenzt bereitgestellte verschlüsselte Website, welche durch
eine Zufallszahl sowie einen Zeitstempel gesichert ist und so nicht personifiziert rückverfolgt werden kann.
Eine unwiederbringliche Löschung dieser bereitgestellten verschlüsselten Seite kann durch jede/n
Teilnehmende/n direkt gewählt werden oder erfolgt nach 7 Tagen automatisiert.
Im Laufe des Forschungsprojekts werden unter Auflösung des Personenbezugs verschiedene Selbstauskünfte und
Rückmeldungen auf Gruppenebene zusammengefasst vorgehalten. Im Folgenden wird beschrieben, wie die
zusammengefassten Ergebnisse entstehen und wie sie weiterverarbeitet werden: Jede teilnehmende Organisation
bestimmt eine Mindestanzahl von Teilnehmenden pro Gruppe. Eine Gruppe kann dabei ein gesamtes Team, einen
gesamten Bereich oder auch die gesamte Organisation umfassen. Wird diese Mindestanzahl erreicht, wird eine
über die Gruppe der Teilnehmenden zusammengefasste Rückmeldung erstellt. Für die Rückmeldung auf
Gruppenebene werden für die einzelnen Ressourcen und Anforderungen Mittelwerte und Standardabweichungen über
alle Gruppenmitglieder hinweg gebildet. Die Rückmeldung erhält die Führungskraft der jeweiligen Gruppe und
eventuell auch weitere Ansprechpartner aus der Organisation wie Geschäftsführung, Betriebs- bzw. Personalrat
oder Personalabteilung. Dabei erhalten die Führungskräfte ausschließlich eine anonyme zusammengefasste
Gesamtauswertung als Überblick über die Anforderungen und Ressourcen im Arbeitsleben ihrer Beschäftigten.
Anonym bedeutet, dass auf Basis der zusammengefassten Ergebnisse keine Rückschlüsse mehr auf individuelle
Ergebnisse gezogen werden können. Anhand der Gruppenergebnisse erhalten die Führungskräfte und ggf. weitere
Verantwortliche in der Organisation Empfehlungen für mögliche verhältnispräventive Maßnahmen, welche sie für
die jeweilige Gruppe innerhalb der Organisation umsetzen können.
Wie die Mindestanzahl in jeder Organisation festgelegt wurde und wer Zugang zu den auf Team- bzw.
Bereichsebene zusammengefassten Ergebnissen erhält, teilt die jeweilige Organisation allen Mitarbeitenden
vor Teilnahme an der Studie mit. Bei Fragen dazu wenden sich Teilnehmende bitte an die Ansprechpartner der
jeweiligen Organisation oder an das Präventa-Team.
Zur ergebnis-, prozess- und entwicklungsorientierten Evaluierung der Analyse- (Fragebogen zu Anforderungen
und Ressourcen) und Feedback- (Maßnahmen-) Komponente und zur entsprechenden Qualitätskontrolle erheben und
nutzen wir, im Rahmen der Forschungsbegleitung verschiedene Daten.
Die bereits im vorherigen Abschnitt beschriebene Erhebung des Ressourcen- und Anforderungsprofils sowie der
aktuellen Beanspruchung wird ebenfalls für die Forschungsbegleitung in pseudonymisierter Form verwendet.
Alle Daten aus der Forschungsbegleitung werden, wie im Folgenden beschrieben über einen persönlichen Code
verschlüsselt zugeordnet und nach Abschluss der Datenerhebung anonymisiert für Forschungszwecke gespeichert.
Erstellung des individuellen Codes:
Die Zuordnung Ihrer Daten zwischen den einzelnen Messzeitpunkten (s.u.) erfolgt über einen von Ihnen erstellten individuellen Code. Dieser Code ist für uns keiner konkreten Person zuzuordnen. Darüber hinaus ersetzen wir diesen nach Ablauf der Datenerhebung zu Ihrer Sicherheit durch eine laufende Nummer, löschen die ursprünglichen individuell generierten Codes und speichern die Daten für die weitere Verwendung für Forschungszwecke nur unter den anonymisierten Nummern.
Zu Forschungszwecken und zur Evaluation der bereitgestellten Online-Komponenten werden weitere Daten erhoben. Diese werden während der Datenerhebung pseudonymisiert (in dem jeder Bereich/ jedes Team im Unternehmen einen Gruppencode bekommt und jede/r Teilnehmende einen eigenen individuellen Code selbst erstellt) und nach der Datenerhebung anonymisiert. Es handelt sich dabei um folgende Daten:
Demografische Daten mit personenbezogenen Daten (nur für Forschungszwecke):
Diverse Forschungsfragebögen zur Evaluation der Online-Komponenten:
Wir stellen zudem jeder Organisation eine ergebnis- und prozessbezogene Evaluation zur Verfügung. Diese umfasst über alle Teilnehmenden hinweg eine zusammengefasste Bewertung zur Wirksamkeit und zu möglichen Stellschrauben in der Organisation. Eine tiefergehende Auswertung (bspw. Vergleich von Berufsgruppen in der Organisation) wird nur durchgeführt, wenn einerseits die Anonymität gewahrt bleibt (das heißt genug Teilnehmende pro Gruppe teilgenommen haben) und andererseits die Teilnehmenden dieser zusätzlichen Auswertung im Fragebogen aktiv zustimmen.
Die Datenverarbeitung im Rahmen der einzelnen Online-Selbstauskünfte über die Präventa-Website erfolgt auf Grundlage der freiwillig erteilten Einwilligung des Nutzenden nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO welche zu Beginn jedes Befragungszeitpunktes bestätigt werden kann. Die Nutzenden können diese Einwilligung bis zur Anonymisierung der Daten am Schluss des Datenerhebungszeitraums jederzeit ohne Angabe von Gründen per E-Mail an praeventa@tu-braunschweig.de widerrufen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
Für einzelne Mitarbeitende (i.d.R. der Arbeitgebende/ die Bereichsleitung oder Führungskraft des jeweiligen Teams) werden entsprechende gruppenspezifische Accounts angelegt. Dies dient zur Ermöglichung der Teilnahme an den einzelnen Forschungsfragebögen und der Analysekomponente, sowie zur Einsichtnahme in die zusammengefassten anonymen Gruppenergebnisse. Zur Erstellung dieser Accounts werden
erfasst. Alle Teilnehmenden erhalten dann von dem Gruppenverantwortlichen einen Bereichs- / Teamlink, mit dem sie die Analysekomponente und die Forschungsfragebögen zu den unterschiedlichen Untersuchungszeitpunkten nutzen können. Sofern von der Organisation gewünscht kann die Einladung auch durch die Mitarbeitenden des Projekts Präventa erfolgen. Dafür ist die Bereitstellung der E-Mail-Adressen der Teilnehmenden erforderlich und bedarf deren Zustimmung. Die E-Mail-Adressen werden in diesem Fall ausschließlich für die Einladungs-E-Mails verwendet und nach Abschluss des Befragungszeitraums gelöscht. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung.
Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware. In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht.
Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.
Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.
Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir in gewissem Umfang Webentwickler in Spanien und Partner für das Hosting in Deutschland ein, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Unsere Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig kontrolliert. Sie verarbeiten personenbezogene Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf der Grundlage entsprechender Verträge der Auftragsverarbeitung.
Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten mit folgenden Dritten für die folgenden Zwecke:
Wir teilen Ihre personenbezogenen Daten mit folgenden Dritten für die folgenden Zwecke: Die Teilnehmenden erhalten die Möglichkeit eine Selbstauskunft unter Zuordnung zu einer Gruppe in der Organisation auszufüllen und erhalten anschließend eine individuelle Auswertung. Der Arbeitgebende erhält Zugriff in zusammengefasster und anonymisierter Form, so dass ein Rückschluss auf Auskünfte einzelner Teilnehmenden in keinem Fall möglich ist. Im Weiteren könnten wir persönliche Daten nur an Dritte weitergeben, wenn für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
Ihre personenbezogenen Daten werden für folgende Zeiträume gespeichert:
Beim Besuch der Website: Die entsprechenden Daten (Logs) werden anonymisiert zu Statistikzwecken für 24 Monate vorgehalten. Bitte beachten Sie, dass sämtliche IP-Adressen in diesen Logs aus datenschutzrechtlichen Gründen anonymisiert sind. Dabei wurde der letzte Teil der IP-Adresse durch einen zufälligen Wert ersetzt.
Bei Teilnahme an einer Selbstauskunft: Die individuelle Auswertung der Selbstauskunft, innerhalb der verschlüsselten Webseite nach der Nutzung des Service in der ‚Präventa – Analysekomponente‘, wird nach dem Anzeigen entweder direkt und aktiv durch die Teilnehmenden oder aber automatisiert nach 7 Tagen unwiederbringlich gelöscht. Vorab haben nur Sie selbst die Möglichkeit sich die Ergebnisse herunterzuladen. Nach Beendigung der Datenerhebung werden alle pseudonymisierten Daten aus der Nutzung des Online-Instruments und der Forschungsbegleitung anonymisiert. Die anonymisierten Daten werden im Sinne der guten wissenschaftlichen Praxis (Gollwitzer et al. 2016, DFG-Leitlinie) frühestes nach 10 Jahren gelöscht. Die DFG-Leitlinie sieht es vor, dass Forschungsdaten archiviert und für mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.
Kontaktdaten (bspw. bei Nutzung der jeweiligen Arbeitgebenden/ Führungskräfte-Zugänge): Diese bleiben für Mitarbeitende der Projektpartner für die Zeit ihrer Projektteilnahme im System erhalten. Für die Teilnehmenden kommen anonymisierte Einmal-Zugangslinks zum Einsatz – ein Personenbezug ist nicht herstellbar. Für sonstige Benutzende, welche einen Account erhalten, bleiben die Daten für die Zeit der Projektmitarbeit erhalten und werden nach Beendigung gelöscht.
Cookies: Die Session-Cookies werden nach Verlassen der Seite automatisch gelöscht.
In Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten stehen Ihnen bis zum Ende der Datenerhebung bzw. bis zur Löschung der Logfiles folgenden Rechte zu: das Recht auf Auskunft über und Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), das Recht, eine Löschung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 17 DSGVO), das Recht, eine eingeschränkte Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen (Art. 18 DSGVO) oder dieser gänzlich zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Weitere Rechte sind das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten (Art. 20 DSGVO) sowie das Recht, sich bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden zu beschweren. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit bis zum Ende der Datenerhebung und somit vor erfolgter Anonymisierung widerrufen, ohne dass hierdurch die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem erfolgten Widerruf beeinträchtigt wird.
Sollten Sie Fragen in Zusammenhang mit dem Datenschutz haben oder von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte an unseren Präventa-Datenschutz-Ansprechpartner:
Ansprechpartnerin für den Datenschutz im Projekt Präventa: Antje Müller
E-Mail: praeventa@tu-braunschweig.de
Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie
der TU-Braunschweig
Spielmannstrasse 19
38106 Braunschweig
Datenschutzbeauftragter der TU Braunschweig: Bernd Nörtemann E-Mail: datenschutz@tu-braunschweig.de