Überforderung - Was können Arbeitgeber tun?

Was ist Überforderung?

Erklärendes Video zum Person-Environment-Fit-Modell (kurz P-E-Fit-Modell) in Anlehnung an [3]

Unter Überforderung versteht man eine Form der Belastung, die durch ein Empfinden von Hilflosigkeit und Überanstrengung geprägt ist. Sie geht damit einher, dass Anforderungen an eine Person gestellt werden, denen sie nicht gerecht werden kann [1]. Aufgaben werden daher häufig als zu schwer empfunden [2]. Überforderung am Arbeitsplatz kann entstehen, wenn die Anforderungen einer Aufgabe nicht mit den Fähigkeiten eines Mitarbeitenden übereinstimmen oder dem Mitarbeitenden nicht ausreichend Ressourcen zur Bewältigung der Aufgabe zur Verfügung stehen. Das heißt Überforderung entsteht immer dann, wenn das Verhältnis zwischen Anforderungen und Ressourcen nicht passt. Dieser Zusammenhang wird im sogenannten Person-Environment-Fit-Modell [3] genauer beschreiben. Schauen Sie dazu das Video auf der rechten Seite an (klicken Sie zum Starten einfach auf das Bild oder den Link). Was sind dabei Anforderungen und Ressourcen?

• Arbeitsanforderungen beinhalten alles, womit Mitarbeitende durch ihre Arbeit konfrontiert werden, also beispielsweise neue Aufgaben, lange Arbeitszeiten, die Zusammenarbeit mit Kollegen/innen, Kundengespräche, Abgabefristen und so weiter.
• Ressourcen können alles sein, was dem Mitarbeitenden hilft seine Ziele zu erreichen. Dies kann soziale Unterstützung sein durch die Führungskraft, eigene Fähigkeiten wie zum Beispiel eine gute Merkfähigkeit, Autonomie durch viel Entscheidungsspielraum oder eine positive Arbeitsumgebung durch gute Stimmung im Unternehmen.

Somit können die Ursachen für Überforderung vielfältig sein – fehlende Kompetenzen, fehlende Zeit, zu viele Aufgaben und mangelnde Unterstützung sind nur einige Beispiele. Daher gibt es auch unterschiedliche Strategien Überforderung vorzubeugen. Vermuten Sie bei Ihren Mitarbeitenden als Ursache für die Überforderung primär Zeitdruck oder Leistungsdruck, schauen Sie auch gern auf diese Seiten um Ideen für Maßnahmen zu erhalten:

• Zeitdruck (Fokus: sehr viele Aufgaben in kurzer Zeit erledigen)
• Leistungsdruck (Fokus: Aufgaben gleichzeitig sehr gut und schnell erledigen)

Auf dieser Seite stellen wir Ihnen darüber hinaus gehende Strategien vor. Zunächst wird jedoch aufgezeigt, warum dieses Thema für die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeitenden sowie der Organisation so wichtig ist.

Warum ist es wichtig als Arbeitgeber auf Überforderung zu achten?

Eine Studie der Bertelsmann Stiftung und der BARMER GEK [4] zeigt, dass Mitarbeitende zunehmend von Überforderung betroffen sind. Ein Viertel gab in einer Befragung an, den zu erledigenden Aufgaben auf Dauer nicht gewachsen zu sein. Dabei nehmen Mitarbeitende auch selbstschädigendes Verhalten in Kauf, in dem sie beispielsweise Pausen streichen oder viel Rauchen oder Kaffee trinken, um sich wach zu halten. Die Überforderung entsteht laut Angaben der Befragten durch die wachsenden Anforderungen im Unternehmen. Auch fehlende Ressourcen stehen mit Überforderung in Verbindung. Studien konnten beispielsweise im Bereich der Krankenpflege zeigen, dass ein Mangel an Unterstützung, geringer Entscheidungsspielraum sowie vergleichsweise wenig Zusatzzahlungen mit Überforderung zusammenhängen [5]. Generell ist Überforderung eine Form der psychischen Belastung, die allgemein zu Stress führen kann und damit negative Folgen auf Körperlicher- (z.B. hoher Blutdruck, Schlafstörungen, etc.), Psychischer- (z.B. Depression, Frustration, Unzufriedenheit) und Verhaltensebene (z.B. verminderte Leistungsfähigkeit, schlechte Konzentration, Fehlzeiten) mit sich bringt [6]. Es ist also sowohl im Interesse der Mitarbeitenden als auch der Organisation Überforderung zu vermeiden, psychischer Belastung vorzubeugen und negative Auswirkungen zu verhindern bzw. zu verringern.

Was sind die Folgen von Überforderung?

Wie jede dauerhafte Belastung verursacht Überforderung psychischen und physischen Stress. Bei anhaltender Belastung über einen längeren Zeitraum kann es zu einer Reihe von ernsten gesundheitlichen Folgen kommen [7]. Die häufigsten Auswirkungen sind unter anderem [8]:

• generelle Beeinträchtigungen des Wohlbefindens
• psychosomatische und psychische Störungen, z.B. Magen-Darm-Krankheiten, Hautkrankheiten, Schlafstörungen oder Depressionen
• Bluthochdruck und Herz-Kreislauf-Krankheiten
• Burnout

Was kann ich als Arbeitgeber dagegen tun?

Überforderung vermeiden

Am besten ist es, Überforderung im Vorhinein zu vermeiden und durch geeignete Maßnahmen zu verhindern. Dafür ist es wichtig die einzelnen Stärken, Schwächen, Fähigkeiten und Kenntnisstände der Mitarbeitenden zu kennen und die Aufgabenverteilung daran anzupassen. Nur wer seine Mitarbeitenden kennt, kann ihre Produktivität und Gesundheit sicherstellen. Im Folgenden ein paar Anregungen, um Überforderung im Vorhinein zu vermeiden:

• Qualifizieren Sie zielgerichtet und nutzen Sie Mitarbeitergespräche: Um Mitarbeitende optimal auf Ihre beruflichen Aufgaben vorzubereiten ist eine geeignete Qualifizierung erforderlich. Lesen Sie hier mehr zum Thema interne Karriereentwicklung. Nutzen Sie außerdem Mitarbeitendengespräche, um geeignete Maßnahmen auszuwählen und die Belastung Ihrer Mitarbeitenden besser einschätzen zu können.
• Seien Sie transparent: Nicht nur fehlende oder unzureichende Qualifikationen der Mitarbeitenden können zu Überforderung führen, sondern auch ungesunde Ansprüche an die eigene Leistungsfähigkeit und ein intransparenter Umgang mit eigenen Wissenslücken und Schwächen. Lesen Sie hier mehr zum Thema Transparenz.
• Seien Sie ein Vorbild: Wenn wir nicht die möglichen Ressourcen oder Fähigkeiten haben, um eine Aufgabe zu bewältigen, müssen wir das offen kommunizieren und uns entweder das notwendige Wissen aneignen oder die Aufgabe ablehnen oder weitergeben. Der Umgang mit Überforderung ist also ein entscheidender Faktor. An dieser Stelle haben Führungskräfte eine Vorbildfunktion und üben einen großen Einfluss darauf aus, ob Mitarbeitende ihre Wissenslücken offen kommunizieren oder so lange verschleiern, bis ihr eigenes Wohlbefinden beeinträchtigt ist und Organisationsaufgaben ggf. nicht erfüllt werden können. Lesen Sie hier mehr zum persönlichen Umgang mit Überforderung.

Überforderung erkennen

Handout Überforderung erkennen, © Präventa

Nicht immer wird es gelingen Überforderungen zu vermeiden. Umso wichtiger ist es diese dann so schnell wie möglich zu erkennen und den Mitarbeitenden zu entlasten bzw. geeignete Lösungen zu finden. Im Handout auf der rechten Seite finden Sie eine Auswahl an möglichen Warnsignalen, um Überforderung zu erkennen und entsprechend handeln zu können.

Überforderung beheben

Nicht nur zur Vorbeugung, sondern auch bei akuter Überforderung sind Mitarbeitendengespräche der erste Schritt, um geeignete Maßnahmen einzuleiten. Suchen Sie das Gespräch und finden Sie heraus, wie der Mitarbeitende entlastet werden kann. Eine Schlüsselkompetenz für Führungskräfte ist dabei eine gute Kommunikationsfähigkeit. Motivierende Gesprächsführung kann dabei sehr hilfreich sein. Lesen Sie hier mehr zu dieser Technik. Im Gespräch können Sie herausfinden, welche Möglichkeiten sich besonders eignet Entlastung bei akuter Überforderung zu schaffen: Entweder Anforderungen anzupassen oder Ressourcen zu erhöhen.

Anforderungen anpassen

Die erste Möglichkeit besteht darin die Anforderungen an die Fähigkeiten des Mitarbeiters anzupassen und gegebenenfalls zu reduzieren. Eventuell ist es auch möglich, Unterstützung bereitzustellen und einen anderen Mitarbeitenden mit ins Boot zu holen. Dafür ist es im ersten Schritt wichtig einen Überblick über alle Anforderungen zu bekommen: Je nachdem wie eng Sie mit dem Mitarbeitenden zusammenarbeiten, wissen Sie das sehr gut – oder aber kennen auch nicht alle Aufgaben und Herausforderungen im Detail. Anschließend können Sie gemeinsam eine Lösung suchen.

Ressourcen erhöhen

Die zweite Möglichkeit beschäftigt sich wieder mit der Qualifizierung der Mitarbeiter. Durch Trainings, Weiterbildungen oder Schulungen ist es ggf. möglich die Fähigkeiten des Mitarbeitenden an die Anforderungen der Aufgabe besser anzupassen und so für Entlastung zu sorgen. Schauen Sie auch hier noch einmal nach geeigneten Qualifizierungsmaßnahmen. Vielleicht reicht es aber auch schon, wenn der/die Mitarbeitende mehr Zeit bekommt, um sich in eine neue Aufgabe einarbeiten zu können. Die Lösung hängt ganz von den tatsächlichen Ursachen sowie den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ab – und diese können Sie nur im Gespräch herausfinden.

Transformationale Führung

Auch die Rolle der Führungskraft ist entscheidend, wenn es um Überforderung geht. Sie kann Ressourcen der Mitarbeitenden aktivieren und Überforderung sowohl vermeiden, erkennen als auch beheben. Insbesondere die Transformationale Führung ist ein wertvoller Führungsansatz im Umgang mit Überforderung. Lesen Sie hier mehr zu diesem Thema.

Weiterführende Quick Wins, Ideen und Impulse?

In Gesprächen mit Mitarbeitenden, Führungskräften und Experten aus der Praxis wurden zusätzliche Ideen und Impulse gesammelt. Diese spiegeln somit persönliche Erfahrungen aus der Praxis wieder, die nicht per se wissenschaftlich gesichert sind. Gern können Sie diese Ideen und Impulse als zusätzliche Inspiration nutzen.

• Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden partizipieren und an Entscheidungen zu ihren Arbeitsaufgaben teilhaben. So stellen Sie eine gute Passung zwischen Fähigkeiten und Aufgaben sicher. Lesen Sie hier mehr zum Thema "Partizipation".
• Schaffen Sie genügend Raum für Erholungszeiten und Entspannung. Das verhindert im Zweifel keine Überforderung, fördert allerdings die generelle Gesundheit und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden und kann die Folgen von Überforderung abmildern. Lesen Sie hier mehr zum Thema "Erholung".
• Schaffen Sie klare Strukturen. Klare Verantwortlichkeiten können die Arbeitslast reduzieren. Wenn sich die Arbeit an bestimmten Stellen immer wieder staut oder es zu Fehlern oder Ausfällen kommt, forschen Sie nach und passen Sie Abläufe und Verantwortlichkeiten ggf. an.
• Priorisieren Sie: Sollen sich Mitarbeitende primär in neue Aufgaben einarbeiten oder das Tagesgeschäft aufrecht erhalten? Beides geht häufig nicht.
• Gestalten Sie Arbeitszeiten - falls möglich - flexibel. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden genug Entscheidungsspielraum für eine gesunde Selbstorganisation. Lesen Sie hier mehr zum Thema Autonomie.

Quellen

[1] Dudenredaktion (Hrsg.). (2019). Überforderung. Duden online. Abgerufen von https://www.duden.de/rechtschreibung/ueberfordern

[2] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2021). Ressourcen und Anforderungen (ReA) in der Arbeitswelt: Entwicklung und erste Validierung eines Fragebogens. Gruppe. Interaktion. Organisation. Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie (GIO), 52, 405-415.

[3] Caplan, R.D. (1983). Person-environment fit: Past, present, and future. In Cooper CL (Ed.), Stress research (S. 35-78). New York: Wiley.

[4] Böcken, J., Braun, B., & Meierjürgen, R. (Eds.). (2015). Gesundheitsmonitor 2015: Bürgerorientierung im Gesundheitswesen-Kooperationsprojekt der Bertelsmann Stiftung und der BARMER GEK. Verlag Bertelsmann Stiftung.

[5] Badura, B., Litsch, M., & Vetter, C. (Eds.). (2013). Fehlzeiten-Report: Psychische Belastung am Arbeitsplatz Zahlen, Daten, Fakten aus allen Branchen der Wirtschaft. Springer-Verlag.

[6] Wenchel, K. T. (2001). Psychische Gesundheit am Arbeitsplatz. Bochum: Info Media Verlag.

[7] Nerdinger, F. W., Blickle, G., Schaper, N., & Schaper, N. (2008). Arbeits-und Organisationspsychologie (Vol. 429). Heidelberg: Springer.

[8] Faltermaier, T. (2005). Gesundheitspsychologie. Stuttgart: Kohlhammer.

Bildquellen

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