Transparenz - Was können Arbeitgeber tun?

Transparenz - was bedeutet das eigentlich?

Transparenz bedeutet, dass Informationen in einer Organisation zuverlässig und vollständig weitergeben werden. Dabei werden Mitarbeitende rechtzeitig und vollständig über Entscheidungen informiert, erfahren auch Hintergründe zu Entscheidungen der Vorgesetzten und können offen mit den Vorgesetzten sprechen und Fragen stellen. [1] Transparenz heißt jedoch nicht, dass eine Organisation alle möglichen Informationen offenlegt, sondern dass für Entscheidungen ein Kontext gegeben wird.

Transparenz kann auch anhand von vier verschiedenen Dimensionen eingeteilt werden [2]:

• Transparenz nach oben: ein/e Vorgesetze/r kann das Verhalten und/ oder die Ergebnisse des untergeordneten Mitarbeitenden beobachten
• Transparenz nach unten: Mitarbeitende können das Verhalten und/ oder die Ergebnisse der vorgesetzten Person beobachten
• Transparenz nach außen: Mitarbeitende können beobachten, was außerhalb der Organisation passiert
• Transparenz nach innen: Personen außerhalb der Organisation können beobachten, was innerhalb der Organisation passiert

Somit ist Transparenz keine Einbahnstraße. Sie können sich wichtige Informationen aktiv einholen und ihr eigenes Handeln transparent gestalten.

Warum ist Transparenz wichtig?

Wenn Mitarbeitende und Geschäftspartner/innen (zum Beispiel Kunden oder Zulieferer) erfahren, welche Gründe und Umstände zu einer Entscheidung führten, hat das viele Vorteile. Die Bereitstellung von Informationen ermöglicht Beobachtbarkeit, Verantwortlichkeit, Gewissheit und besseres Verhalten. [3] Neben einem effizienterem Handeln, werden Effektivität und Vertrauen als weitere positive Folgen von Transparenz angesehen. [3]

Transparenz kann auch als dynamischer sozialer Prozess betrachtet werden, der komplexe Kommunikations- und Interpretationsprozesse beinhaltet. Dadurch kann es bei Bemühungen um Transparenz zu Verhandlungen, Spannungen und Konflikten kommen.[3] Diese lohnt es sich aber aufzunehmen, denn eine mangelnde Transparenz - also eine Geheimhaltung der Entscheidungs- und Veränderungsgrundlagen - kann negative Folgen haben. Dazu zählen u.a. Stillstand, Frust, Ärger, Unsicherheit und Angst bei Mitarbeitenden. Beispielsweise kann es bei Veränderungen des Unternehmens vorkommen, dass Mitarbeitende inoffizielle Informationen erhalten, die auf starke Umgestaltungen hinweisen. Dies tritt verstärkt in Situationen auf, in denen offizielle Quellen (zum Beispiel die Führungskräfte oder die Geschäftsleitung) diese Informationen bestreiten oder zumindest nicht bestätigt, jedoch auch nicht widerlegt haben. Hierdurch können Gerüchte entstehen, in denen durchsickernde Informationen häufig verzerrt dargestellt werden.Infolgedessen können negative Emotionen, wie Stress oder Angst, bei Mitarbeitenden entstehen. [4]

Wie können Sie die Transparenz erhöhen?

Wie können Sie Informationen übermitteln?

Maßnahmen um Transparenz zu schaffen

Um Transparenz zu schaffen und zu erhalten empfiehlt es sich, wichtige Informationen für alle Mitarbeitenden leicht zugänglich zu machen. Überlegen Sie, welche Informationen für Mitarbeitenden wichtig sind und wie Sie diese ihnen zugänglich machen können. Wir haben Ihnen mögliche Maßnahmen in einem Handout zusammengestellt, aus denen Sie geeignete auswählen und ausprobieren können. Nicht jede Maßnahme eignet sich für jede Situation oder Information. Manche Dinge lassen sich zum Beispiel eher in einer Teambesprechung erklären, da ihre Mitarbeitenden vielleicht Fragen dazu haben (zum Beispiel strukturelle Veränderungen). Andere Informationen benötigen Ihre Mitarbeitenden vielleicht nur nach Bedarf (zum Beispiel wer in der Organisation Ansprechtpartner/in für ein konkretes Anliegen ist). Hier würde sich beispielsweise ein strukturierter und fortlaufend aktualisierter Info-Ordner auf dem Server eignen. Sie können sich das Handout zum Übermitteln von informationen gerne ausdrucken und verschiedene Maßnahmen ausprobieren. In manchen Angelegenheiten könnten Sie auch Ihre Mitarbeitenden einbeziehen und mit ihnen gemeinsam Maßnahmen aussuchen, die Sie ausprobieren. Nach einer festgelegten Zeit des Ausprobierens (zum Beispiel nach 4 Wochen) können Sie gemeinsam reflektieren, ob die Maßnahme hilfreich ist, ob Sie diese beibehalten, ändern oder auch weitere Maßnahmen ausprobieren möchten.

Bemühen Sie sich um verständliche, zusammenhängende Informationen und nutzen Sie die richtigen Informationskanäle um diese zu vermitteln. Überprüfen Sie die Informationen vorher auf ihre Richtigkeit und Relevanz für die Adressaten und seien Sie authentisch. Für die Personen, die die Informationen bekommen, spielt deren (wahrgenommene) Qualität eine entscheidende Rolle.[5]

Handout zu Kommunikation

Wenn es um Transparenz geht, spielt (gelungene) Kommunikation eine wichtige Rolle. Bei Kommunikation geht es um die Übermittlung von Botschaften. Dabei wird zwischen drei Kommunikationsformen unterschieden: mündliche (verbale), schriftliche (verbale) und nonverbale Kommunikation. Welche Kommunikationsmittel in der Organisation zu welcher Kommunikationsform gehören, erfahren Sie im Handout zu Kommunikationsformen. Außerdem sind dort die größten Vor- und Nachteile jeder Kommunikationsform aufgelistet. Sie erfahren zudem mehr über die verschiedenen Funktionen nonverbalen Verhaltens. Machen Sie sich diese gezielt zunutze! [4]

Was Sie tun, wenn Sie Entscheidungen übermitteln sollen, hinter denen Sie nicht stehen

Handout zu Transparenz in schwierigen Situationen

Führungskräfte sind häufig eine Informationsquelle für Mitarbeitende. Dabei stehen sie jedoch auch oft vor der Frage, welche Informationen sie preisgeben dürfen und welche (noch) nicht.
Dies ist insbesondere dann schwierig, wenn diese Informationen nachhaltige, negative Folgen für die Mitarbeitenden (oder auch Kundschaft) bedeuten (zum Beispiel wenn der Vorstand einer Organisation entscheidet, dass ein großflächiger Stellenabbau durchgeführt wird). Sie können auch in die Situation kommen, dass Sie Entscheidungen und Neuerungen mitteilen und durchsetzen müssen, die Sie selbst so nicht entschieden hätten. [6]
Als Führungskraft meistern Sie dabei einen "Spagat": auf der einen Seite stehen die Interessen der Organisation, auf der anderen die Interessen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden.
Der Umgang mit dieser Situation kann schwierig sein. Es gibt nun mehrere Möglichkeiten im Umgang mit dieser Situation [6]:
Sie könnten sich mit den Mitarbeitenden solidarisieren und auf den Vorstand schimpfen. Allerdings kann dies negative Konsequenzen für Ihre eigene Karriere haben. Sie könnten auch vorspielen, dass Sie mit den Entscheidungen so einverstanden sind und diese vollkommen vertreten. Das wäre jedoch nicht authentisch und kann auf Dauer negative gesundheitliche Folgen haben.
Gesünder ist es in der Regel einen Mittelweg zu wählen: Seien Sie mutig und beziehen sie ehrlich Position. Informieren Sie die Mitarbeitenden auf eine angemessene Weise und machen Sie transparent, wie Sie zu der Entscheidung stehen. Vermeiden Sie dabei schwammige oder beleidigende Formulierungen.
Nutzen Sie stattdessen Formulierungshilfen aus dem Handout zu Transparenz in schwierigen Situationen. Berücksichtigen Sie, dass es die perfekte Formulierung nicht gibt. Erklären Sie nach Möglichkeit auch, warum die Entscheidung so getroffen wurde. Stimmen Sie am Ende alle darauf ein, die getroffene Entscheidung gemeinsam umzusetzen.
Über diesen Kompromiss können Sie als Führungskraft ihre Authentizität gegenüber den Mitarbeitenden wahren und Transparenz schaffen, ohne ihre Rolle als Führungskraft abzulegen.[6]

Schlechte Nachrichten überbringen

Schlechte Nachrichten überbingen

Sie stehen vor der Aufgabe Mitarbeitenden unangenehme Nachrichten - wie die Rückmeldung über unzureichende Leistungen - zu überbringen? Dann erfahren Sie im folgendem [Nachrichten überbingen|Handout zum Überbingen schlechter Nachrichten], wie Sie diese Aufgabe möglichst gut meistern! Dort werden Ihnen einige Möglichkeiten genannt für die Phase der Vorbereitung, die Phase des Überbringens und die Phase des Nachgangs. Nutzen Sie diese um die schlechten Nachrichten positiver klingen zu lassen, bei den empfangenden Personen weniger negative Gefühle zu bewirken oder selber einen günstigeren Eindruck zu vermitteln. Im Idealfall entsteht bei Ihrem Gegenüber das Gefühl einer fairen Behandlung.[4]

Regen Sie Ihre Mitarbeitenden an sich die benötigten Informationen einzuholen

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass Sie als Ansprechperson zur Verfügung stehen, wenn wichtige Informationen benötigt werden oder Fragen aufkommen. Schaffen Sie eine gleiche Wissensbasis für alle und motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden, indem Sie Partizipation ermöglichen. Warum Partizipation wichtig ist und welche Formen von Partizipation es gibt, erfahren Sie hier. Profitieren Sie und Ihre Mitarbeitenden von den konkreten Maßnahmen zur Förderung von Partizipation! Mehr dazu finden Sie auch auf der Seite in diesem Wiki zu Partizipation.

Literatur

[1] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2019): Ressourcen und Anforderungen in der Arbeitswelt umfassend messen: Entwicklung und Validierung eines Fragebogens (ReA). Manuskript in Vorbereitung.
[2] Heald, D. (2006b). Varieties of transparency. In C. Hood & D. Heald (Eds.), Transparency: The key to better governance? (pp. 25-43). Oxford, UK: Oxford University Press.
[3] Albu, O. B. & Flyverbom, M. (2019). Organizational Transparency: Conceptualizations, Conditions, and Consequences. Business & Society, 58(2), 268–297.
[4] Nerdinger, F. W., Blickle, G. & Schaper, N. (2019). Arbeits- und Organisationspsychologie. Berlin: Springer.
[5] Schnackenberg, A. K., & Tomlinson, E. C. (2016). Organizational transparency: A new perspective on managing trust in organization-stakeholder relationships. Journal of Management, 42(7), 1784-1810.
[6] Matyssek, A. K. (2011). Gesund führen - sich und andere! Trainingsmanual zur psychosozialen Gesundheitsförderung im Betrieb (1. Aufl.). Norderstedt: Books on Demand.