Transparenz - Was können Sie persönlich für sich tun?
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Was ist Transparenz?
Transparenz bedeutet, dass in einer Organisation Offenheit herrscht, vor allem über wichtige Informationen und die Hintergründe von Entscheidungen [1]. Transparenz heißt jedoch nicht, dass eine Organisation alle möglichen Informationen offenlegt, sondern dass für Entscheidungen ein Kontext gegeben wird.
Transparenz kann auch anhand von vier verschiedenen Dimensionen eingeteilt werden [2]:
- Transparenz nach oben: Die Führungskraft ist über wichtige Aktivitäten und Ergebnisse der Mitarbeitenden informiert
- Transparenz nach unten: Die Mitarbeitenden sind über wichtige Aktivitäten und Ergebnisse der Führungskraft informiert
- Transparenz nach außen: Mitarbeitende sind darüber informiert, was außerhalb der Organisation passiert
- Transparenz nach innen: Personen außerhalb der Organisation sind darüber informiert, was innerhalb der Organisation passiert
Somit ist Transparenz keine Einbahnstraße. Sie können sich wichtige Informationen aktiv einholen und Ihr eigenes Handeln transparent gestalten.
Warum ist Transparenz wichtig?
Wenn Mitarbeitende und Geschäftspartner/innen (zum Beispiel Kunden oder Zulieferer) erfahren, welche Gründe und Umstände zu einer Entscheidung oder unangenehmen Nachrichten führten, hat das viele Vorteile. Durch die Bereitstellung von Informationen werden sie sichtbar, nachvollziehbar und überprüfbar gemacht [3].
Eine transparente Führung von Mitarbeitenden wird zudem mit Vertrauen sowie effektiverem und effizienterem Arbeiten von Mitarbeitenden in Verbindung gebracht [3].
Transparenz ist jedoch mehr als die reine Veröffentlichung von Informationen. Die Art der Veröffentlichung (zum Beispiel das dafür benutzte Medium), aber auch die individuelle Interpretation der Informationen beeinflusst die Aufnahme der Informationen. Durch unterschiedliche Interessen, Wahrnehmungen sowie kulturelle und politische Neigungen kann es bei Bemühungen um Transparenz zu Verhandlungen, Spannungen und Konflikten kommen - zum Beispiel kann bei "Entscheidern" Uneinigkeit darüber herrschen, welche Informationen überhaupt als wichtig zu betrachten sind [3]. Es lohnt sich aber diese Hürden auf sich zu nehmen, denn eine mangelnde Transparenz - also eine Geheimhaltung von wichtigen Informationen und Entscheidungsgrundlagen - kann negative Folgen haben. Dazu zählen u.a. Stillstand, Frust, Ärger, Unsicherheit und Angst bei Mitarbeitenden [4]. Stehen zum Beispiel große Veränderungsprozesse in einer Organisation an, "sickern oft bereits erste Gerüchte durch". Wenn offizielle Quellen (zum Beispiel die Führungskräfte oder die Geschäftsleitung) diese Informationen dann bestreiten oder zumindest nicht bestätigen, können weitere Gerüchte entstehen, in denen durchsickernde Informationen (verzerrt) dargestellt werden. Das kann zu Unruhe bis hin zu Angst bei den Mitarbeitenden führen.
Wie können Sie die Transparenz erhöhen?
Reflexion - Wo wünschen Sie sich mehr Transparenz?
Die Frage "Wo wünschen Sie sich mehr Transparenz?" lässt sich auf verschiedene Arten beantworten. Vielleicht schießt Ihnen sofort ein bestimmtes Thema in den Kopf, wo Sie sagen "Dazu hätte ich wirklich gerne mehr Informationen". Aber vielleicht denken Sie auch, dass es Ihnen gar nicht um ein Thema geht, sondern um die Kommunikation in der Organisation generell. Auf beide Möglichkeiten soll im Folgenden genauer eingegangen werden. Lesen Sie hier weiter, wenn Sie sich mehr Transparenz zu einem spezifischen Thema wünschen. Hier erfahren Sie mehr zum Thema, wenn Sie sich generell mehr Transparenz wünschen.
Wunsch nach mehr Transparenz zu einem spezifischen Thema
Die Themen zu denen Sie sich mehr Transparenz wünschen, können sehr vielfältig sein.
So können Sie sich mehr Transparenz zu...
... den an Sie gestellten Anforderungen, ...
... Ihrer Leistung, ...
... Ihren Entwicklungs- und Karrieremöglichkeiten, ...
... Ihrer Vergütung, ...
... aber auch zu Hintergründen von getroffenen Entscheidungen
...wünschen.
Unabhängig davon, welches Thema Ihnen am Herzen liegt: Mit dem folgenden Handout können Sie für sich selbst erarbeiten, wie Sie die gewünschte Transparenz erreichen können.
Wunsch nach allgemein mehr Transparenz in der Kommunikation der Organisation
Sie wünschen sich allgemein mehr Transparenz. Dann ist es hilfreich sich anzuschauen, welchen Aspekt Sie gerne ausbauen würden.
Das beigefügte Handout gibt Ihnen die Möglichkeit, sich mit den verschiedenen Aspekten von Transparenz auseinanderzusetzen.
So können Sie herausfinden, was Sie sich eigentlich genau wünschen, wenn Sie von Transparenz sprechen.
Abschließend wird Ihnen noch eine Hilfestellung gegeben, Ihr Anliegen als Gesprächsangebot an die Führungskraft zu formulieren.
Transparenz schaffen
Sie haben jetzt für sich geklärt, an welcher Stelle Sie gerne mehr Transparenz hätten. Der nächste Schritt besteht nun darin, auch mehr Transparenz zu erhalten. Der einfachste Weg ist es, sich nötige Informationen über vorhandene Dokumente (wie Leitfäden, News der Organisation und ähnliches) zu besorgen. Diese Lösungsstrategie lässt sich jedoch nur auf einen Teil von Informationen anwenden. Dennoch kann es sich lohnen nochmal bei Kollegen bzw. Kolleginnen nachzufragen, ob etwas zu Ihrem Thema in irgendeiner Art dokumentiert wurde und Sie sich so einen Überblick verschaffen können.
Das direkte Gespräch suchen
Wahrscheinlicher ist aber, dass Ihr Wunsch nach mehr Transparenz auf ein Gespräch hinauslaufen wird. Die Ansprechperson ist dabei abhängig vom jeweiligen Thema. In der Regel wird es sich dabei aber um Ihre Führungskraft handeln. Nutzen Sie für das Gespräch das jeweilige Handout aus dem Abschnitt zur Reflexion. Manchmal dürfen Führungskräfte (noch) nicht alle Informationen preisgeben. Dies ist auch für Ihre Führungskraft keine einfache Situation (vor allem, wenn es sich dabei um inoffizielle Informationen handelt, die von Organisationsseite noch nicht offiziell bestätigt wurden und vielleicht weitreichende Folgen für die Organisation und die Mitarbeitenden haben können). Wenn Führungskräfte bestimmte Informationen für sich behalten, machen sie das mit einer bestimmten Absicht. Zum Beispiel können sie jemanden schützen wollen oder sie möchten Unruhe im Team vermeiden. Jede Person braucht auch unterschiedlich viele Informationen: Manche Personen reagieren bei zu vielen Informationen mit Überforderung, andere brauchen dagegen möglichst viele Informationen, um sich sicher zu fühlen [5]. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Führungskraft in Situationen, in denen Sie sich Informationen wünschen, um eine ehrliche Auskunft zu bitten. Schildern Sie auch, warum Sie diese Informationen brauchen. Respektieren Sie jedoch bitte auch, wenn Ihre Führungskraft Ihnen (noch) keine genauen Auskünfte geben darf. Wenn es viele Gerüchte gibt, zum Beispiel über Veränderungen in der Organisation, ist Ihre Führungskraft auch hier die erste Ansprechperson. Schildern Sie, welche Informationen Sie erhalten haben und fragen Sie nach deren Wahrheitsgehalt und allen Informationen, die Sie jetzt benötigen (im Falle eines großflächigen Stellenabbaus zum Beispiel, ob Sie selbst betroffen sein werden und zu wann). Falls Ihre Führungskraft Ihnen (noch) keine genauen Informationen geben kann: fragen Sie, wann Sie diese Informationen erhalten werden.
Unterstützung suchen
Manchmal ist auch bereits abzusehen, dass ein direktes Gespräch mit der betreffenden Person wenig Erfolg haben wird. Dann kann es hilfreich sein, sich Unterstützung zu suchen. Wenn Sie sich zum Beispiel von Ihrer Führungskraft mehr Transparenz zu einem Thema wünschen, kann es nützlich sein, sich mit Ihren Kolleginnen und Kollegen abzustimmen, ob ihnen das Thema ebenfalls wichtig ist. So können Sie diesem Thema mehr Gewicht verleihen. Setzen Sie dieses Vorgehen aber nur sehr dosiert ein.
Wenn Sie sich mehr Unterstützung von einer Person wünschen, können Sie das Gespräch mit der Person suchen. Dafür finden Sie auf dem folgenden Arbeitsblatt Fragen, die Sie zur Vorbereitung nutzen können. Suchen Sie für das Gespräch einen ruhigen Moment, an dem Sie möglichst alleine mit der Person sind. Bleiben Sie konstruktiv, nehmen Sie keine Anschuldigungen vor oder klagen Sie nicht mit Vorwürfen an. Und bedenken Sie immer, je mehr Sie um Unterstützung bitten, desto mehr müssen Sie gegebenenfalls auch an Unterstützung zurückgeben.
Stellenbeschreibung lesen
Wenn Sie sich Klarheit über die Anforderungen Ihrer aktuellen oder einer zukünftigen Stelle verschaffen möchten, lesen Sie die Stellenbeschreibung. Im Idealfall werden sowohl positive als auch negative Informationen zur Tätigkeit bereitgestellt. In der Psychologie spricht man dann von einer realistischen Tätigkeitsbeschreibung oder einem Realistic Job Preview. Hierdurch können Sie im Voraus besser einschätzen, was auf Sie zukommen wird und ob die Stelle zu Ihnen passt [6].
Wenn es keine realistischen Informationen über die Stelle und Ihre Einkommensmöglichkeiten gibt, nutzen Sie das Internet und insbesondere Jobbörsen für mehr Vergleichbarkeit. Vertrauen Sie nicht nur den Informationen Ihrer Verwandten, Freunde und Bekannten [4].
Rückmeldung zur eigenen Leistung einholen und die eigene Entwicklung planen
Holen Sie sich aktiv und zeitnah Feedback von Ihrer Führungskraft ein, wenn Sie eine Rückmeldung zu Ihrer (allgemeinen oder spezifischen) Arbeitsleistung oder Ihrem Verhalten möchten. Hierfür bietet sich ein Einzelgespräch zu einem vereinbarten Termin an.
Auch im jährlichen Mitarbeitergespräch geht es um die Beurteilung Ihrer Arbeitsleistung.
Gemeinsam mit Ihrer Führungskraft können Sie Stärken und Schwächen identifizieren und Leistungsziele überprüfen. Oft geht es auch um die Entwicklungsplanung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Karrierewünsche und -ziele anzusprechen und Ihren Entwicklungsbedarf (z.B. in Form von Trainings) festzuhalten. Schauen Sie gemeinsam, wo es Weiterentwicklungsmöglichkeiten gibt und vereinbaren Sie SMARTe Ziele. Bereiten Sie sich möglichst auf das Gespräch vor und nehmen Sie während des Gesprächs eine aktive Rolle ein [6].
Vergütung
Seit dem 6. Juli 2017 gibt es das Entgelttransparenzgesetz. Es soll für mehr Transparenz von (gegebenenfalls ungerechtfertigten) Vergütungsstrukturen sorgen. Das Prinzip "Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit" für Frauen und Männer soll mit dem Gesetz unterstützt werden [7]. Konkret bedeutet das für Sie: Wenn Sie in einer Organisation mit mehr als 200 Beschäftigten arbeiten, haben Sie mit dem individuellen Auskunftsanspruch das Recht zu erfahren, nach welchen Kriterien und Verfahren Sie bezahlt werden. Gibt es mindestens sechs Personen, die die gleiche Tätigkeit wie Sie ausüben und ein anderes Geschlecht haben, können Sie nach der Höhe deren Vergütung fragen. Der/ Die Arbeitgeber/in oder Betriebsrat beantworten dann Ihre Fragen [8].
Selbst transparent sein
Eine letzte Möglichkeit mehr Transparenz zu schaffen, ist es, selbst transparent zu sein. Durch Ihr Tun können Sie andere dazu inspirieren selbst mehr Informationen zu teilen. Nutzen Sie die folgenden Tipps als Anregung [9]:
- Teilen Sie wichtige Informationen mit anderen.
- Nutzen Sie dabei die richtigen Informationskanäle.
- Bemühen Sie sich um verständliche, zusammenhängende Informationen.
- Überprüfen Sie diese vorher und sein Sie authentisch.
- Wägen Sie ab, welche Informationen wirklich relevant sind. Für diejenigen, die die Informationen bekommen, spielt deren (wahrgenommene) Qualität eine entscheidende Rolle.
Weiterführende Ideen und Impulse
In Gesprächen mit Mitarbeitenden, Führungskräften und Experten aus der Praxis wurden zusätzliche Ideen und Impulse gesammelt. Diese spiegeln somit persönliche Erfahrungen aus der Praxis wieder, die nicht per se wissenschaftlich gesichert sind. Gern können Sie diese Ideen und Impulse als zusätzliche Inspiration nutzen.
- Nutzen Sie das Wissen Ihrer Kolleginnen und Kollegen, sowie Expertinnen und Experten aus Ihrem Team, um sich zum Beispiel über vorhandene Dokumente (wie Leitfäden, News der Organisation und ähnliches) zu informieren. Wenn Sie allerdings wichtige und/ oder sensible Informationen benötigen, ist Ihre Führungskraft die erste Ansprechperson für Sie.
- Nutzen Sie Ihre Führungskraft als offizielle, sichere Quelle: wenn Sie von Gerüchten erfahren, sprechen Sie die Vorgesetzten im Einzelgespräch an und bitten Sie um eine ehrliche Auskunft zum Wahrheitsgehalt der durchgesickerten Informationen.
Quellen
[1] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2021). Ressourcen und Anforderungen (ReA) in der Arbeitswelt: Entwicklung und erste Validierung eines Fragebogens. Gruppe. Interaktion. Organisation. Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie (GIO), 52, 405-415.
[2] Heald, D. (2006b). Varieties of transparency. In C. Hood & D. Heald (Eds.), Transparency: The key to better governance? (pp. 25-43). Oxford, UK: Oxford University Press.
[3] Albu, O. B., Flyverbom, M. (2019). Organizational Transparency: Conceptualizations, Conditions, and Consequences. Busisness & Society, 58(2), 268-297.
[4] Nerdinger, F. W., Blickle, G. & Schaper, N. (2019). Arbeits- und Organisationspsychologie. Berlin: Springer.
[5] Matyssek, A. K. (2011). Gesund führen - sich und andere! Trainingsmanual zur psychosozialen Gesundheitsförderung im Betrieb (1. Aufl.). Norderstedt: Books on Demand.
[6] Kauffeld, S. (Hrsg.). (2019). Arbeits-, Organisations- und Personalpsychologie für Bachelor (3. Aufl.). Berlin, Heidelberg: Springer Berlin Heidelberg.
[7] Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (03.07.2020). Entgelttransparenzgesetz. Zugriff am 14.10.2020, von https://www.bmfsfj.de/bmfsfj/themen/gleichstellung/frauen-und-arbeitswelt/lohngerechtigkeit/entgelttransparenzgesetz/entgelttransparenzgesetz/117952
[8] Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (03.05.2015). Informationen für Beschäftigte. Zugriff am 14.10.2020, von https://www.bmfsfj.de/bmfsfj/themen/gleichstellung/frauen-und-arbeitswelt/lohngerechtigkeit/entgelttransparenzgesetz/entgelttransparenzgesetz/117952
[9] Schnackenberg, A. K., & Tomlinson, E. C. (2016). Organizational transparency: A new perspective on managing trust in organization-stakeholder relationships. Journal of Management, 42(7), 1784-1810.
