Qualifikation - Was können Arbeitgeber tun?

Was ist Qualifikation?

Fähigkeiten und Fertigkeiten, die Ihre Mitarbeitenden am Arbeitsplatz anwenden, um ihre Aufgaben zu bewältigen, bezeichnet man als Kompetenzen [1]. Wichtig ist: Kompetenzen sind veränderbar [2]. Das bedeutet, wenn sich Anforderungen am Arbeitsplatz verändern, können die Kompetenzen dahingehend erweitert werden.

Passung von Qualifikation und Anforderungen

Kompetenzen können sowohl durch informelles als auch durch formelles Lernen erworben werden. Bei informellem Lernen wird außerhalb formaler Bildungseinrichtungen (z.B. Schulen) gelernt. Die Person lernt hier beispielsweise durch Erfahrungen oder im Austausch mit Kollegen und Kolleginnen. Qualifikation bezieht sich aber eher auf formelles Lernen. Hier werden der Person Lerninhalte organisiert und gezielt vermittelt, z.B. durch Seminare [3]. Daher ist Qualifikation häufig an Zertifikate und Zeugnisse geknüpft [4].
Die durch Qualifizierung erworbenen Fähigkeiten und Fertigkeiten (Kompetenzen) helfen Ihren Mitarbeitenden die Anforderungen ihres Arbeitsplatzes erfolgreich zu bewältigen. Dabei ist vor allem entscheidend, wie diese Inhalte Ihre Mitarbeitenden auf ihre derzeitige Arbeit vorbereitet haben – d.h. die Passung von Qualifikation und Anforderungen. Qualifikation ist also das, was eine Person befähigen sollte, einen bestimmten Beruf auszuführen [5]. Qualifikation umfasst demnach die gute Vorbereitung auf die aktuelle Arbeitstätigkeit [6].
Folgende Qualifizierungsmaßnahmen gibt es beispielsweise [7]:

• Während der Ausbildung werden notwendige berufliche Fertigkeiten und Fähigkeiten in Vorbereitung auf eine Tätigkeit vermittelt.
• Zu Weiterbildungen zählen alle Maßnahmen zum Erhalt, Ausbau und zur Vertiefung der Inhalte der beruflichen Ausbildung.
• Die Fortbildung ist eine Form der Weiterbildung. Es sind vom Arbeitgeber finanzierte Maßnahmen zum Erhalt oder Ausbau der bereits bestehenden Qualifikation.
• Berufliche Umschulungen sollen auf eine neue berufliche Tätigkeit vorbereiten.
• Auch Trainings sind eine Form der Weiterbildung. Hier handelt es sich um zeitlich kürzere Maßnahmen zum Ausbau der Kompetenzen oder Einstellungen.
• Ein Seminar ist eine Trainingsmethode. Ein oder mehrere Kursleiter geben hier Inhalte „live“ an eine größere Anzahl an Teilnehmenden weiter.

Warum ist Qualifikation wichtig?

Video: Person-environment-Fit-Modell in Anlehnung an [8]

Die Theorie des Person-Environment-Fit (s. Video) beschreibt die Passung zwischen einer Person und ihrem Arbeitsumfeld. Mehr zu den verschiedenen Fit-Theorien erfahren Sie in diesem Handout [9]. Laut dem Person-Job-Fit sind Personen mit einer hohen Passung zwischen ihren Kompetenzen und den Anforderungen der Aufgabe eher zufrieden mit ihrer Arbeit [9].

Handout zu den Fit-Theorien

Passt die Qualifikation einer Person zu den Arbeitsanforderungen, nimmt die Person ihre Aufgaben weniger als Routinetätigkeiten wahr [10]. Das bedeutet, die Tätigkeit ist vielfältiger und anspruchsvoller. Das Erleben von Unterforderung oder Langeweile wird vermieden.
Aber nur 70% der Beschäftigten in Deutschland erleben tatsächlich eine solche Passung zwischen ihrem Abschluss und dem geforderten Abschluss der Tätigkeit. Ungefähr jede/r zehnte Mitarbeitende in Deutschland ist für seine/ihre Beschäftigung unterqualifiziert, da seine/ihre abgeschlossene Ausbildung nicht zu der passt, die normalerweise für die Tätigkeit erforderlich ist [10]. Unterqualifizierung kann verschiedene Ursachen haben. Einerseits ist es möglich, dass die bisherige Ausbildung die Person weniger gut auf die Aufgabe vorbereitet hat. Es kann aber auch sein, dass sich die Anforderungen der Arbeit geändert haben – z.B. durch die Digitalisierung. In jedem Fall fehlen dem oder der Mitarbeitenden bei einer Unterqualifizierung wichtige Fähigkeiten und Fertigkeiten, um die Aufgaben erfolgreich auszuführen [10]. Das kann negative Auswirkungen haben:

• Die Arbeitszufriedenheit des oder der Mitarbeitenden sinkt [10].
• Das Einkommen der Mitarbeitenden ist häufig geringer als bei einer Passung der Anforderungen und Kompetenzen [10].
• Gefahr für Burnout ist erhöht [11]
• Es kann zu Überforderung kommen [4].
• Es droht ein möglicher Verlust der Beschäftigungsfähigkeit des/der Mitarbeitenden [3,8].
• Es kann zu einer geringeren Produktivität des Betriebs kommen [10].
• Das Humankapital und der Produktivitätswachstum (gesamtwirtschaftlich) sind bedroht [12].
• Es droht der Verlust der Wettbewerbsfähigkeit [4].

Neue Herausforderungen durch die Digitalisierung

Digitalisierung ist gekennzeichnet durch die Umwandlung analoger Daten (Text, Bild, Ton) in digitale Daten [13]. Damit einhergehend verändern sich möglicherweise Strukturen und Prozesse in Ihrem Unternehmen [14]. Arbeitsaufgaben werden zunehmend mit modernen Informations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt [13;15]. So arbeiten Sie und Ihre Mitarbeitenden möglicherweise häufiger mit Technologien, wie z.B. Computer, Telefone, Internet, Tablets oder digitalen Dateien [16].
Neben den positiven Auswirkungen der Digitalisierung, begegnen Ihre Mitarbeitenden aber auch neuen Belastungen [18]. Sie sehen sich neuen Anforderungen gegenübergestellt, die herausfordernd sein können [16;17]. Ihre Mitarbeitenden können dann das Gefühl haben, dass die Komplexität der neuen Technologien ihre Fähigkeiten übersteigt und befürchten, dass sie die nötige Qualifikation nicht erreichen können [18]. Sie sind psychisch belastet und häufiger arbeitsunfähig [18]. Die Förderung von Sach- und persönlichen Kompetenzen durch Qualifizierung kann hier einen kompetenten und selbstsicheren Umgang mit Technologien ermöglichen und digitalen Stress reduzieren [18]. Mehr zur Reduzierung von digitalem Stress erfahren Sie auf der Seite zu technischen Problemen.

Was kann für Qualifikation getan werden?

Häufig wird für das Scheitern von Veränderungen die mangelnde Unterstützung der Mitarbeitenden verantwortlich gemacht [19]. Dabei ist Widerstand gegen Veränderung meistens eine natürliche Reaktion. Menschen stehen zum einen Veränderungen generell eher negativ gegenüber. Zum anderen haben Veränderungen oft nicht für alle Mitarbeitenden positive Folgen. Die Mitarbeitenden reagieren dann negativ, z.B. in Form von Protest oder Unzufriedenheit, wenn Veränderungen nicht in Ihrem Interesse sind oder die Veränderungen nicht motivierend kommuniziert wurden. Um Widerstand seitens Ihrer Mitarbeitenden nachvollziehen zu können, müssen Sie zunächst die Ursachen dafür erkennen. Schauen wir uns ein Beispiel von Marion an:

Fallbeispiel Marion Qualifikation, © Präventa

Der Widerstand von Marion kann zwei mögliche Ursachen haben:

• Nicht-Können: Marion kennt die neuen Prozesse. Ihr fehlen aber die notwendigen Fähigkeiten, um diese auch umzusetzen [19].
• Nicht-Wollen: Marion fehlt die Motivation, die neuen Prozesse umzusetzen oder diese zu erlernen. Sie hat Angst vor der Veränderung und möchte die alten Prozesse beibehalten [19].

Maßnahmen bei Nicht-Können

Qualifizierungs-bedarf feststellen

Tipps für Ihr Gespräch

Zeigt der oder die Mitarbeitende ausgeprägtes Engagement für die Veränderung, aber ihm oder ihr fehlen die nötigen Fähigkeiten? Entwickeln Sie die Kompetenz des oder der Mitarbeitenden durch Qualifizierungsmaßnahmen [20]. Dabei sind verschiedene Aspekte zu beachten, die Ihnen jetzt vorgestellt werden.

Zunächst ist es wichtig, zu prüfen, welche Qualifikation der oder die Mitarbeitende genau benötigt. Planen Sie dafür einen Gesprächstermin mit dem oder der Mitarbeitenden. Alternativ können Sie dafür auch Jahresgespräche nutzen. Wichtige Hinweise zur Vor- und Nachbereitung, sowie zur Durchführung eines solchen Gesprächs finden Sie in diesem Handout "Tipps für Ihr Gespräch". Um den Bedarf des oder der Mitarbeitenden festzustellen, können Sie dieses Arbeitsblatt nutzen. Legen Sie im Gespräch gemeinsam SMARTe Ziele fest [21;20]. Diese Formulierung erhöht sowohl die Motivation als auch die Wahrscheinlichkeit für das Erreichen eines Ziels [22].

Prüfen Sie anschließend, welche Angebote Sie dem oder Mitarbeitenden anbieten können. Das können zum Beispiel Fort- und Weiterbildungen oder Seminare sein. Wenn es keine passenden Angebote innerhalb Ihres Unternehmens gibt, können Sie auch auf externe Anbieter zurückgreifen. Hier kann schon eine kurze Internetrecherche zahlreiche Ergebnisse liefern. Beispielsweise liefert die Seite KURSNET der Bundesagentur für Arbeit einen umfassenden Überblick von Qualifizierungsangeboten [23]. Binden Sie gerne den oder die Mitarbeitende/n in die Recherche ein. Machen Sie aber klare Vorgaben dazu, wie die Teilnahme an einem solchen Seminar finanziell und zeitlich gestaltet werden kann.

Maßnahmen bei Nicht-Wollen

Zeigt der oder die Mitarbeitende kein Engagement, die nötigen Fähigkeiten zu erwerben? In diesem Fall müssen Sie vor der Qualifizierungsmaßnahme noch die Motivation des oder der Mitarbeitenden stärken. Ist er oder sie nicht motiviert, wird er oder sie die gelernten Inhalte trotzdem nicht anwenden. Motivation kann durch Anreize und Belohnungen gestärkt werden, wie zum Beispiel finanzielle Anreize, Autonomie aber auch Anerkennung und Wertschätzung. Auch soziale Beziehungen können motivierend wirken. So kann der oder die Mitarbeitende in einer Fortbildung beispielsweise auch neue Kollegen und Kolleginnen kennenlernen. Wichtig ist aber: Sprechen Sie offen über Kosten und Nutzen der Veränderung [19]. Machen Sie dem oder der Mitarbeitenden die Notwendigkeit der Veränderung deutlich und bieten Sie Ihre Unterstützung an. Weiterhin können Sie Motivierende Gesprächsführung nutzen, um die Motivation Ihrer Mitarbeitenden für die Veränderung zu erhöhen. Motivierende Gesprächsführung ist ein Kommunikationsansatz zum individuellen Umgang mit Widerständen und kann bei Mitarbeitergesprächen generell sehr hilfreich sein. Lesen Sie hier mehr zu dieser Technik.

Eine andere Möglichkeit, die Fähigkeiten in Vergleich zu den Anforderungen zu setzen, haben Ihre Mitarbeitenden z.B. in einem Karrierecoaching. Coaching dient der persönlichen Entwicklung [19]. Die gecoachte Person kann ein berufs- oder karrierebezogenes Ziel bearbeiten und wird dabei unterstützt, sich selbst zu reflektieren und zu managen. Allerdings kann ein Coaching durchaus mit hohen Kosten verbunden sein. Vielleicht ist aber auch ein gemeinsames Training für Ihre Mitarbeitenden eher das Richtige. Informationen zu unterschiedlichen weiteren Unterstützungsangeboten finden Sie hier.

Transfer der gelernten Inhalte sicherstellen

Durchgeführte Qualifikationen können, aber müssen nicht dazu führen, dass die Inhalte auch sicher angewendet werden [4]. Dieser Unterschied zwischen „Theorie“ und „Praxis“ entsteht durch Transferprobleme [7].
Beispiele für Transferprobleme sind:

• zu hoher (Zeit-)Aufwand bei der Anwendung der neu erlernten Inhalte sowie fehlende Ressourcen
• mangelnde Passung zwischen Trainingsinhalten und Anforderungen der Tätigkeit
• fehlende Unterstützung und Bestätigung bei der Anwendung der neu erlernten Inhalte durch Kolleginnen/Kollegen und Führungskräfte
• unpassende Methode der Schulung (vor allem bei E-Learnings, wenn die Mitarbeitenden eine negative Einstellung zu neuen Technologien haben)

Um sicherzustellen, dass die Maßnahmen auch wirklich wirken, müssen diese Transferprobleme berücksichtigt werden. In der folgenden Abbildung finden Sie einige Ansatzpunkte zur Sicherung des Transfers:

Generelle Erfolgsfaktoren für den Transfer, in Anlehnung an [7]

Weitere wertvolle Tipps zum Transfer finden Sie auf der Seite Wissensmanagement.

Quellen

[1] Kauffeld, S. & Grote, S. (2019). Personalentwicklung. In S. Kauffeld (Ed.), Arbeits-, Organisations- und Personalpsychologie für Bachelor (3rd ed., pp. 167-210). Berlin, Germany: Springer-Verlag.
[2] Paulsen, H. F. K. & Kauffeld, S. (2019). Kompetenzmanagement in Organisationen: Ein Beitrag zur Laufbahnentwicklung. In S. Kauffeld & D. Spurk (Eds.), Handbuch Karriere und Laufbahnmangement (pp. 511-542). Berlin, Germany: Springer-Verlag. doi:10.1007/978-3-662-48750-1
[3] Dehnbostel, P. (2010). Betriebliche Bildungsarbeit: Kompetenzbasierte Aus- und Weiterbildung im Betrieb. Baltmannsweiler: Schneider-Verlag Hohengehren.
[4] Kauffeld, S. & Paulsen, H. (2018). Kompetenzmanagement in Unternehmen: Kompetenzen beschreiben, messen, entwickeln und nutzen. Stuttgart, Germany: Kohlhammer.
[5] Blickle, G. (2019). Anforderungsanalyse. In F. W. Nerdinger, G. Blickle, & N. Schaper (Eds.), Arbeits- und Organisationspsychologie (4th ed., pp. 573-600). Berlin, Germany: Springer-Verlag.
[6] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2021). Ressourcen und Anforderungen (ReA) in der Arbeitswelt: Entwicklung und erste Validierung eines Fragebogens. Gruppe. Interaktion. Organisation. Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie (GIO), 52, 405-415.
[7] Kauffeld, S. (2016). Nachhaltige Personalentwicklung und Weiterbildung. Berlin, Germany: Springer-Verlag. doi:10.1007/978-3-662-48130-1
[8] Caplan, R.D. (1983). Person-environment fit: Past, present, and future. In C. L. Cooper (Ed.), Stress research (pp. 35-78). New York, NY: Wiley.
[9] Kauffeld, S. & Grohmann, A. (2019). Personalauswahl. In S. Kauffeld, (Ed.), Arbeits-, Organisations- und Personalpsychologie für Bachelor (3rd ed., pp. 139-166). Berlin, Germany: Springer-Verlag.
[10] Rohrbach-Schmidt, D. & Tiemann, M. (2010). (Mis-)Matching in Deutschland: Eine Analyse auf der Basis formaler Qualifikationen und Fähigkeiten von Erwerbstätigen. Berufsbildung in Wissenschaft und Praxis, 1/2010, 34-38.
[11] Kauffeld, S., Ochmann, S., & Hoppe, D. (2019). Arbeit und Gesundheit. In S. Kauffeld (Ed.), Arbeits-, Organisations- und Personalpsychologie für Bachelor (3rd ed., pp. 167-210). Berlin, Germany: Springer-Verlag.
[12] Baden, C., Gericke, P.-A., Hasberg, R., Klems, W., Schmid, A., & Werth, S. (2013). Berufliche Qualifikationsmismatches bei Zugängen in Arbeitslosigkeit: Ein Diskussionsbeitrag. Frankfurt (Main), Germany: Goethe-Universität Frankfurt am Main.
[13] Brockhaus (2014). Digitalisierung. Verfügbar unter: https://brockhaus.de/ecs/enzy/article/digitalisierung
[14] Kauffeld, S. & Sauer, N. C. (2018). Vergangenheit und Zukunft der Arbeits- und Organisationspsychologie. In S. Kauffeld (Ed.), Arbeits-, Organisations- und Personalpsychologie für Bachelor (3rd ed., pp. 21-46). Berlin, Germany: Springer-Verlag.
[15] Börner, F., Kehl, C., & Nierling, L. (2017). Chancen und Risiken mobiler und digitaler Kommunikation in der Arbeitswelt (TAB-Arbeitsbericht Nr. 174).
[16] Mache, S. & Harth, V. (2020). Digitale Transformation in der Arbeitswelt und psychische Gesundheit. Zentralblatt für Arbeitsmedizin, Arbeitsschutz und Ergonomie, 70, 180-184. doi:10.1007/s40664-019-00369-3
[17] Gimpel, H., Lanzl, J., Regal, C., Urbach, N., Wischniewski, S., Tegtmeier, P., Kreilos, M., Kühlmann, T. M., Becker, J., Eimecke, J. & Derra, N. D. (2019). Gesund digital arbeiten?! Eine Studie zu digitalem Stress in Deutschland. Augsburg, Germany: Projektgruppe Wirtschaftsinformatik des Fraunhofer FIT.
[18] Bretschneider, M., Drössler, S., Magister, S., Zeiser, M., Kämpf, D., & Seidler, A. (2020). Digitalisierung und Psyche – Rahmenbedingungen für eine gesunde Arbeitswelt. Ergebnisse des Projektes GAP. Zeitschrift für Arbeitswissenschaft, 74, 63-75. doi:10.1007/s41449-020-00206-x
[19] Kauffeld, S., Endrejat, P. C., & Richter, H. (2018). Organisationsentwicklung. In S. Kauffeld (Ed.), Arbeits-, Organisations- und Personalpsychologie für Bachelor (3rd ed., pp. 21-46). Berlin, Germany: Springer-Verlag.
[20] Malik, F. (2019). Führen Leisten Leben: Wirksames Management für eine neue Welt. München, Germany: Heyne.
[21] Locke, E. A. & Latham, G. P. (1990). A theory of goal setting and task performance. Upper Saddle River, NJ: Prentice-Hall.
[22] Rubin, R.S. (2002). Will the real SMART goals please stand up?. The Industrial‐Organizational Psychologist, 39, 26‐7.
[23] Bundesagentur für Arbeit. KURSNET. Verfügbar unter: https://kursnet-finden.arbeitsagentur.de/kurs/

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