Aufgabenanforderungen- Was können Arbeitgeber tun?

Was sind Aufgabenanforderungen?

Eine hohe Aufgabenanforderung im Beruf liegt vor, wenn bei der Arbeit mehrere Aufgaben parallel bearbeitet werden, rasch zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her gewechselt werden muss oder die Aufgaben sehr viel Konzentration erfordern [1]. Im allgemeinen Sprachgebrauch ist eine hohe Aufgabenanforderung auch als "Multitasking" bekannt. Beim Multitasking werden scheinbar mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Tatsächlich wechselt man beim Multitasking rasch zwischen einzelnen Tätigkeiten hin und her [2]. Bevor wir Strategien und Maßnahmen für eine angemessene Gestaltung von Aufgabenanforderungen vorstellen, wird zunächst aufgezeigt, warum es als Arbeitgeber so wichtig ist hierauf zu achten.

Warum ist es wichtig auf Aufgabenanforderungen zu achten?

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Hohe Aufgabenanforderungen können verschiedene Ursachen haben, maßgeblich sind heutzutage oft die modernen Informations- und Kommunikationstechniken zu nennen. In vielen Berufsgruppen gibt es eine Flut an Mails oder Anrufen, die zusätzlich zu den eigentlichen Arbeitsaufgaben bewältigt werden müssen [2]. Ständig kommen Benachrichtigungen auf dem Bildschirm oder sogar als Tonsignal, die neu hereinkommende Informationen ankündigen. Nur zu gerne lassen sich Menschen ablenken, insbesondere bei Aufgaben, die viel Konzentration erfordern. Das führt zu einer zusätzlichen Belastung der Mitarbeitenden, da die eingehenden Störungen oft „nebenbei“ bearbeitet werden.

Das erfordert einen schnellen Wechsel zwischen den Tätigkeiten und das ist mit einer hohen geistigen Anstrengung verbunden. Dadurch verlängert sich die Bearbeitungszeit einer Aufgabe. Das menschliche Gehirn ist um bis zu 40 Prozent weniger leistungsfähig , wenn gleichzeitig statt nacheinander gearbeitet wird [3]. Vor allem bei Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern steigt der Stress und somit die psychische Belastung von Mitarbeitenden [4].

Dauerhaft hohe Aufgabenanforderung kann schließlich auch dazu führen, dass sich ein Gefühl von Überforderung (weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier) einstellt. Einzelne Aufgaben werden nicht fertiggestellt und verursachen zusätzlichen Stress, so dass es zu sich immer weiter verstärkenden Prozessen kommt. Das Risiko für körperliche und psychische Krankheiten ist somit nochmals erhöht [4].

Studien zeigen zudem, dass Multitasking dazu führt, dass Fehler schlechter erkannt werden, sodass die Gefahr für Unfälle steigt. Zugleich ist die Reaktion nach dem Fehler langsamer, weil das Verhalten erst an die Situation, die durch den Fehler verursacht wurde, angepasst werden muss [5]. Das heißt, die eigene Verhaltenskontrolle nachdem ein Fehler gemacht wird, ist maßgeblich gestört. Multitasking sollte also vor allem bei Prozessen, die volle Aufmerksamkeit erfordern und wo potenziell schwerwiegende Fehler auftreten können, vermieden werden. So wissen wir beispielsweise alle, dass es nicht ratsam ist, während des Autofahrens am Handy / Navi die nächste Adresse einzugeben, weil dadurch das Risiko eines Unfalls deutlich steigt [4].

Interessant ist auch, dass gerade Personen, die häufig Multitasking betreiben, größere Probleme haben, schnell zwischen zwei Aufgaben hin und her zu wechseln. Paradoxerweise sind sie selbst der Meinung, mit dieser Strategie besonders effektiv zu arbeiten. Tatsächlich aber gelingt dies weniger gut und es fällt ihnen schwerer, aufgabenirrelevante Informationen auszublenden [6].

Fazit: Mitarbeitende erkennen selbst vielleicht gar nicht, dass sie durch Multitasking ineffizienter werden, mehr Fehler machen und gestresster sind – zumindest nicht rechtzeitig. Umso wichtiger ist es, dass Sie als Führungskraft Rahmenbedingungen so gestalten, dass dies vermieden und somit Fehler, Unfälle und psychische Belastungen ausbleiben oder zumindest reduziert werden.

Was können Sie tun, um Ihre Mitarbeitenden vor hohen Aufgabenanforderungen zu schützen?

Ihre Rolle als Führungskraft ist als entscheidender Treiber besonders wichtig. Sie haben eine Vorbildfunktion, das heißt ihr eigenes Verhalten ist entscheidend. Zudem haben Sie Einfluss auf die Art und Weise, wie Aufgaben erledigt und verteilt werden [7].

Einen weiteren Einflussfaktor stellen Mitarbeitendengespräche dar. Außerdem können Sie die Arbeit im Team förderlich gestalten: Meetings spielen hierbei eine zentrale Rolle. Im Folgenden gehen wir auf die Aspekte genauer ein.

Ihr Verhalten als Führungskraft

Vorbildfunktion

Beginnen wir mit der Ebene Ihres eigenen Verhaltens als Führungskraft. Zunächst ist entscheidend, dass Sie als gutes Vorbild voranschreiten. Wie sonst sollen Ihre Mitarbeitenden Ihnen glaubwürdig abkaufen, dass Multitasking schädliche Folgen hat, wenn Sie es selbst ständig ausüben? Reduzieren Sie Ihre eigenen Aufgabenanforderungen, sodass Sie fokussierter und konzentrierter für Ihre Mitarbeitenden da sind. Mehr Informationen dazu, wie Sie das tun können, finden Sie hier Aufgabenanforderung - Was können Sie persönlich für sich tun?

Kapazität und Priorisierung von Aufgaben

Handout zu Entscheidungs-poker © Präventa

Haben Sie außerdem Verständnis für Ihre Mitarbeitenden und zeigen Sie das auch in Gesprächen. Damit fühlen sich Mitarbeitende gehört und verstanden. Prüfen Sie dann, bevor Sie eine neue Aufgabe verteilen, ob Kapazitäten dafür vorhanden sind. Fragen Sie nach, wie der Stand der aktuellen Aufgaben ist und ob er oder sie eine neue Aufgabe bearbeiten kann. Sofern es möglich ist, sagen Sie dem Mitarbeitenden, dass er oder sie die neue Aufgabe hinten anstellen kann. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden also wenn möglich erst die alte, bereits begonnene Aufgabe fertigstellen, bevor sie sich der neuen Aufgabe zuwenden [4].

Wenn die neue Aufgabe sehr wichtig ist und keinen Aufschub duldet, lassen Sie Ihre Mitarbeitenden zumindest einen Teilschritt der Tätigkeit beenden, bis zu einem Punkt, an dem eine Unterbrechung (einigermaßen) gut möglich ist [4]. Das bedeutet allerdings auch, dass Sie etwas mehr Geduld haben müssen, als Sie es vermutlich bisher mussten. Und wenn die Aufgaben wirklich SOFORT erledigt werden müssen? Dann planen Sie ein, dass die anderen Aufgaben länger als gewöhnlich dauern, da sich Ihre Mitarbeitenden erst wieder neu eindenken müssen. Kommunizieren Sie dies in diesem Fall auch („es ist völlig ok/ normal…“), um so einerseits den Druck von den Mitarbeitenden zu nehmen und andererseits sicherzustellen, dass der Fokus auch wirklich nur auf der neuen, offenbar sehr wichtigen Aufgabe liegt.

Fazit: Egal welche Aufgabe (alte oder neue) akut am wichtigsten ist: Priorisieren Sie, damit der Fokus auf einer Aufgabe liegt und somit effizient daran gearbeitet werden kann.

Natürlich können Sie die Priorisierung auch Ihren Mitarbeitenden überlassen. Stellen Sie dafür die Prozesse sicher und klären Sie die Verantwortlichkeiten. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:

• Wer entscheidet darüber, welche Aufgabe aktuell wichtiger ist?
• Wer legt Deadlines fest?
• Wer ist über Änderungen in der Bearbeitung von Aufgaben/ Deadlines zu informieren? Oder konkreter: Sollen Ihre Mitarbeitenden Ihnen mitteilen, was Sie entschieden haben und wann somit mit welcher Aufgabe zu rechnen ist? Wenn ja: Wann/ wie oft? Persönlich, per Mail, …?

Um Ihre Mitarbeitenden Schritt für Schritt in die Eigenverantwortung zu bringen diese Entscheidungen selbst zu treffen – oder eben selbst entscheiden zu können, wann Sie als Führungskraft einbezogen werden müssen, können Sie beispielsweise einen spielerischen Ansatz wählen. Wie das geht, erfahren Sie im rechts stehenden Handout zum Entscheidungspoker.

Aufgaben schriftlich mitteilen

Es ist oft sinnvoll neben einer mündlichen Erklärung die Aufgabe auch nochmal schriftlich zu übermitteln. Damit geben Sie Ihren Mitarbeitenden eine Gedankenstütze mit und reduzieren damit die Anforderung, sich sofort alle Details merken zu müssen [8]. In dieser schriftlichen Mitteilung bietet es sich auch an, die Wichtigkeit der Aufgabe noch einmal zu nennen und ein Zeitfenster vorzugeben, bis zu dem die Aufgabe erledigt werden sollte. Wichtig ist hierbei jedoch wieder, dass Sie flexibel auf Ihre Mitarbeitenden reagieren. Manche benötigen einen engeren Rahmen und klare Deadlines, um produktiv zu arbeiten, manch andere setzt dies zusätzlich unter Druck. Schauen Sie, was individuell am besten passt.

Sie schaffen es zeitlich nicht, alle Aufgaben schriftlich aufzubereiten? Eine Alternative wäre dann, dass Sie Ihre Mitarbeitenden bei der Besprechung der Aufgabe mitschreiben und sich dies nochmal schicken lassen. So stellen Sie sicher, dass alle wesentlichen Punkte richtig angekommen sind.

Abwechslungsreiche Tätigkeiten

Neben dem Multitasking, beinhalten die Aufgabenanforderungen auch den Aspekt, dass eine sehr hohe Konzentration für die Erfüllung der Aufgaben wichtig ist. Um diesem Aspekt entgegenzuwirken, ist es bei Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern, oft sinnvoll, Abwechslung zu schaffen. Nach einer Weile lassen Konzentration und Produktivität nach, sodass zu weniger fordernden Aufgaben gewechselt werden sollte [4]. Durch abwechslungsreiche Tätigkeiten lassen sich die Ressourcen Ihrer Mitarbeitenden schonen, da unterschiedliche Fähigkeiten benötigt werden. Was bedeutet das nun genau? Auf eine steuernde oder kontrollierende Tätigkeit am Schreibtisch könnte z.B. eine körperliche Aufgabe folgen. Oder auf eine komplexe Tätigkeit, bei der viel geistige Anstrengung nötig ist, eine einfachere Tätigkeit oder Routineaufgabe, bei der nicht viel überlegt werden muss. Lassen Sie Ihren Mitarbeitenden, wenn möglich, den Spielraum, selbst zwischen konzentrationsfordernden und konzentrationsarmen Aufgaben zu wechseln, wie es für sie am besten passt. Sie merken i.d.R. selbst, wann die Konzentration nachlässt und ein Wechsel sinnvoll sein könnte. Achten Sie jedoch darauf bzw. sprechen Sie darüber, dass nicht ständig hin und her gewechselt wird. Andernfalls würde so die gute Absicht Aufgabenanforderungen zu reduzieren wieder zunichtegemacht werden.

Mitarbeitendengespräche

Ablaufstrategie für ein Mitarbeitendengespräch angelehnt an [4]

Mitarbeitendengespräche gehören zu den wichtigsten Führungsinstrumenten in einer Organisation und haben immer einen bestimmten Sachinhalt sowie eine Zielsetzung [9]. Im Gespräch können Sie die Bedürfnisse und Motive Ihrer Mitarbeitenden erfragen [10] und die Zusammenarbeit mit Ihren Beschäftigten folglich nachhaltiger gestalten. Das Ziel dieser Gespräche liegt nämlich darin, Motivatoren (z.B. Aufgabenanforderungen zu verdeutlichen und mögliche demotivierende Arbeitsmerkmale (z.B. Zeitdruck oder häufige Geschäftsreisen) zu vermindern, um der Entstehung von Belastungen vorzubeugen oder Mitarbeitende bei der Bewältigung derselben bestmöglich unterstützen zu können.

Und ganz wichtig: Denken Sie nicht nur an das jährliche Mitarbeitendengespräch – dieses ist natürlich auch wichtig. Aber darüber hinaus sind insbesondere regelmäßige Gespräche zu spezifischen und aktuellen Themen wichtig. Eine Ihre Hauptaufgaben als Führungskraft ist Kommunikation! Nutzen Sie das folgende Schema und die Tipps auch für diese regelmäßigen Gespräche.

Das Ablaufschema Situation - Verhalten - Strategie - Verbesserung kann als Basis für ein Mitarbeitendengespräch dienen bei dem Lösungen zur Bewältigung von Arbeitsunterbrechungen und Multitasking entwickelt werden.

Fragen Sie in einem ersten Schritt nach konkreten Situationen , in denen Multitasking häufig auftritt. Vertiefen Sie dann Ihre Fragen, indem Sie sich auf das konkrete Verhalten konzentrieren: Was hat die Person genau getan, um eine solche Situation zu verbessern? Fragen Sie im gleichen Zug danach, was weniger empfehlenswert empfunden wurde. Danach lassen Sie sich eine Strategie von Ihrem Gegenüber ableiten: Welche Strategie kann aufgrund der Erfahrungen weiterempfohlen werden? Im letzten Schritt gehen Sie auf mögliche Verbesserungen ein. Fordern Sie die Person auf, sich nochmal in eine bestimmte Unterbrechungssituation hineinzuversetzen. Sammeln Sie daraufhin, welche Möglichkeiten zur Bewältigung noch bestehen.
Mit dieser Struktur können Sie ganz leicht Handlungsalternativen erarbeiten. Sie überlassen dabei Ihrem Mitarbeitenden jedoch Entscheidungs- und Handlungsfreiheit und damit einen aktiven Part in der Veränderung.

Die folgenden beiden Handouts vertiefen die Informationen zum Mitarbeitendengespräch. Das erste Handout liefert allgemeinere Informationen zu Struktur sowie Vor- und Nachteilen von Mitarbeitendengesprächen. Das zweite Handout beinhaltet einen konkreten Gesprächsleitfaden, in dem Sie auch das zuvor vorgestellte Ablaufschema wiederfinden.

Weitere Infos © Präventa

Gesprächsleitfaden © Präventa

Legen Sie Ihren Mitarbeitenden in diesem Gespräch (oder schon zur Vorbereitung) die Präventa Seite Aufgabenanforderung - Was können Sie persönlich für sich tun? ans Herz. Hier kann er oder sie viele verschiedenen Methoden für sich entdecken, um mit dem Thema Aufgabenanforderungen umgehen zu lernen. Insbesondere zum Thema Aufgabenstrukturierung sind hier hilfreiche Tipps festgehalten, z.B. zu Eisenhower-Methode, To-Do Listen oder Kanban Boards.

Arbeit im Team - Teammeetings für gute Absprachen

Ablauf Teammeeting Aufgaben-anforderungen © Präventa

Schließlich lässt sich auch auf der Ebene des Teams an einigen Schrauben drehen, um Aufgabenanforderungen zu reduzieren. Hier können Sie vor allem Meetings sehr gut nutzen, um Veränderungspotential oder neue Regeln gemeinsam zu besprechen und auf Ihre Mitarbeitenden einzugehen. Hier finden Sie nun einige Tipps, was Sie beachten sollten, um in Meetings effektiv über Aufgabenanforderungen zu sprechen und Lösungen dafür zu geben. Zusammengefasst finden Sie diese auch in der Checkliste rechts, die Sie als Leitfaden auch gerne mit in die nächste Teambesprechung mitnehmen können.

Ablauf für ein Team-Meeting

Schritt 1 & 2: Konkreten Sachverhalt benennen und Ursachen finden

Wichtig ist zunächst, dass Sie einen konkreten Sachverhalt benennen, der zu verbessern ist. Also z.B. eine Situation, in der mehrere Mitarbeitende und vielleicht auch Sie selbst Multitasking betreiben. Gehen Sie ggf. auch vorher in Einzelgespräche mit Mitarbeitenden und fragen sie nach, wo diese häufig parallel Aufgaben bearbeiten oder schnell hin und her wechseln müssen. Oder nutzen Sie die Ergebnisse der Präventa-Befragung als Anlass und beichten Sie, was das Team bei den Aufgabenanforderungen angegeben hat und warum Sie dieses Thema daher nun angehen möchten (generelle Tipps zum Umgang mit den Präventa-Ergebnissen finden Sie hier). Wenn Sie die Situation im Meeting benannt und beschrieben haben, versuchen Sie Ursachen zu identifizieren, warum so oft im Multitasking gearbeitet wird bzw. warum versucht wird, alles gleichzeitig zu erledigen.

Schritt 3: Gemeinsam Verhaltensregeln festlegen

Als nächster Schritt folgt, dass Sie gemeinsam mit Ihrem Team festlegen, wie in dieser konkreten Situation (oder auch ähnlichen Situationen) gehandelt werden soll. Geben Sie hier Empfehlungen mit in die Diskussion, während Sie gleichzeitig auch Ihr Team Lösungen oder Ideen sammeln lassen. Am Ende des Meetings sollten Sie diese Regeln schriftlich festgehalten haben und Sie entweder irgendwo präsent aufhängen oder sie (ausgedruckt) jedem einzelnen mitgeben. Die Regeln schriftlich zu sehen, hilft, dass sie nicht in Vergessenheit geraten und sie dienen als Gedankenstütze [8].

Beispielmaßnahmen bei Multi-Tasking

Im Folgenden finden Sie Tipps und Hinweise, die Sie im Rahmen des Meetings als Ideen einbringen können. Wichtig ist: Gestalten Sie dies für Ihr Team so aus, dass es zu Ihnen und Ihren Aufgaben passt.

Priorisierung von Aufgaben besprechen

Handout zur Kanban-Methode © Präventa

Wie oben schon genannt, ist es sinnvoll, die Prioritäten von Aufgaben mit Ihren Mitarbeitenden zu besprechen. Das geht individuell, aber natürlich auch im gesamten Team, z.B. bei gemeinsamen Projekten. Halten Sie immer (am besten auch schriftlich!) fest, welche Aufgaben Priorität haben und setzen Sie ggf. Deadlines dafür. Beachten Sie auch, dass Ihre Mitarbeitenden am besten die Chance haben sollen, eine schon angefangene Aufgabe fertigzustellen bevor Sie etwas Neues beginnen. Insbesondere im Team empfiehlt es sich hier die Kanban Methode anzuwenden. Für eine detaillierte Beschreibung nutzen Sie das Handout rechts.

Störungsfreie Zeit einrichten

Tipps zur Einrichtung störungsfreier Zeiten © Präventa

Ihre Mitarbeitenden berichten, dass sie häufig unterbrochen werden – durch Email, Telefon, Klopfen an der Tür etc. – und dass sie deswegen dann oft mehrere Aufgaben parallel bearbeiten? Also z.B. eine Email oder einen Anruf beantworten, während sie eigentlich eine andere Tätigkeit ausführen? Genau dann lohnt es sich, auch das Thema Störungen und Unterbrechungen im Meeting zu thematisieren. Denn jedes Mal, wenn eine Unterbrechung kommt, wird die eigentliche Aufgabe unterbrochen und es muss sich in ein neues Thema hineingedacht werden, nur um danach direkt wieder zurück wechseln zu müssen. Bei dem Umschalten hin zur neuen Aufgabe und zurück steigt der Aufwand, der für die Bearbeitung der Aufgabe gebraucht wird. Das ist auf Dauer anstrengend und führt zum Wahrnehmen der Aufgabenanforderungen als Belastung. [11] Im Handout finden Sie Tipps zur Einrichtung sogenannter "störungsfreie Zeiten". Schauen Sie sich auch dieses Handout für ein Training zum Umgang mit Emails an. Nutzen Sie die Ideen, um im Meeting gemeinsam zu überlegen, wie dies bei Ihnen zu realisieren ist. Mehr zum Thema Unterbrechungen finden Sie auf der Seite Störungen im Arbeitsablauf.

Quellen

[1] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2020). Ressourcen und Anforderungen (ReA) in der Arbeitswelt umfassend messen: Entwicklung und Validierung eines Fragebogens. Manuskript eingereicht zur Publikation.
[2] Freude, G., & Peter Ullsperger (2010). Unterbrechungen bei der Arbeit und Multitasking in der modernen Arbeitswelt: Konzepte, Auswirkungen und Implikationen für Arbeitsgestaltung und Forschung. Zentralblatt für Arbeitsmedizin 60(4), 120–128.
[3] American Psychological Association (2006). Multitasking: Switching costs. Abgerufen am 13.07.2020 unter: www.apa.org/research/action/multitask.aspx
[4] Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (2019). Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern. Zugriff am.06.11.2019, von: https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A78.pdf%3F__blob%3DpublicationFile%26v%3D13
[5] Weißbecker-Klaus, X. (2014). Multitasking und Auswirkungen auf die Fehlerverarbeitung. Forschung Projekt F 2247. Berlin: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA).
[6] Ophir, E., Nass, C. & Wagner, A. D. (2009). Cognitive control in media multitaskers. The Proceedings of the National Academy of Sciences 106(37), 15583-15587. DOI: 10.1073/pnas.0903620106
[7] Friebe, J. (2005): Merkmale unternehmensbezogener Lernkulturen und ihr Einfluss auf die Kompetenzen der Mitarbeiter. Dissertation. Heidelberg: Ruprecht-Karls-Universität
[8] Wurster, M. T. & Prinzessin von Sachsen-Altenburg, M. (2019). Helden gesucht: Projektmanagement im Ehrenamt. Berlin Heidelberg: Springer.
[9] GDA-Arbeitsprogramm Psyche (Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie). Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen. Zugriff am 02.09.2020, von www.gda-psyche.de
[10] Mentzel, W., Grotzfeld, S. & Haub, C. (2006). Mitarbeitergespräche: Mitarbeiter motivieren, richtig beurteilen und effektiv einsetzen (8. Aufl.). Freiburg: Haufe.
[11] Bundesanstalt für Arbeitsschutz, B. Arbeitsmedizin (BAuA)(2017). Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking. Zugriff am 27.07.2020, von https://www.hs-augsburg.de/Binaries/Binary21721/A78.pdf

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