Aufgabenanforderung - Was können Sie persönlich für sich tun?
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Was sind Aufgabenanforderungen?
Eine hohe Aufgabenanforderung im Beruf liegt vor, wenn bei der Arbeit mehrere Aufgaben parallel bearbeitet werden, rasch zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her gewechselt werden muss oder die Aufgaben sehr viel Konzentration erfordern [1]. Im allgemeinen Sprachgebrauch ist eine hohe Aufgabenanforderung auch als "Multitasking" bekannt. Beim Multitasking werden scheinbar mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Tatsächlich wechselt man beim Multitasking rasch zwischen einzelnen Tätigkeiten hin und her [2]. Bevor wir Ihnen Strategien und Maßnahmen für einen besseren Umgang mit Aufgabenanforderungen vorstellen, wird zunächst aufgezeigt, warum es für Ihre Gesundheit, Ihr Wohlbefinden und Ihre Leistungsfähigkeit so wichtig ist hierauf zu achten.
Warum ist es wichtig auf Aufgabenanforderungen zu achten?
Hohe Aufgabenanforderungen können verschiedene Ursachen haben, maßgeblich sind heutzutage oft die modernen Informations- und Kommunikationstechniken zu nennen. Vielleicht kennen Sie das auch: Oft gibt es eine Flut an Mails oder Anrufen, die zusätzlich zu den eigentlichen Arbeitsaufgaben bewältigt werden müssen [2]. Ständig kommen Benachrichtigungen auf dem Bildschirm oder sogar als Tonsignal, die neu hereinkommende Informationen ankündigen. Leider lassen wir uns nur zu gerne ablenken , insbesondere bei Aufgaben, die viel Konzentration erfordern. Das führt zu einer zusätzlichen Belastung, da die eingehenden Störungen oft „nebenbei“ bearbeitet werden.
Das erfordert einen schnellen Wechsel zwischen den Tätigkeiten und das ist mit einer hohen geistigen Anstrengung verbunden. Dadurch verlängert sich die Bearbeitungszeit einer Aufgabe. Das menschliche Gehirn ist um bis zu 40 Prozent weniger leistungsfähig , wenn gleichzeitig statt nacheinander gearbeitet wird [3]. Vor allem bei Aufgaben, die eine hohe Konzentration erfordern steigt der Stress und somit die psychische Belastung von Mitarbeitenden [4].
Dauerhaft hohe Aufgabenanforderung kann schließlich auch dazu führen, dass sich ein Gefühl von Überforderung einstellt. Einzelne Aufgaben werden nicht fertiggestellt und verursachen zusätzlichen Stress, so dass es zu sich immer weiter verstärkenden Prozessen kommt. Das Risiko für körperliche und psychische Krankheiten ist somit nochmals erhöht [4].
Studien zeigen zudem, dass Multitasking dazu führt, dass Fehler schlechter erkannt werden, sodass die Gefahr für Unfälle steigt. Zugleich wird die Reaktion nach dem Fehler langsamer, weil das Verhalten erst an die Situation, die durch den Fehler verursacht wurde, angepasst werden muss [5]. Multitasking sollte also vor allem bei Prozessen, die volle Aufmerksamkeit erfordern und wo potenziell schwerwiegende Fehler auftreten können, vermieden werden. So wissen wir beispielsweise alle, dass es nicht ratsam ist, während des Autofahrens am Handy / Navi die nächste Adresse einzugeben, weil dadurch das Risiko eines Unfalls deutlich steigt [4].
Interessant ist auch, dass gerade Personen, die häufig Multitasking betreiben, größere Probleme haben, schnell zwischen zwei Aufgaben hin und her zu wechseln. Paradoxerweise sind sie selbst der Meinung, mit dieser Strategie besonders effektiv zu arbeiten. Tatsächlich aber gelingt dies weniger gut und es fällt ihnen schwerer, aufgabenirrelevante Informationen auszublenden [6].
Fazit: Beobachten Sie sich selbst und reagieren Sie, wenn Sie merken, dass die oben beschriebenen Punkte auf Sie zutreffen. Nutzen Sie dafür die folgenden Tipps. Schauen Sie sich auch das folgende Fallbeispiel an.
Fallbeispiel Marion
Was kann bei Aufgabenanforderungen getan werden?
Im folgenden werden Ihnen Maßnahmen vorgestellt mit denen Sie hohen Aufgabenanforderungen in Zukunft besser begegnen können: Der Fokus liegt dabei auf Pausen und Aufgabenstrukturierung. Die Maßnahmen können dazu beitragen gezielt zu unterscheiden zwischen Arbeitsphase und Erholung. So können Sie gezielter Pausen von den Anforderungen einlegen. Des Weiteren sollen die Maßnahmen zeigen, wie Aufgaben strukturiert werden können, sodass Sie trotz vieler verschiedener Aufgaben den Überblick behalten können.
Pausen
Pausen können dabei helfen, erholt und leistungsfähig zu bleiben, die Gesundheit zu schützen und sich auf Beanspruchungen vorzubereiten [4]. Darüber hinaus wird Stress abgebaut, es kommt zu weniger Eintönigkeit im Alltag und die Wachsamkeit wird gesteigert [7]. Alternativ oder ergänzend zu der klassischen Mittagspause können kurze Pausen in den Arbeitsalltag integriert werden. Diese sogenannten Mikropausen von ca. 1 bis 5 Minuten können die Leistungsfähigkeit und das Wohlbefinden steigern [8]. Eine Möglichkeit zum Einbauen von Mikropausen in den Arbeitsalltag ist die Pomodoro- Technik. Schauen Sie sich dafür das Handout an.
Zudem finden Sie in dem hier verlinkten Handout weitere Tipps, wie gute Pausen gestaltet sein sollten.
Wichtig: Die Mikropausen sollen nicht dazu genutzt werden, beispielsweise eine lange Mittagspause ersetzen. Es geht hierbei eher darum, Ihnen Alternativen aufzuzeigen, wie der Arbeitsalltag aufgelockert werden kann und Sie somit leistungsfähig und gesund bleiben. Probieren Sie einfach aus, womit es Ihnen am besten geht!
Erinnerung für den Arbeitsalltag
Im Arbeitsalltag fällt es oft schwer neue Techniken auszuprobieren und zu einer neuen Routine werden zu lassen. Das bedeutet: Zu Beginn muss man sich selbst oft erinnern, seine neuen Vorhaben auch in den Alltag zu integrieren. Dabei helfen Erinnerungsstützen, beispielsweise in Form von Postkarten. Dazu finden Sie hier ein Handout, wie Sie Erinnerungshilfen einsetzen können und eine Auswahl an Karten, die Sie ausdrucken können. Beides soll Ihnen helfen, sich bewusst an Pausen zu erinnern und somit Ihren Arbeitsalltag etwas umzustrukturieren.
Aufgabenstrukturierung
Hohe Aufgabenanforderungen zeigen sich vorallem darin, dass oft zwischen verschiedenen Aufgaben gewechselt werden muss und neue Aufgaben Routineaufgaben überschatten. Dabei ist ein hohes Maß an Konzentration gefordert [1]. Umso wichtiger ist es, einen Plan zu haben, wie man mit ständig wechselnden und sich überlappenden Aufgaben umgeht. Dabei gibt es verschiedene Methoden, die auch untereinander kombinierbar sind.
Die einfachste Methode ist eine einfache To-Do Liste. Neben der Möglichkeit Aufgaben zu strukturieren, steigt durch das Festhalten auf einer Liste auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgabe tatsächlich bearbeitet wird. Das Anfertigen einer To-Do Liste vermittelt das Gefühl mit der Bearbeitung der Aufgabe bereits begonnen zu haben. Dadurch steigt die Motivation [9]. Sie können dies auch direkt hier in Excel erstellen.
Ergänzend zu einer To-Do Liste können mit Hilfe der Eisenhower-Methode Aufgaben nicht nur festgehalten, sondern auch strukturiert und priorisiert werden. Bei dieser Methode werden Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt (A-D). Das Ziel ist die Aufgaben so zu sortieren, dass wichtige und dringende Aufgaben als erstes bearbeitet werden, während unwichtige Aufgaben warten können. Auch hier können Sie direkt mittels Excel eine Eisenhower-Matrix erstellen.
Kanban-Methode
Nachdem Aufgaben festgehalten und priorisiert wurden, ist es wichtig Aufgaben, die zeitgleich anfallen oder Absprachen mit Kollegen/innen erfordern, nicht aus den Augen zu verlieren. Um die Aufgabenabarbeitung besser zu überblicken, kann man die Kanban-Methode nutzen. Kanban ist die horizontale Version der klassischen To-Do Liste. Vorteil der Kanban-Methode ist, dass sich der Prozess der Aufgabenbearbeitung besser überwachen, planen und steuern lässt. Dazu werden übersichtliche Spalten mit einzelnen Einträgen genutzt, die der Reihe nach abgearbeitet werden können. Ein ausführliches Handout zu der Kanban-Methode finden Sie hier.
Wie oft kommt es vor, dass sie häufig mehrere Aufgaben parallel bearbeiten? Also z.B. eine Email oder einen Anruf beantworten, während Sie eigentlich eine andere Tätigkeit ausführen? Genau dann lohnt es sich, auch das Thema Störungen im Arbeitsalltag zu thematisieren. Denn jedes Mal, wenn eine Unterbrechung kommt, wird die eigentliche Aufgabe unterbrochen und es muss sich in ein neues Thema hineingedacht werden, nur um danach direkt wieder zurück wechseln zu müssen. Bei dem Umschalten hin zur neuen Aufgabe und zurück steigt der Aufwand, der für die Bearbeitung der Aufgabe gebraucht wird. Das ist auf Dauer anstrengend und führt zum Wahrnehmen der Aufgabenanforderungen als Belastung. [1] Im Handout finden Sie Tipps zur Einrichtung sogenannter "störungsfreie Zeiten". Schauen Sie sich auch dieses Handout für ein Training zum Umgang mit Emails an.
Praxishack: Probieren geht über Studieren!
Um sicher zu gehen, dass die Methoden nicht nur umgesetzt, sondern auch rückblickend reflektiert werden, kann eine Selbstverpflichtung hilfreich sein. Diese bietet Struktur und hilft beim Transfer in die Praxis.
Fallbeispiel Marion
Quellen
[1] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2021). Ressourcen und Anforderungen (ReA) in der Arbeitswelt: Entwicklung und erste Validierung eines Fragebogens. Gruppe. Interaktion. Organisation. Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie (GIO), 52, 405-415.
[2] Freude, G., & Ullsperger, P. (2010). Unterbrechungen bei der Arbeit und Multitasking in der modernen Arbeitswelt: Konzepte, Auswirkungen und Implikationen für Arbeitsgestaltung und Forschung. Zentralblatt für Arbeitsmedizin 60(4), 120–128.
[3] American Psychological Association (2006). Multitasking: Switching costs. Zugriff am 06.11.2019, von www.apa.org/research/action/multitask.aspx
[4] Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (2019). Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern. Zugriff am.06.11.2019, von: https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A78.pdf%3F__blob%3DpublicationFile%26v%3D13
[5] Weißbecker-Klaus, X. (2014). Multitasking und Auswirkungen auf die Fehlerverarbeitung. Forschung Projekt F 2247. Berlin: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA).
[6] Ophir, E., Nass, C. & Wagner, A. D. (2009). Cognitive control in media multitaskers. The Proceedings of the National Academy of Sciences 106(37), 15583-15587. doi: 10.1073/pnas.0903620106
[7] Wendsche, J., & Lohmann-Haislah, A. (2018). Arbeitspausen gesundheits- und leistungsförderlich gestalten. Göttingen: Hogrefe.
[8] Tucker, P. (2003). The impact of rest breaks uponaccident risk, fatigue and perfor-mance: A review. Work & Stress, 17(2), 123-137. doi: 10.1080/0267837031000155949
[9] Sonnentag, S., Eck, K., Fritz, C., & Kühnel, J. (2019). Morning Reattachment to Work and Work Engagement During the Day: A Look at Day-Level Mediators. Journal of Management, https://doi.org/10.1177/0149206319829823
© Präventa aufbauend auf Emily Roberts & Anita Wölk, 2020, Aufgabenanforderungen, Seminar Arbeit und Gesundheit 2019/20
