Feedback – Was können Arbeitgeber tun?

Was ist Feedback?

„Das haben Sie gut gemacht“ oder „Mir ist aufgefallen, dass Sie…“ sind Aussagen, die am Arbeitsplatz fallen können. Bei beiden Beispielen handelt es sich um Feedback. Feedback ist eine Form der Rückmeldung. Sie beinhaltet Informationen, drückt aber auch eine Haltung gegenüber der Person aus, die Feedback empfängt [1].
Man kann Feedback jedoch nicht nur bekommen, sondern auch geben. Feedback geben ist - bildlich gesprochen - dabei als eine Art Geschenküberreichen zu verstehen. Der Feedbackgebende kann sehr viel dafür tun, dass die andere Person das auch so empfindet. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger das Feedback auch annimmt und sich somit eine gewünschte Veränderung einstellt [1].
Feedback ist dann eine wertvolle Ressource auf der Arbeit, wenn es regelmäßig und rechtzeitig erfolgt und dabei auch hilfreich für den Feedbackbekommenden ist [2].

Warum ist es wichtig, auf Feedback zu achten?

Johari-Fenster, in Anlehnung an Landes & Laufer (2013)

Um umfassendes Wissen über uns selbst zu gewinnen, benötigen wir die Rückmeldung von anderen. Dies wird im Johari-Fenster veranschaulicht. Es gibt vier Seiten bzw. Fenster, die unsere Gesamtperson ausmachen:

• Öffentliche Person: Dinge, die wir selbst über uns wissen und mit der Öffentlichkeit teilen (z.B. ein selbstbewusster und kompetenter Auftritt bei einem Vortrag, der von einem selbst aber auch von anderen so wahrgenommen wird)
• Mein Geheimnis: Dinge, die nur wir selbst über uns wissen, aber Andere nicht (z.B. die große Nervosität vor Vorträgen sofern es uns gelingt, dass dies andere nicht merken; aber auch Sorgen oder Ängste über die wir nicht sprechen zählen hierzu)
• Blinder Fleck: Dinge, die wir selbst gar nicht merken - bis andere sie uns spiegeln (z.B. ein arroganter Gesichtsausdruck vor Beginn des Vortrages; durch Rückmeldungen von Anderen ("du schaust immer sehr abweisend bevor du deinen Vortrag beginnst") kann sich dieser blinde Fleck verkleinern)
• Unbekanntes: Dinge, die weder wir noch Andere über uns wissen (z.B. handwerkliches Geschick - aber man hat es noch nie getestet)

Erst durch Feedback von anderen Personen können wir erfahren, wie z.B. unser Verhalten nach außen wirkt. Indem andere Personen sagen, wie wir uns verhalten und was wir mit unserem Verhalten bei ihnen auslösen, wird uns dieses erst bewusst gemacht und wir können daran arbeiten oder auch einfach darüber sprechen [3]. Durch diese Rückmeldungen ist es uns auch möglich, zwischenmenschliche Beziehungen zu verbessern. Außerdem ist Feedback somit auch eine wichtige Informationsquelle, die dabei helfen kann, Unsicherheiten zu reduzieren [4]. Wichtig ist jedoch, dass das Feedback wertschätzend formuliert ist. Das Gefühl, ständig nur „bemängelt“ zu werden, führt dazu, dass Unzufriedenheit, Abwehr und Widerstand gegen angesprochene Veränderungen steigen. Zusätzlich geht ständige mangelnde Wertschätzung im Feedback zu Lasten der Arbeitsqualität, Fehlzeiten nehmen zu und der oder die Mitarbeitende resigniert [5].

Konsequenzen von Feedback, © Präventa

Wird Feedback im Unternehmen gelebt, führt dies zu mehr Engagement, weniger krankheitsbedingten Ausfällen und höherer Produktivität. Darüber hinaus fühlen sich Mitarbeitende stärker emotional an ihr Unternehmen gebunden und auch zukünftige Bewerbende empfinden das Unternehmen als attraktiver [1;6]. Wenn Feedback allerdings fehlt oder mangelhaft gegeben wird, kann dies zahlreiche negative Folgen haben [4].

Übersicht der fünf SMART Kategorien. Angelehnt an Parker, Knight & Ohly, 2017

Feedback ist zudem ein wichtiger Baustein des SMART Work Design Modells. Dieses Modell dient der Veranschaulichung von Möglichkeiten zur sinnvollen und motivierenden Arbeitsgestaltung. Entwickelt wurde es von der australischen Professorin Sharon Parker im Centre for Transformative Work Design Perth und konnte seither schon wissenschaftlich nachweisbare Erfolge verzeichnen. Studien belegen, dass Arbeitsplätze, die so gestaltet sind, dass sie diese fünf Hauptkomponenten berücksichtigen, präventiv psychischen und physischen Belastungen von Arbeit begegnen, Wohlbefinden der Mitarbeitenden stärken und damit auch zu einem wirtschaftlichen Vorteil führen können.[7]

Wie kann konstruktives Feedback gestärkt werden?

Neben den oben genannten zahlreichen positiven Konsequenzen, können Sie mit Feedback Ihre Teammitglieder im Arbeitsalltag auch bei der kontinuierlich Weiterentwickelung unterstützen. Gleichzeitig ist die Gefahr, dass bei allen anderen Anforderungen und Aufgaben kaum Zeit für ein angemessenes Feedback bleibt. Wichtig ist es daher, dies systematisch zu entwickeln und zu integrieren. Im Folgenden bekommen Sie konkrete Tipps und Anregungen, wie dies gelingen kann.

Die Feedbackkultur Ihres Teams reflektieren

Eine offene Feedbackkultur umfasst viele Dimensionen. Auf dem folgenden Arbeitsblatt können Sie anhand einiger der wichtigsten Dimensionen reflektieren, wie der aktuelle Stand in Ihrem Team ist.

Nachdem Sie die verschiedenen Dimensionen im Team angeschaut haben, ist es wichtig auch zu reflektieren, was Ihnen selbst für die Feedbackkultur wichtig ist. Nutzen Sie dafür das folgende Arbeitsblatt.

Sie haben sich nun bereits erste Maßnahmen überlegt, die Sie ergreifen können. Im Absatz Feedback in Mitarbeitergesprächen geben finden Sie zudem weitere konkrete Tipps - nutzen Sie auch dieses als Anregung für die generelle Feedbackkultur in Ihrem Team. Darüber hinaus erhalten Sie für einige der Dimensionen unter folgenden Links noch weitergehende Tipps:

• Für höheren Informationsaustausch finden Sie hier geeignete Ansätze.
  
• Mehr Transparenz können Sie über diese Ansätze erzeugen.
  

Doch um Maßnahmen nachhaltig in Ihrem Team zu verankern ist es wichtig, auch Ihr Team in die Lösungsfindung mit einzubeziehen. Zudem bekommen Sie als Führungskraft in der Regel nicht alles im Alltag mit - umso wichtiger ist es, dass auch das Feedback im Team untereinander gestärkt wird. Für die nachhaltige Einführung einer konstruktiven Feedbackkultur eignet sich die Durchführung eines Teamworkshops, für den Sie im folgenden Abschnitt eine Anleitung finden.

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  Reflexion Dimensionen, © Präventa

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  Arbeitsblatt Feedbackkultur, © Präventa

Eine Feedbackkultur mit Ihrem Team aufbauen

Handout Feedback-workshop

Die Durchführung eines Teamworkshops zum Thema Feedback(-kultur) eignet sich bei guter Durchführung ideal, um mit den Mitarbeitenden zusammen eine bessere Feedbackkultur zu erarbeiten. Hier finden Sie Hinweise zu Workshops im allgemeinen. Wie Sie einen solchen Feedbackworkshop gestalten, können Sie dem Handout entnehmen.

Feedback in Mitarbeitergesprächen geben

Checkliste Feedback

Handout Feedback-tipps

Letztlich lebt eine Feedbackkultur davon, dass man sich untereinander hilfreiches Feedback gibt. Das Mitarbeitergespräch ist dafür eine gute Gelegenheit. Bevor Sie das Gespräch führen, nutzen Sie die Checkliste und die Übersicht mit Tipps, um zu schauen, ob Ihr Feedback sachlich und zielführend ist. Dort finden Sie zusätzliche Hinweise und Regeln, was ein gutes Feedback ausmacht.

Gutes Feedback, in Anlehnung an Goetz & Reinhardt (2017), Landes & Laufer (2013), Landwehr (2003)

Gutes Feedback ist [1], [4], [6]

• konkret: auf bestimmte Situationen bezogen
• verhaltensbezogen: auf sichtbares Verhalten beschränkt (keine Unterstellungen)
• beschreibend, nicht wertend: nur das Beobachtete wiedergeben, ohne zu belehren oder zu moralisieren
• wertschätzend: das Gegenüber wird stets mit Respekt und Achtung behandelt; zudem sollte Feedback immer Dinge beinhalten, die Sie sich anders wünschen/ wo Sie Entwicklungspotential sehen - aber auch Dinge, die bereits sehr gut laufen und unbedingt beibehalten werden sollen. So festigen Sie bestehendes positives Verhalten und schaffen beim Gegenüber Sicherheit und somit Offenheit für Änderungen.
• an Entwicklung des anderen interessiert: das Feedback dient der Weiterentwicklung des Gegenüber, nicht persönlicher Genugtuung oder anderer Gründe
• glaubwürdig: die gute Absicht hinter dem Feedback ist ehrlich und erkennbar kommuniziert

Die WWW-Regel kann als Orientierung beim Feedbackgeben dienen. Die drei W’s stehen für Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch. Wahrnehmung bedeutet, dass Sie möglichst neutral anhand von Beispielen schildern, was Ihnen an der Leistung oder am Verhalten des anderen aufgefallen ist.

• Feedback aus der Ich-Perspektive: Machen Sie deutlich, dass es sich um Ihre Einschätzung handelt. Durch Formulierungen wie „Ich habe beobachtet, dass…“ zeigen Sie, dass es sich dabei um Ihre Wahrnehmung handelt. Wenn Sie auch die Wahrnehmung von anderen mit einbeziehen, dann sollten Sie dies ebenfalls deutlich machen.
• Feedback nur zu Beobachtbarem oder Wahrnehmbarem geben: Geben Sie nur Feedback zu Aspekten, die Sie direkt beobachten können, wie verschränkte Arme während eines Meetings. Wenn Sie möchten, können Sie dann hinzufügen, wie dies auf Sie gewirkt hat. Ein Beispiel wäre „Sie saßen während des Meetings die gesamte Zeit mit verschränkten Armen da.“

Anschließend stellen Sie dar, wie dies auf Sie (oder auch Dritte wie Kunden/Patienten) gewirkt hat. Diese Einordnung kann entweder auf rationaler Ebene erfolgen, wie „Dies hat zur Folge, dass…“ oder auch auf emotionaler Ebene, zum Beispiel durch „Ich fühle mich dadurch…“. Die Schilderung der Wirkung ist deshalb so wichtig, weil hierin der Grund liegt, warum der/die Feedbackempfänger/in etwas ändern sollte. Es besteht je nach Situation auch die Möglichkeit, dass die andere Person die Wirkung selbst formuliert, indem Sie sie offen fragen (zum Beispiel „Wie wäre es Ihnen als Kunde gegangen, als Sie…?“).
Abschließend geht es um den konstruktiven, entwicklungsorientierten Wunsch bezogen auf das zukünftige Verhalten des Feedbackempfängers. Hier können Bitten und Aufforderungen geäußert werden (zum Beispiel „Bitte tun Sie…“) oder Sie stellen die Frage offen an die andere Person (zum Beispiel „Was können wir aus Ihrer Sicht tun, damit…?“).

Zum Abschluss ist es wichtig, unabhängig davon, ob Sie das Feedback über Aussagen oder Fragen übermittelt haben, eine gemeinsame Vereinbarung bezüglich des zukünftigen Verhaltens zu treffen. Dies können Sie zum Beispiel mit der Frage „Können wir uns darauf verständigen?“ festhalten.

Ein Mitarbeitergespräch ist nur eine Möglichkeit Feedback zu vermitteln. In folgendem Handout geben wir Ihnen eine Übersicht welche weiteren Möglichkeiten es noch gibt

Feedback einholen

Es kann auch vorkommen, dass Sie als Führungskraft Feedback von Ihren Mitarbeitenden erhalten möchten. Dies kann auch förderlich dafür sein, dass Mitarbeitende Ihr Feedback besser annehmen, wenn auch sie die Möglichkeit haben, Ihnen Feedback zu geben. Auf dem Handout zu weiteren Feedbackmöglichkeiten aus dem vorherigen Abschnitt finden Sie eine Maßnahme, um Feedback von Ihrem gesamten Team zu erhalten: das Aufwärts-Feedback.
Wenn Sie lieber persönliche Gespräche oder auch (digitale/analoge) Feedbackbögen bevorzugen, dann nutzen Sie gerne dieses Arbeitsblatt zur Vorbereitung. Anhand dieses Arbeitsblattes legen Sie fest, von wem Sie zu welchen Bereichen Feedback möchten. Gehen Sie anschließend wie folgt vor:

• Überlegen Sie, ob Sie das Feedback in einem persönlichen Gespräch oder schriftlich erhalten möchten
• Halten Sie so oder so konkrete Fragen an die Person fest inkl. einer offenen Frage, was ihr zusätzlich einfällt
• Treten Sie mit diesen Fragen an die Mitarbeitenden heran und machen Sie deutlich:
  • Dies ist keine Fangfrage oder reines "fishing for compliments"
  • Sie sind an dem ehrlichen Feedback Ihrer Mitarbeitenden interessiert
  • Es ergeben sich keine Nachteile aus dem Feedback
  • Falls Sie es schriftlich einholen, dann merken Sie an, dass Sie gegebenenfalls noch mit Nachfragen auf die Person zukommen
• Geben Sie den Mitarbeitenden Zeit, setzen Sie jedoch eine Deadline bzw. einen Gesprächstermin fest
• Seien Sie offen für das Feedback und setzen Sie sich intensiv damit auseinander - nicht alles müssen Sie umsetzen, jedoch sollten Sie auch nicht alles einfach abtun
• Und ganz wichtig: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Rückmeldung und bedanken sich für deren Offenheit

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  Handout Möglichkeiten, © Präventa

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  Feedback einholen, © Präventa

Quellen

[1] Goetz, D., Reinhardt, E. (2017). Führung: Feedback auf Augenhöhe. Wiesbaden: Springer.
[2] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2021). Ressourcen und Anforderungen (ReA) in der Arbeitswelt: Entwicklung und erste Validierung eines Fragebogens. Gruppe. Interaktion. Organisation. Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie (GIO), 52, 405-415.
[3] Stracke F. (2015). Das Johari-Fenster der Wahrnehmung. In: Menschen verstehen – Potenziale erkennen. Edition Rosenberger. Wiesbaden: Springer Gabler.
[4] Landes, M. & Laufer, K. (2013). Feedbackprozesse – Psychologische Aspekte und effektive Gestaltung. In M. Landes, E. Steiner (eds), Psychologie der Wirtschaft. Psychologie für die berufliche Praxis. Wiesbaden: Springer.
[5] Hintz, A. J. (2011). Erfolgreiche Mitarbeiterführung durch soziale Kompetenz. Eine praxisbezogene Anleitung. Wiesbaden: Gabler Verlag.
[6] Landwehr, N. (2003). Grundlagen zum Aufbau einer Feedback-Kultur. Konzepte, Verfahren und Instrumente zur Einführung von lernwirksamen Feedbackprozessen. Bern: h.e.p. Verlag.
[7] Parker, S. K., Knight, C., & Ohly, S. (2017). The changing face of work design research: Past, present and future directions. The SAGE handbook of human resource management, 402-413.

Bildquellen

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