AufgabenanforderungSicherungPruefung
Contents
- 1 Aufgabenanforderung
- 1.1 Was wird unter Aufgabenanforderung verstanden?
- 1.2 Wie entsteht eine hohe Aufgabenanforderung?
- 1.3 Folgen hoher Aufgabenanforderung
- 1.4 Skala zur Erfassung von Aufgabenanforderung
- 1.5 Beispiel für hohe Arbeitsanforderungen
- 1.6 Was kann man tun, um mit hoher Aufgabenanforderung umzugehen?
- 1.7 Beispiel für den Umgang mit hoher Arbeitsanforderungen
- 1.8 Quellen
Aufgabenanforderung
Was wird unter Aufgabenanforderung verstanden?
Eine hohe Aufgabenanforderung im Beruf liegt vor, wenn bei der Arbeit mehrere Aufgaben parallel bearbeitet werden, rasch zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her gewechselt werden muss oder die Aufgaben ein hohes Maß an Konzentration erfordern (Schulte, Wittner & Kauffeld, in prep.). Im allgemeinen Sprachgebrauch ist eine hohe Aufgabenanforderung als Multitasking bekannt. „Beim Multitasking werden mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Man wechselt dabei rasch zwischen einzelnen Tätigkeiten“ (BAuA, 2017, S. 5). Die Arbeitswissenschaft stuft Multitasking vor allem bei anspruchsvollen Aufgaben als psychische Belastung ein, da das dies zu einem erhöhten Stresserleben führt (Freude, & Ullsperger, 2010).
Wie entsteht eine hohe Aufgabenanforderung?
Bei einer hohen Aufgabenanforderung werden mehrere Aufgaben parallel bearbeitet oder schnell zwischen ihnen gewechselt (Schulte, Wittner & Kauffeld, in prep.). Durch die Zunahme von Informations- und Kommunikationstechnik wurde diese Entwicklung begünstigt. So sind viele Berufsgruppen durch eine Flut an Mails oder Anrufen zusätzlich belastet und die Bearbeitung verschiedener Aufgaben parallel ist in verschiedenen Arbeitsbereichen zum Normalfall geworden (Freude & Ullsperger, 2010).
Folgen hoher Aufgabenanforderung
Hohe Aufgabenanforderung ist mit einem schnellen Wechsel von Tätigkeiten verbunden. Dieses Umschalten erfordert höheren kognitiven Aufwand. So konnte gezeigt werden, dass sich die Bearbeitungszeit einer Aufgabe beim ständigen Wechsel der Tätigkeiten deutlich verlängert, da das menschliche Gehirn um 20 bis 40 Prozent weniger leistungsfähig ist, wenn gleichzeitig statt nacheinander gearbeitet wird (American Psychological Association, 2006). Vor allem bei Aufgaben, welche eine hohe Konzentration erfordern steigt die psychische Belastung (BAuA, 2017). Dies äußert sich in Zeitverlusten, einer geringeren Ergebnisqualität, sowie Fehlbeanspruchungen (Paridon, 2010; BAuA, Weißbecker-Klaus, 2014). Außerdem kann die erhöhte Informationsfülle zu einer höheren Gefahr für Unfälle beitragen. Dauerhaft hohe Aufgabenanforderung kann dazu führen, dass sich ein Gefühl von Überforderung einstellt. Einzelne Aufgaben werden nicht fertiggestellt und verursachen Stress. Dies gilt als primärer Risikofaktor für psychische und physische Erkrankungen (BAuA, 2017).
Skala zur Erfassung von Aufgabenanforderung
Mit dem Ressourcen-Anforderungs-Fragebogen (ReA) werden die Anforderungen und Ressourcen am Arbeitsplatz auf 18 Anforderungsskalen und 20 Ressourcenskalen erfasst. Dabei misst der ReA das subjektiv wahrgenommene Ausmaß der Aufgabenanforderungen am Arbeitsplatz. Dies geschieht über die Einschätzung auf 3 Items, bei denen angegeben wird, inwiefern diese Aussagen auf die Person zutrifft. DIe Itemformulierungen auf der Subskala Aufgabenanforderung lauten folgendermaßen:
Beispiel für hohe Arbeitsanforderungen
Frau S. arbeitet in der Verwaltung eines mittelständigen Unternehmens. Innerhalb der letzten zwei Jahre sind einige Umstrukturierungen angefallen und Abteilungen wurden zusammengelegt. Die üblichen Arbeitsanforderung sind täglich Bestellungen weiterzugeben, Rechnungen zu verbuchen und Dokumente zu archivieren. Seit Neuestem besitzt sie ein Arbeitstelefon und steht damit auch für kurzfristige Anfragen zur Verfügung. Zusätzlich muss Sie einige neue Organisationsaufgaben ihres Chefs übernehmen, da seine Assistenz krank ist. Im Alltag kommt es nun häufiger vor, dass viele Aufgaben gleichzeitig fertig werden müssen und parallel verlaufen. Zusätzlich kommen immer wieder Telefonanrufe rein, in denen Personen aufgrund der Abteilungszusammenlegung falsch verbunden sind, welche Sie regelmäßig aus dem Arbeitsalltag reißen. Sie fühlt sich zunehmend überfordert mit den Aufgaben und hat das Gefühl ihnen nicht mehr gerecht zu werden, obwohl sie regelmäßig länger bleibt und Pausen streicht.
Was kann man tun, um mit hoher Aufgabenanforderung umzugehen?
Eine hohe Aufgabenanforderung ist mit einem erhöhten Stresserleben und psychischen Belastung verbunden (BAuA, 2017; American Psychological Association, 2006). Dies kann sich auf Dauer auch durch eine Leistungsminderung sowohl auf physischer als auch psychischer Ebene äußern (Wendsche, & Lohmann-Haislah, 2018).
Pausen
Pausen können dabei helfen, erholt und leistungsfähig zu bleiben, die Gesundheit zu unterstützen und sich auf zukünftige Beanspruchungen vorzubereiten (BAuA, 2017). Des Weiteren wird eine Zunahme von Monotonie unterbrochen, psychische Sättigung wird gebremst, Stress kann abgebaut und die Wachsamkeit gesteigert werden (Wendsche, & Lohmann-Haislah, 2018). Dabei ist vor allem die Länge von Pausen entscheidend, denn der Erholungsgewinn sinkt mit zunehmender Länge von Pausen (Wendsche, Wegge, & Obst, 2012). Studien zeigen, dass häufige kurze Pausen am günstigsten sind (Wegge, Wendsche, Kleinbeck, U. & Przygodda, 2012). Diese sogenannten Mikropausen (ca. 1 Minute) können die Leistungsfähigkeit erhalten und das Wohlbefinden steigern (Tucker, 2003). Eine Möglichkeit zum Einbauen von Mikropausen in den Arbeitsalltag ist die Pomodoro- Technik. Um die Pausen auch maximal gewinnbringend zu gestalten, finden sich in der Checkliste hilfreiche Tipps.
Anleitung zur Methode:
Im Arbeitsalltag fällt es oft schwer neue Techniken auszuprobieren und zu einer Routine werden zulassen, weshalb es sich anbietet, dafür Gedankenstützen zu nutzen. Um neue Denk- und Verhaltensweisen zu etablieren, können unbewusste Lernprozesse durch Priming unterstützt werden. Dabei werden unbewusst Emotionen, Einstellungen und Handlungsweisen kurzzeitig aktiviert. Dies hilft bei der Veränderung von neuen Handlungsmustern, da im Gehirn noch keine Automatismen vorliegen. Eine Form von Priming stellen Erinnerungshilfen, wie Bilder dar (Krause & Storch, 2016).
Anleitung zur Methode:
Media:Postkarten-komprimiert.pdf
Aufgabenstrukturierung
Multitasking bedeutet, dass eine Person in einer begrenzten Zeit mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeitet. Die Arbeitswissenschaft stuft Multitasking vor allem bei anspruchsvollen Aufgaben als psychische Belastung ein, da das dies zu einem erhöhten Stresserleben führt (Freude, & Ullsperger, 2010). Außerdem ist das Gehirn durch den ständigen Wechsel von Tätigkeiten im Vergleich zur sequenziellen Abfolge von Tätigkeiten weniger leistungsfähig (American Psychological Association, 2006). Deshalb sollte man einen Plan haben, wie man mit neu reinkommenden Aufgaben am besten umgeht. Dafür gibt es verschiedene Methoden, die auch untereinander kombinierbar sind.
Die einfachste Methode ist eine einfache To-Do Liste. Neben der Möglichkeit der Strukturierung steigt durch das Festhalten auf einer Liste die Wahrscheinlichkeit der erfolgreichen Bearbeitung. Grund hierfür ist, dass durch das Anfertigen einer To-Do Liste die Aufgabe als angefangen wahrgenommen wird, was die Erinnerung und Motivation an die Aufgabe steigert (vgl. Kiebel, 2009). Darüber hinaus zeigen Personen, die sich morgens mental auf die Arbeit einstimmen ein höheres Engagement und eine höhere Zielaktivierung bei der Arbeit (Sonnentag et al., 2019).
Im Alltag fallen häufig viele Aufgaben gleichzeitig an. Um diese möglichst schnell nicht nur strukturieren zu können, sondern auch zu priorisieren, bietet sich die Eisenhower-Methode an. Mit Hilfe dieser Technik werden anstehende Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt. Das Ziel ist die Priorisierung und Unterscheidung der Aufgaben in wichtig und dringend. Es geht darum die richtigen Dinge zu erledigen und nicht lediglich Dinge richtig zu erledigen.
Anleitung zur Methode:
Templates zum Ausfüllen:
Media:Einfache ToDo-Liste.xlsx
Nach einer guten Priorisierung ist es jedoch auch entscheidend Aufgaben, welche zeitgleich anfallen und eine Absprache mit verschiedenen Beteiligten erfordern, nicht aus den Augen zu verlieren. Um einen besseren Überblick eines Prozesses geben zu können, kann man die Kanban-Methode nutzen. Kanban (japanisch kan = Signal, ban = Karte) ist die horizontale, japanische Version der klassischen To-Do-Liste. Vorteile sind, dass sich durch Kanban der Workflow besser planen, überwachen und steuern lässt. Daher ist der Nutzen des Kanban-Boards, Projektabläufe und Aufgaben zu strukturieren und veranschaulichen. Dazu nutzt man übersichtliche Spalten mit einzelnen Einträgen, die der Reihe nach abgearbeitet werden können. Die wissenschaftliche Erklärung für den Nutzen dieser Methode liegt darin, dass Prozesse auf einen Blick erfasst werden. Das liegt daran, dass unser Gehirn Bildhaftes 60.000 Mal schneller verarbeiten kann als Text. Zusätzlich können besser Prognosen für die Dauer von Arbeitsprozessen gegeben werden. Bis man eine durchschnittliche Durchlaufzeit von Prozessen ermitteln kann, braucht es jedoch Erfahrungswerte (Gravel, & Price, 1988; Burrows, 2015).
Anleitung zur Methode:
Praxishack: Probieren geht über Studieren!
Um sicher zu gehen, dass die Methoden nicht nur umgesetzt, sondern auch rückblickend reflektiert werden, kann eine Selbstverpflichtung hilfreich sein. Diese bietet Struktur und hilft beim Transfer in die Praxis.
Anleitung zur Methode:
Beispiel für den Umgang mit hoher Arbeitsanforderungen
Frau S. hat innerhalb der letzten vier Wochen alle Methoden einmal für sich ausprobiert. Trotz gleichbleibender Arbeitsanforderung empfindet sie nun weniger Stress im Alltag und probiert ihre Aufgaben besser zu strukturieren und Mikro-Pausen einzubauen. Sie hat gelernt, dass vor allem die Mikropausen wichtig sind für ihre Erholung. Sie nutzt die Pomodoro-Technik und stellt sich eine Erinnerung alle 30 Minuten ein. Diese gestaltet sie gemäß der Checkliste abwechslungsreich und bewusst. Die Erinnerungshilfen braucht sie aus diesem Grund nicht. Bezüglich der Aufgabenstrukturierung fängt sie morgens mit einer To-Do Liste an. Diese platziert sie direkt auf ihrem Schreibtisch, damit sie reinkommende Aufgaben direkt dort ergänzen kann. Um mit den regelmäßigen Anrufen umzugehen, hat sie sich die Abbildung der Eisenhower-Methode gut sichtbar in ihr Büro gehangen, um schneller zwischen wichtigen und dringlichen Aufgaben trennen zu können. Wichtige und dringende Aufgaben markiert sie sich immer mit einem Ausrufezeichen. So behält Sie den Überblick über Ihre Aufgaben.
