Ständige Verfügbarkeit - Was können Sie persönlich für sich tun?

Was ist ständige Verfügbarkeit?

Fallbeispiel Ständige Verfügbarkeit, © Präventa

Verfügbarkeit lässt sich beschreiben als ständige Erreichbarkeit der Mitarbeitenden außerhalb der regulären und vertraglich geregelten Arbeitszeit [1]. Hierbei findet oft eine Kontaktierung der Mitarbeitenden zu dienstlichen Themen statt, zum Beispiel telefonisch, über Instant-Messenger oder über E-Mail. Verfügbare Mitarbeitende zeichnen sich durch ständige Ansprechbarkeit und Reaktionsbereitschaft aus [2].

Ständige Verfügbarkeit geht über eine einmalige Kontaktaufnahme außerhalb der Arbeitszeit hinaus. Die Mitarbeitenden sind davon überzeugt, dass diese Verfügbarkeit von ihnen erwartet wird [2] Schauen Sie sich hierzu auch das Fallbeispiel rechts an.

Von ständiger Verfügbarkeit außerhalb der festgelegten Arbeitszeiten müssen Verfügbarkeiten abgegrenzt werden, die vertraglich festgelegt sind. So gibt es beispielsweise in der Großindustrie technische Mitarbeitende, die im Falle einer technischen Störung jederzeit erreichbar sein müssen. Diese Verantwortung wird hierbei zusätzlich vergütet [3].

Auch wenn in diesem Artikel die Verfügbarkeit gemeint ist, die nicht vertraglich vereinbart wurde und von dem Gefühl des "Erreichbar-sein-müssen" geprägt ist [1], können gesundheitliche Folgen in beiden Fällen auftreten. Sofern Sie sich durch die ständige Verfügbarkeit belastet fühlen, sollten Sie daher auch Lösungen überlegen und mit Ihrer Führungskraft ins Gespräch kommen, wenn die Verfügbarkeit vertraglich geregelt ist. Vielleicht gibt es Möglichkeiten, die Verfügbarkeit zu optimieren oder Sie können Ressourcen auf- oder ausbauen, die Ihnen bei dem Umgang mit der ständigen Verfügbarkeit helfen. Lassen Sie sich daher auch in diesem Fall von den folgenden Maßnahmen inspirieren.

Bevor wir im Folgenden Strategien zur Reduktion und zum besseren Umgang mit dem Thema ständige Verfügbarkeit vorstellen, wird zunächst aufgezeigt, warum dies Thema sowohl für Sie als auch für Ihre Organisation so wichtig ist.

Warum ist es wichtig auf Verfügbarkeit zu achten?

Folgen von Verfügbarkeit

Folgen von Verfügbarkeit, in Anlehnung an [4,5,6,7,8]

Die negativen Folgen einer ständigen Verfügbarkeit sind vielfältig – die Abbildung rechts gibt Ihnen einen Überblick über Forschungsbefunde. Wichtig ist zudem, dass negative Folgen unabhängig davon auftreten, ob aus der Erreichbarkeit tatsächlich Arbeit entsteht oder nicht. Allein die Verfügbarkeit bzw. das Gefühl für arbeitsbezogene Belange in der Freizeit verfügbar sein zu müssen kann die Gesundheit und das Wohlbefinden beeinträchtigen [5].

Mögliche Ursachen von Verfügbarkeit

Welche Ursachen gibt es für ständige Verfügbarkeit? Häufig ist es ein Wechselspiel zwischen unterschiedlichen Aspekten – aber grob können die folgenden 4 Ursachen unterschieden werden:

1. Eine mögliche Ursache für die Entstehung von ständiger Verfügbarkeit können vermutete oder wahrgenommene Erwartungen anderer gegenüber den Mitarbeitenden sein. Erwartungen können zum Beispiel von der Führungskraft oder von Kollegen/innen ausgehen. Die Mitarbeitenden sind motiviert, diese Erwartungen zu erfüllen. Dadurch kommt es zu einem entsprechenden Verhalten, welches sich in ständiger Ansprechbarkeit und Reaktionsbereitschaft widerspiegelt [9].
2. Eine weitere Ursache kann die Einstellung der Mitarbeitenden selbst sein. So können Mitarbeitende besonders motiviert sein, Spaß an der Arbeit zu haben oder Anerkennung für ihre Arbeit zu bekommen [10]. Auch eine hohe Identifikation mit der Arbeit kann eine Rolle dabei spielen, ob Mitarbeitende ständig erreichbar sind [11].
3. Auch der Einsatz und die Weiterentwicklung von Kommunikationstechnologien, wie Internet, Smartphones und Laptops, sind entscheidend für die Entstehung von ständiger Verfügbarkeit, weil diese die mobile Erreichbarkeit der Mitarbeitenden erst ermöglichen [2].
4. Zudem spielt die aktuelle Entwicklung zu mehr Homeoffice eine große Rolle: Ausgelöst durch die Corona-Pandemie haben bereits viele Unternehmen Ihre Einstellung zu bzw. Ihren Umgang mit Homeoffice geändert. Zudem wird erwartet, dass auch zukünftig – unabhängig von Corona – Homeoffice zunehmend genutzt wird. Neben zahlreichen Vorteilen für Organisationen und auch Mitarbeitende, geht diese Entwicklung aber auch mit Gefahren einher. Eine dieser Gefahren ist eine mögliche weitere Entgrenzung von Arbeits- und Privatleben. Dies wiederum kann das Gefühl, erreichbar sein zu müssen, oder auch die tatsächliche Erwartung an ständige Verfügbarkeit verstärken.

Überlegen Sie kurz: Welche Ursache könnte bei Ihnen persönlich eine Rolle spielen? Behalten Sie dies bei der Bearbeitung des folgenden Abschnitts zu Maßnahmen im Hinterkopf und überlegen Sie jeweils, was am besten zu Ihnen und Ihrer Situation passt.

Was kann gegen ständige Verfügbarkeit gemacht werden?

Von der Reflexion zur Maßnahme

Die folgende Abbildung gibt Ihnen einen Überblick über mögliche Ansatzpunkte und Maßnahmen. Starten Sie in jedem Fall mit der Reflexion. Arbeiten Sie anschließend gern alle Punkte nacheinander ab oder springen Sie zu dem Ansatz, der für Sie am besten passt.

Überblick, © Präventa

Reflexion

Reflexion der eigenen Verfügbarkeit

Starten Sie zunächst mit der Reflexion, um sich einen Überblick darüber zu verschaffen, wie oft Sie verfügbar sind, warum Sie meinen verfügbar sein zu müssen und wie es Ihnen damit geht. Nutzen Sie dafür das Handout links.

Mithilfe der Reflexion können Sie im nächsten Schritt geeignete Maßnahmen auswählen und umsetzen.

Sofortmaßnahmen

Checkliste Sofortmaßnahmen

Durch mobile Technologien und neue Kommunikationsmittel können Mitarbeitende räumlich und zeitlich flexibel arbeiten, zum Beispiel mithilfe des Smartphones von zu Hause oder unterwegs. Diese flexible Arbeitsgestaltung bietet Mitarbeitenden sowohl Chancen, schafft aber auch Risiken [2]. Ein Risiko, das mit neuen Kommunikationstechnologien einhergeht, ist die ständige Verfügbarkeit. Die neuen Kommunikationstechnologien fördern die Erwartungen der Mitarbeitenden, auch außerhalb der regulären Arbeitszeit beruflich erreichbar sein zu müssen [2]. Passend zu dieser Argumentation geht mit mobilen Kommunikationstechnologien ein höherer Arbeitsumfang und längere Arbeitszeiten einher, das heißt, es wird mehr und länger gearbeitet [12].

Mithilfe der unten aufgeführten Sofortmaßnahmen kann die eigene Verfügbarkeit für berufliche Belange außerhalb der Arbeitszeit selbstbestimmt reguliert werden. Dies geschieht unter anderem, indem die mobilen Technologien als Kommunikationsmittel bewusst eingesetzt und ausgeschaltet werden. Eine Checkliste kann helfen, die Selbstreflexion anzuregen und erste Gegenmaßnahmen einzuleiten. Zum Ausfüllen drucken Sie sich die Checkliste am besten aus.

Ein Schritt, der das Vollziehen der Sofortmaßnahmen erleichtert, ist, sich zunächst zu hinterfragen, warum man bspw. den Wunsch hat, erreichbar zu sein, oder worum man sich Sorgen macht, was schief gehen könnte oder was man verpassen könnte, falls man nicht außerhalb der Arbeitszeiten ständig verfügbar ist. Sehen Sie hierzu auch nochmal in die Notizen zu Ihrer Reflexion und überlegen Sie dann: Welche Sorgen und Ängste sind unbegründet (bspw. „meine Kollegen schaffen das auch ohne mich“, „die Fragen können auch bis morgen warten“)? Für welche können Sie eine Lösung finden (bspw. mobil erreichbar sein, aber nur für Notfälle: das muss allerdings gut abgestimmt sein; falls jemand anruft und es sich nicht um einen Notfall handelt: dann KEINE Antwort geben und auf den regulären Arbeitsbeginn verweisen)?

• Klären Sie Erwartungen: In Ihrem Reflexionsbogen haben Sie festgehalten, wer von Ihnen erwartet, dass Sie ständig verfügbar sind. Ist das wirklich so? Wurden diese Erwartungen explizit ausgesprochen?

1. Falls Sie sich nicht sicher sind, suchen Sie das Gespräch mit der betreffenden Person und klären Sie die Erwartungen bzw. Regelungen bezüglich ständiger Verfügbarkeit während Ihrer Freizeit. Sollte von Ihnen erwartet werden, auch in Ihrer Freizeit verfügbar zu sein, versuchen Sie eine gemeinsame Vereinbarung zu treffen, die für beide Seiten vertretbar ist. (und siehe nächster Punkt)
2. Wird von Ihnen explizit erwartet, unabhängig von den regulären Arbeitszeiten erreichbar zu sein, kommunizieren Sie Ihrem Gegenüber, wie belastend dieser Umstand für Sie ist. Schlagen Sie Lösungen vor und versuchen Sie gemeinsam eine Lösung zu finden (bspw. zwei freie Abende in der Woche).

• abschalten wörtlich nehmen: Informieren Sie Kollegen, Führungskräfte und ggf. weitere Personen darüber, wann Sie für Belange an der Arbeit zur Verfügung stehen. Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie per Mail oder am Handy erreichbar sind. Schalten Sie außerhalb dieser Zeiten Ihr Diensthandy aus oder schauen Sie nicht in Ihr E-Mail-Postfach, das Ihre Arbeit betrifft, um so außerhalb Ihrer Arbeitszeiten richtig abschalten zu können.
• feste Abwesenheitstermine: Geben Sie diese Zeiten nicht nur an entsprechende Personen weiter, sondern richten Sie dafür bspw. auch einen Anrufbeantworter ein, auf den Sie die Zeiten, zu denen Sie verfügbar sind, einsprechen, oder stellen Sie automatische Antworten auf eingegangene E-Mails ein, dass Sie momentan nicht verfügbar sind und fügen Sie die entsprechenden „Sprechzeiten“ der Nachricht an.
• Absprachen treffen: Treffen Sie mit Ihrer Führungskraft und ggf. anderen Mitarbeitenden genaue Absprachen, in welcher Form Sie außerhalb der Arbeitszeit erreichbar wären, auf welche Situationen sich diese Verfügbarkeit beschränkt (bspw. NUR Notfälle) und ob Sie dann, beim Erhalten einer Nachricht, auch direkt dazu verpflichtet sind, zu antworten oder zu arbeiten. Eine solche Absprache könnte folgendermaßen aussehen: Anrufe außerhalb der Arbeitszeit sind nicht ok, WhatsApp, SMS oder E-Mails hingegen schon. Allerdings entscheiden Sie dann selber, ob und wann Sie diese Nachricht lesen und sich ggf. melden.
• bewusst arbeiten: Auch spontanes Arbeiten ist Arbeitszeit. Das bedeutet, dass Sie einen bewussten Start der Arbeit wählen sollten und im gleichen Zug im besten Fall auch direkt das Ende planen sollten. Versuchen Sie, diese Zeit wieder auszugleichen. Achten Sie aber darauf, dass dies mit der Führungskraft bzw. Ihrer Organisation abgeklärt sein muss. Dabei könnte sich evtl. sogar herausstellen, dass gar nicht gewollt ist bzw. erwartet wird, dass man außerhalb der regulären Arbeitszeit arbeitet.

Sollten diese Maßnahmen für Sie nicht umsetzbar sein oder sie reichen nicht aus, um die in der Reflexion festgehaltenen Ziele zu erreichen, dann suchen Sie das Gespräch mit Ihrer Führungskraft und überlegen Sie gemeinsam, welche Lösungen es noch geben kann. In jedem Fall ist es für Ihre Gesundheit und Ihr (psychisches) Wohlbefinden von großer Relevanz, dass Sie ständiger Verfügbarkeit ein Ende setzen oder auf ein solches Level herunterfahren, dass es für Sie verträglich und nicht gesundheitsschadend ist. [13,14,15]

Entspannungs- und Achtsamkeitsübungen

Unternehmen und Führungskräfte sind in der Pflicht, Maßnahmen gegen Verfügbarkeit außerhalb der Arbeitszeit zu ergreifen [6]. Darüber hinaus sind aber auch die Mitarbeitenden selbst verantwortlich für die eigene Gesundheit und das eigene Wohlbefinden zu sorgen. Mitarbeitende können den negativen Folgen (z. B. Erschöpfung, Nacken- und Rückenschmerzen) von ständiger Verfügbarkeit und den damit einhergehenden Belastungen durch Entspannungs- und Achtsamkeitsübungen entgegenwirken [16]. Es gibt eine ganze Reihe von Entspannungstechniken, die auf Arbeit oder in der Freizeit zu mehr Erholung beitragen können. Von speziellen Atemtechniken über Progressive Muskelentspannung und Autogenem Training bis zur Achtsamkeit ist alles dabei. Lesen Sie hier mehr zu den einzelnen Entspannungstechniken sowie hier mehr zum Thema Achtsamkeit.

ABC-Modell

Manchmal erfordert es der Job, auch außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar zu sein. Dabei ist es wichtig, sich davon nicht negativ beeinflussen zu lassen. Dies kann man durch Gedankentraining erreichen: man kann Gefühle, die man in einer bestimmten Situation empfindet, umwandeln, indem man die Gedanken, die einem dabei kommen, verändert. Diese Methode greift das ABC-Modell auf. Grundlage des Modells sind die drei Komponenten (1) die auslösenden Umstände, (2) der bewertende Gedanke und das darauffolgende (3) Gefühl. Letzteres kann durch einen veränderten Gedanken (2) beeinflusst werden, was Sie mit gezieltem Gedankentraining üben können. Mehr Informationen zur Methode und dem Vorgehen finden Sie hier.

SMART-Ziele

Eine andere Möglichkeit, Ihre Einstellung gegenüber Verfügbarkeit zu ändern, ist, sich Ziele zu setzen wie bspw. das Handy auszumachen oder sich gezielt Zeit für sich zu nehmen. Dazu bietet sich die SMART-Methode an: eine spezielle Methode zur Zielerreichung. SMART steht für Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert – das sind die Prinzipien, nach denen Sie Ihre Ziele optimalerweise aufstellen sollen, denn es hat sich in Studien gezeigt, dass die Zielerreichung stark damit zusammenhängt, wie man seine Ziele formuliert. Um einen näheren Einblick in diese Methode zu bekommen und eine detailliertere Anleitung zu bekommen, klicken Sie auf diesen Link.
Nutzen Sie am besten Ihre Notizen aus der Reflexion: Was möchten Sie ändern? Versuchen Sie dies nun in ein smartes Ziel zu übersetzen und danach zu handeln. Reflektieren Sie regelmäßig Ihren Erfolg und ergänzen Sie ggf. das Ziel.

Fallbeispiel Tom

Wie können die vorgestellten Maßnahmen konkret helfen? Schauen Sie sich dafür abschließend noch einmal das Fallbeispiel an.

Fallbeispiel Ständige Verfügbarkeit, © Präventa

Quellen

[1] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2021). Ressourcen und Anforderungen (ReA) in der Arbeitswelt: Entwicklung und erste Validierung eines Fragebogens. Gruppe. Interaktion. Organisation. Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie (GIO), 52, 405-415.
[2] Bergman, A., & Gardiner, J. (2007). Employee availability for work and family: three Swedish case studies. Employee Relations, 29, 400–414.
[3] Fietze, S., Keller, M., Friedrich, N., & Dettmers, J. (2014). Rufbereitschaft und das Projekt „Flexibilität und Verfügbarkeit durch Arbeit auf Abruf “(RUF). In S. Fietze (Hrsg.), Rufbereitschaft: Wenn die Arbeit in der Freizeit ruft (S. 1-5). München, Mering, Germany: Rainer Hampp Verlag.
[4] Arlinghaus, A., & Nachreiner, F. (2013). When work calls - Associations between being contacted outside of regular working hours for work-related matters and health. Chronobiology International, 30, 1197-1202.
[5] Bamberg, E., Dettmers, J., Funck, H., Krähe, B., & Vahle-Hinz, T. (2012). Effects of on-call work on well-being: Results of a daily survey. Applied Psychology: Health and Well-Being, 4, 299-320.
[6] Hassler, M., Rau, R.,Hupfeld, J., Paridon, H., & Schuchart, U. (2016). iga.Report23: Auswirkungen von ständiger Erreichbarkeit und Präventionsmöglichkeiten. Verfügbar unter: http://www.iga-info.de/fileadmin/redakteur/Veroeffentlichungen/iga_Reporte/Dokumente/iga-Report_23_Teil2_Auswirkungen_staendiger_Erreichbarkeit.pdf
[7] Sonnentag, S., & Fritz, C. (2007). The Recovery Experience Questionnaire: Development and validation of a measure for assessing recuperation and unwinding from work. Journal of Occupational Health Psychology, 12, 204-221.
[8] Sonnentag, S., & Schiffner, C. (2019). Psychological detachment from work during nonwork time and employee well-being: The role of leader's detachment. Spanish Journal of Psychology, 22. doi:10.1017/sjp.2019.2
[9] Ajzen, I. (1985). From intentions to actions: A theory of planned behavior. Berlin, Germany: Springer.
[10] Ohly, S., & Latour, A. (2014). Work-related smartphone use and well-being in the evening. Journal of Personnel Psychology, 13, 174-183.
[11] Matthews, R. A., & Barnes-Farrell, J. L. (2010). Development and initial evaluation of an enhanced measure of boundary flexibility for the work and family domains. Journal of Occupational Health Psychology, 15, 330-346.
[12] Towers, I., Duxbury, L., Higgins, C., & Thomas, J. (2006). Time thieves and space invaders: technology, work and the organization. Journal of Organizational Change Management, 19, 593–618.
[13] Bucher, E., Fieseler, C. & Suphan, A. (2012). The stress potential of social media in the workplace. Information Communication and Society, 16, 1639-1667. doi:10.1080/1369118X.2012.710245
[14] Sadler, K., Robertson, T. & Kan, M. (2006). „It´s always There, It´s always On“: Australian Freelancer´s Management of Availability Using Mobile Technologies.
[15] Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (2020). Orts- und zeitflexibel arbeiten: Freiräume nutzen, Überlastung vermeiden. Bönen, Germany: Kettler.
[16] Queckenstedt, T. (2017). Achtsamkeit im Unternehmenskontext. In B. Spieß & N. Fabisch (Hrsg.), CSR und neue Arbeitswelten (S. 303-318). Berlin, Germany: Springer Gabler.

Bildquellen
© Präventa aufbauend auf Helena Brink und Anna-Lea Brümmer, Verfügbarkeit - Was könnnen Sie persönlich für sich tun?, Seminar Arbeit & Gesundheit 2019/2020