Hinweise für Führungskräfte

Themenübersicht

Einleitung: kurzer Überblick, was sich hier auf der Seite findet – vielleicht als Tabelle: 1. Spalte: Titel des Abschnitts und den verlinken 2. Spalte: Ziel: Was findet ich da (Stichpunkte oder max. 2-3 Sätze)

Kategorie	Abschnitt	Inhalt
Ablauf der Fragebogenerhebung und Umgang mit Teamergebnissen	Welche Fragebögen gibt es bei Präventa?	[Beschreibung]
	Wie kann ich die Fragebogenlinks versenden?	[Beschreibung]
	Wie kann ich die Teamergebnisse einsehen und sichern?	[Beschreibung]
	Wie kann ich die Ergebnisgrafik verstehen?	[Beschreibung]
	Wie melde die Ergebnisse an mein Team zurück?	[Beschreibung]
Ablauf der Fragebogenerhebung und Umgang mit Teamergebnissen	Wie führe ich ein gutes Mitarbeitendengespräch durch?	[Beschreibung]
	Wie führe ich einen guten Workshop durch?	[Beschreibung]

Informationen zu Präventa: Ablauf der Erhebung und Umgang mit den Teamergebnissen

Ablauf der Erhebung, © Präventa

Ablauf der Erhebung

Die fünf Fragebögen

Präventa hat zum Ziel die Gesundheit von Arbeitnehmenden zu stärken. Anforderungen sind Merkmale der Arbeit, die Sie stressen oder herausfordern. Ressourcen hingegen helfen Ihnen mit Belastungen besser umzugehen. Im Rahmen von Präventa werden 5 verschiedene Fragebögen erhoben. Um den Ablauf zu verstehen, beachten Sie bitte auch die Abbildung auf der rechten Seite.
Der erste Fragebogen dient der Ermittlung von Rahmenbedingungen in den jeweiligen Teams und individueller Merkmale der Mitarbeitenden. Diese Informationen sind wichtig, um die späteren Ergebnisse richtig einordnen zu können.
Der zweite Fragebogen ermittelt die jeweiligen Ressourcen und Anforderungen der Mitarbeitenden. Sie dienen als wichtiger Ansatzpunkt für die Stärkung der Gesundheit. Direkt im Anschluss erhalten die Mitarbeitenden Ihre individuelle Rückmeldung mit der Weiterleitung zu disem Präventa-Wiki, wo sie Tipps zur Stärkung Ihrer Gesundheit und Ihres Wohlbefinden erhalten.
Den dritte Fragebogen erhalten die Mitarbeitenden auch wie die anderen beiden Fragbögen in der ersten Woche. Hier sollen die Mitarbeitenden eine Auskunft zu ihrem ersten Eindruck des Wikis geben, sowie angeben was sie bezüglich der Maßnahmen geplant haben.
Der vierte Fragebogen ist optional. Er befragt die Mitarbeitenden einmal wöchentlich zu den bisher umgesetzten Maßnahmen.
Bei dem fünfte Fragebogen werden Ressourcen und Anforderungen erneut erhoben, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überprüfen. Zudem werden weitere Rahmenbedingungen erfasst.

Hat eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitenden (jeweils von der teilnehmenden Organisation festgelegt) den 2. Fragebogen ausgefüllt, können die Antworten auch auf Teamebene ausgewertet werden. Die Führungskraft erhält dann die Teamergebnisse (in der Abbildung rechts blau). Anschließend kann begonnen werden Maßnahmen für das Team umzusetzen.

Versendung der Fragebogenlinks über den Login-Bereich für Führungskräfte

Vorlagen Mailtexte

Zugang zu den Fragebogenlinks und den Teamergebnissen erhalten Sie über den Login-Bereich für die Führungskräfte. Je nach Organisation übernehmen Sie oder eine verantwortliche Person (aus Ihrer Organisation oder vom Präventa-Team) die Versendung der Fragebogenlinks. Sollten Sie unsicher sein, ob Sie für die Versendung zuständig sind, wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Ansprechpartner in der Organisation. Im folgenden wird Ihnen erläutert wie Sie den Login-Bereich nutzen können. Sollten Sie die Fragebogenlinks nicht selbst verschicken, springen Sie direkt zum Abschnitt Teamergebnisse anzeigen und sichern.

In dem Login-Bereich werden Ihnen nach und nach die Links für den entsprechenden Fragebogen freigeschaltet. Wann ein Fragebogen freigeschaltet wird, hängt von verschiedenen Bedingungen ab, die Ihnen im folgenden erläutert werden:

• 1. Fragebogen: Freischaltung von Beginn an
• 2. Fragebogen: Vier Tage nach Ihrem ersten Login
• 3. Fragebogen: Sobald 80% der Teammitglieder den 2. Fragebogen bearbeitet haben, aber spätestens vier Tage nach Ihrem Login, wo Sie den 2. Fragebogenlink sehen konnten
• 4. Fragebogen: Vier Tage nach Ihrem Login, wo Sie den 3. Fragebogenlink sehen konnten
• 5. Fragebogen: Sechs Wochen nach Ihrem Login, wo Sie den 3. Fragebogenlink sehen konnten

Sobald Sie den nächsten Fragebogen versenden können, wird er in dem Login-Bereich freigeschaltet. In der Abbildung rechts sehen Sie ein Beispiel wie das z. B. für den ersten Fragebogen aussieht. Zu jedem Link gibt es zwei vorbereitete Mailvorlagen, die die wichtigsten Infos enthält - einmal in Du- und einmal in Sie-Form. Zur Verwendung der Vorlagen klicken Sie einmal auf den blauen Knopf, damit legen Sie eine Kopie des Mailtextes in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie in ihrem Mailprogramm eine neue Mail anfangen und mit STRG+V den Text in die Mail kopieren. Denken Sie daran noch den Fragebogenlink in den Mailtext einzufügen!

Teamergebnisse anzeigen und sichern

Anzeigen der Teamergebnisse

Wie bereits beschrieben werden Ihnen die Teamergebnisse angezeigt, wenn die von Ihrer Organisation festgelegte Mindestanzahl der Teilnehmenden erreicht ist. Sobald die Teamergebnisse für Sie freigeschaltet werden, sehen Sie im Login-Bereich im Abschnitt zu dem 2. Fragebogen einen grünen Knopf (siehe Abbildung rechts). Wenn Sie auf den grünen Knopf klicken, werden Sie zu den Teamergebnissen weitergeleitet.

Im Folgenden finden Sie Hinweise zur Speicherung und weiteren Verwendung Ihrer Team-Ergebnisse. Warum ist dies wichtig? Die Ergebnisanzeige online aktualisiert sich laufend – sobald noch jemand teilnimmt, ändern sich somit die Ergebnisse. Wenn also eine Person zweimal den Fragebogen ausfüllt (z. B. weil manche Mitarbeitende die Umfrage später noch einmal ausfüllen), werden die Teamergebnisse beide Male aktualisiert. Der Teamdurchschnitt wird damit also verfälscht. Es ist deshalb wichtig, die Teamergebnisse frühzeitig lokal abzuspeichern, wenn Sie damit weiterarbeiten möchten.

Sie haben dafür zwei Möglichkeiten, die Ihnen in dem nachfolgenden Handout erläutert werden. Für die zweite Variante benötigen Sie zusätzlich die Word-Vorlage "Teamergebnisse".

• 

  Anleitung zum Speichern der Teamergebnisse

• 

  Word-Vorlage "Teamergebnisse"

Interpretation der Ergebnisse

Erläuterung von Mittelwerten und Standardabweichung

Beispielgrafik 1: Erläuterung von Mittelwert und Standardabweichung, © Präventa

Die Farben der Balken geben an, zu welcher Oberkategorie die jeweilige Anforderung bzw. Ressource gehört (vergleiche Legende). Die dicken farbigen Balken geben den Mittelwert an, der für jede Anforderung/ Ressource über alle Personen hinweg gebildet wurde. So liegt der Mittelwert der Subskala „Aufgabenanforderung“ in der Beispielgrafik etwa bei 5 („trifft überwiegend zu“). Das bedeutet, dass über alle Befragten Ihres Teams hinweg der Durchschnitt der Antworten 5 beträgt. Es kann auch vorkommen, dass bei einer Anforderung oder bei einer Ressource kein farbiger Balken angezeigt wird. Das bedeutet, dass bei der dazugehörigen Anforderung bzw. Ressource keine Angaben gemacht wurden oder die Mitarbeitenden angegeben haben, dass das auf ihren Arbeitsplatz nicht zutrifft. Beachten Sie, dass ein hoher Mittelwert einer Anforderung oder Ressource nicht zwingend bedeutet, dass alle Teammitglieder diese als stark ausgeprägt wahrnehmen. Es kann große individuelle Unterschiede zwischen den Teammitgliedern geben. Dies können Sie an den schmaleren schwarzen Balken - der Standardabweichung - ablesen. Die Standardabweichung entspricht dabei der halben Länge eines Balkens (siehe in der Beispielgrafik 1 den rot markierten Abschnitt des Balkens bei Zeitdruck). Die Standardabweichung gibt an, wie stark sich die einzelnen Antworten bei einer Subskala voneinander unterscheiden. Ist der schwarze Balken lang, ist die Standardabweichung eher groß und die Antworten innerhalb des Teams unterscheiden sich stark (siehe Beispielgrafik Zeitdruck). Ist der schwarze Balken kurz, ist die Standardabweichung eher klein und die Antworten ähneln sich mehr (siehe Beispielgrafik Partizipation). Standardabweichungen über 1 sollten immer genauer betrachtet werden. Siehe zum Beispiel Zeitdruck – hier ist die Standardabweichung 1,5.

Interpretation einer Ergebnisgrafik anhand eines Beispiels

Beispielgrafik 2: Beispiel Teamergebnisse, © Präventa

Schauen Sie sich nun die Beispielgrafik 2 auf der rechten Seite an. Was fällt Ihnen an der Abbildung auf? Welche Balken sind Ihrer Meinung nach auffällig? Nehmen Sie sich ruhig einen Augenblick Zeit um darüber nachzudenken bevor Sie weiterlesen.

Auffällige Mittelwerte
Als erstes blicken wir auf die auffälligen Mittelwerte. Zeitdruck ist bei den Anforderungen mit einem Mittelwert von 4,05 am höchsten ausgeprägt. Aber auch die Anforderungen Leistungsdruck mit einem Mittelwert von 3,5 und Ständige Verfügbarkeit mit einem Mittelwert von 3,25 sind auffällig im Vergleich zu den anderen Skalen. Bei den Ressourcen sind die mittleren Ausprägungen von Arbeitsplatzsicherheit (Mittelwert = 2,0), Finanzielle Absicherung (Mittelwert = 2,29) und Rollenklarheit (Mittelwert = 2,44) auffällig.

Auffällige Standardabweichungen
Nachdem Sie sich die mittlere Ausprägung der Skalen angeschaut haben, blicken Sie jetzt bitte nochmal auf die Abweichung. Was würden Sie sagen, welche Anforderungen und Ressourcen zeigen in der Beispielabbildung 2 eine besonders große Abweichung? Bei den Anforderungen haben die Skalen Leistungsdruck (Abweichung = 2,06), Zeitdruck (Abweichung = 2,03) und Ständige Verfügbarkeit (Abweichung = 1,98) die größten Werte. Bei den Ressourcen gibt es sehr viele Skalen, die eine Standardabweichung um die zwei haben. Die Ressourcen mit den größten Abweichungen sind Lernmöglichkeit (Abweichung = 2,17), Unterstützung durch die Führungskraft (Abweichung = 2,12) und Teamatmosphäre (Abweichung = 2,09). Aber auch die Ressourcen Wissensmanagement & -transfer, Private Unterstützung, Unterstützung durch Kollegen und Vielfältigkeit der Arbeit zeigen sehr große Abweichungen.

Fazit
Für die Beispielgrafik 2 lässt sich zusammengefasst folgendes sagen: Zeitdruck, Leistungsdruck und Ständige Verfügbarkeit haben sowohl bei den Mittelwerten als auch bei den Abweichungen die auffälligsten Werte bei den Anforderungen. Da Zeitdruck und Leistungsdruck sowohl bei den Mittelwerten als auch den Abweichungen die ersten beiden Plätze belegen, könnte man hier mit den beiden beginnen. Bei den Ressourcen ist die Lage hingegen nicht so eindeutig. Arbeitsplatzsicherheit, Finanzielle Absicherung und Rollenklarheit haben die geringsten Mittelwerte, die Abweichungen hingegen sind im Vergleich zu anderen Skalen eher unauffällig. Die auffälligsten Abweichungen haben Lernmöglichkeit, Unterstützung durch die Führungskraft und Teamatmosphäre. Hier sind jedoch die Mittelwerte eher unauffällig. In diesem Fall würde man jetzt eher mit den Skalen mit niedrigem Mittelwert beginnen: Arbeitsplatzsicherheit, Finanzielle Absicherung und Rollenklarheit. Hier könnte man jetzt noch darauf eingehen eine gute Mischung aus niedrigem M und hohem Sd zu finden - geht vllt aber auch zu weit.. Was denkst du, Eva?

Ihr Fazit wäre anders als unseres hier im Beispiel? Das kann sinnvoll sein – Sie kennen Ihr Team und die Gegebenheiten besser – vertrauen Sie also auf Ihr Gefühl! Mithilfe des Inhaltsverzeichnises können sie selbst wählen und eigene Schwerpunkte setzen.

Teamergebnisse zurückmelden an das Team

Die Rückmeldung der Teamergebnisse ist sehr wichtig. Wenn eine Umfrage stattfindet, sind Mitarbeitende gespannt, was aus der Umfrage wird. Die Rückmeldung der Ergebnisse erfüllt dabei zwei Funktionen: 1) Sehen die Mitarbeitenden dadurch, dass Ihre Antworten nicht "im Sande verlaufen", sondern dass sie wahrgenommen werden und 2) ist die Ergebnisrückmeldung der erste Schritt zu Maßnahmenumsetzung auf Teamebene, sodass die Dinge sich verändern können. Für eine optimale Gestaltung der Ergebnisrückmeldung werden Ihnen verschiedene Dokumente zur Verfügung gestellt:
1) Ein Ablaufplan für die Teambesprechung: Dieser zeigt Ihnen wie die Ergebnisrückmeldung in Ihrem Team ablaufen könnte und was sie dafür benötigen. Der Plan ist auf 2 Stunden ausgelegt.
2) Vorlage zur Vorbereitung der Ergebnisrückmeldung: Dieses Dokument enthält nützliche Informationen, die Ihnen dabei helfen die Ergebnisgrafik Ihren Mitarbeitenden zu erläutern. Zudem können Sie hier eintragen welche Ressourcen und Anforderungen schon besonders gut ausgeprägt sind und an welchen Sie noch arbeiten können. Damit sind Sie gut auf die Ergebnisrückmeldung vorbereitet.
3) Handouts zu Ressourcen und Anforderungen: Eventuell haben die Mitarbeitenden bei der Ergebnisrückmeldung nochmal Nachfragen, was unter den einzelnen Ressourcen oder Anforderungen zu verstehen ist. Mit diesen beiden Handouts sind Sie gut auf die Fragen vorbereitet.
4) Maßnahmenplan: Mit dem Maßnahmenplan können Sie die Maßnahmen, die Sie in der Besprechung mit Ihrem Team entwickeln, festhalten und genau definieren. Du hattest noch die Idee, dass es einen Maßnahmenplan für die FK gibt, wo sie auch den verlauf eintragen kann. Der Maßnahmenplan ist ein bisschen anders - passt das trotzdem?

• 

  Ablaufplan für die Ergebnisrückmeldung

• 

  Vorbereitung der Ergebnisrückmeldung im Team

• 

  Handout mit Definitionen der einzelnen Anforderungen

• 

  Handout mit Definitionen der einzelnen Ressourcen

• 

  Maßnahmenplan

Eventuell kann es bei der Vorbereitung der Ergebnisrückmeldung helfen sich mit jemandem aus dem BGM oder dem HR abzusprechen (z.B. wenn Sie unsicher sind wie Sie kritische Ausprägungen ansprechen sollen). Wenn Sie sich von den Ergebnissen sehr betroffen fühlen oder Sie sich die Rückmeldung (noch) nicht zutrauen, kann es auch helfen eine außenstehende Person als Moderator einzuladen (z. B. aus dem BGM, dem HR oder auch einen externen Dienstleister).

Generelle Informationen für Führungskräfte: Durchführung von Mitarbeitendengesprächen und Workshops

Mitarbeitendengespräche

aus Aufgabenanforderung Verhältnis zu Mitarbeitendengesprächen 1:1 übernommen, wurde also bereits gefeedbackt. Passt das so, wenn ich ds hier dann einfach übernehme? (habe ich bereits entsprechend deiner Anmerkungen aus Aufgabenanforderung angepasst)

Ablaufstrategie für ein Mitarbeitergespräch. Angelehnt an [4]

Mitarbeitendengespräche gehören zu den wichtigsten Führungsinstrumenten in einer Organisation und haben immer einen bestimmten Sachinhalt sowie eine Zielsetzung [12]. Im Gespräch können Sie die Bedürfnisse und Motive Ihrer Mitarbeitenden erfragen [13] und die Zusammenarbeit mit Ihren Beschäftigten folglich nachhaltiger gestalten. Das Ziel dieser Gespräche liegt nämlich darin, Motivatoren (z.B. Aufgabenanforderungen zu verdeutlichen und mögliche demotivierende Arbeitsmerkmale (z.B. Zeitdruck oder häufige Geschäftsreisen) zu vermindern, um der Entstehung von Belastungen vorzubeugen oder Mitarbeitende bei der Bewältigung derselben bestmöglich unterstützen zu können.

Und ganz wichtig: Denken Sie nicht nur an das jährliche Mitarbeitendengespräch – dieses ist natürlich auch wichtig. Aber darüber hinaus sind insbesondere regelmäßige Gespräche zu spezifischen und aktuellen Themen wichtig. Eine Ihre Hauptaufgaben als Führungskraft ist Kommunikation! Nutzen Sie das folgende Schema und die Tipps als auch für diese regelmäßigen Gespräche.

Das Ablaufschema Situation - Verhalten - Strategie - Verbesserung kann als Basis für ein Mitarbeitendengespräch dienen bei dem Lösungen zur Bewältigung von Arbeitsunterbrechungen und Multitasking entwickelt werden.

Fragen Sie in einem ersten Schritt nach konkreten Situationen , in denen Multitasking häufig auftritt. Vertiefen Sie dann Ihre Fragen, indem Sie sich auf das konkrete Verhalten konzentrieren: Was hat die Person genau getan, um eine solche Situation zu verbessern? Fragen Sie im gleichen Zug danach, was weniger empfehlenswert empfunden wurde. Danach lassen Sie sich eine Strategie von Ihrem Gegenüber ableiten: Welche Strategie kann aufgrund der Erfahrungen weiterempfohlen werden? Im letzten Schritt gehen Sie auf mögliche Verbesserungen ein. Fordern Sie die Person auf, sich nochmal in eine bestimmte Unterbrechungssituation hineinzuversetzen. Sammeln Sie daraufhin, welche Möglichkeiten zur Bewältigung noch bestehen.
Mit dieser Struktur können Sie ganz leicht Handlungsalternativen erarbeiten. Sie überlassen dabei Ihrem Mitarbeitenden jedoch Entscheidungs- und Handlungsfreiheit und damit einen aktiven Part in der Veränderung.

Die folgenden beiden Handouts vertiefen die Infomationen zum Mitarbeitendengespräch. Das erste Handout liefert allegmeinere Informationen zu Struktur sowie Vor- und Nachteilen von Mitarbeitendengesprächen. Das zweite Handout beinhaltet einen konkreten Gesprächsleitfaden in dem Sie auch das zuvor vorgestellte Ablaufschema wiederfinden.

• 

  Weitere Infos

• 

  Gesprächsleitfaden

Workshop

Durch die Befragung werden verschiedenste Themen aufgemacht. Die Teamergebnisse sind dabei als ein erster Hinweis zu verstehen. Denn warum eine bestimmte Skala jetzt hoch oder niedrig ausgeprägt ist, kann die verschiedensten Ursachen haben. Abhängig von der Ursache sind verschiedene Maßnahmen unterschiedlich erfolgreich. Ziel sollte es daher sein, zu wesentlichen Skalen Maßnahmen gemeinsam mit dem Team zu entwickeln. Andernfalls besteht die Gefahr, dass ergriffene Maßnahmen ihre Wirkung verfehlen. Zudem erhöht eine Beteiligung der Mitarbeitenden auch die Bereitschaft mitzuwirken. Sie werden somit zu aktiven Gestaltern ihrer Arbeitsbedingungen. Ein geeignetes Vorgehen hierfür ist die Durchführung von Workshops. Wir haben für Sie im ersten Handout einen allgemeinen Ablaufplan zusammengestellt. Dieser ist mit minimalen Anpassungen auf viele unterschiedliche Themen anwendbar.

Doch auch mit einer guten Vorbereitung kann es immer wieder vorkommen, dass Ihnen während der Durchführung des Workshops verschiedene Stolpersteine begegnen, wie Widerstände oder Einwände. Im zweiten Handout haben wir die üblichsten Stolpersteine für Sie zusammengfasst und geben Tipps wie Sie damit umgehen können. Nutzen Sie für Ihre Vorbereitung darüber hinaus auch gerne die [Motivierende Gesprächsführung|Seite zu motivierender Gesprächsführung]. Dort wird Ihnen erläuter wie Sie durch Ihre Kommunikation mehr Veränderungsbereitschaft bei Ihren Mitarbeitenden erzeugen können.

Hibweis: Das Handout zum Ablauf hatte Jana bereits für Partizipation Verhältnis entwickelt. ich habe nur jeden Bezug zu Partizipation rausgenommen - das waren aber nur 3-4 kleine Sachen. Vom Prinzip kennst du das handout also bereits und kannst eher nochmal drüberfliegen als es konkret zu feedbacken Umgang mit schwierigen Situationen: Das Handout orientiert sich sehr stark an dem Text von Prohsaka. Die Sätze sind schon anders, aber die Überschriften sind die gleichen - ist das zu ähnlich?

• 

  Möglicher Ablauf eines Workshops

• 

  Handout zu möglichen Stolpersteinen

Quellen

[] Kauffeld, S. (2019). Arbeits-, Organisations-und Personalpsychologie für Bachelor. Springer.

[] Badura, B., Ducki, A., Schröder, H., Klose, J., & Meyer, M. (Eds.). (2018). Fehlzeiten-Report 2018: Sinn erleben-Arbeit und Gesundheit. Springer-Verlag. [4] Bundesanstalt für Arbeitsschutz, B. Arbeitsmedizin (BAuA)(2017). Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern. Abgerufen am.06.11.2019, von: https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A78.pdf%3F__blob%3DpublicationFile%26v%3D13
[12] GDA-Arbeitsprogramm Psyche (Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie) (2017). Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (3. Aufl.), www.gda-psyche.de.
[13] Mentzel, W., Grotzfeld, S. & Haub, C. (2006). Mitarbeitergespräche: Mitarbeiter motivieren, richtig beurteilen und effektiv einsetzen (8. Aufl.). Freiburg: Haufe.