(Entwicklung) Vorversion Digitalisierung: Überflutung – Was können Sie persönlich tun?
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Was ist Überflutung?
Unter Überflutung im Zusammenhang mit Digitalisierung versteht man das Gefühl, aufgrund des Einsatzes neuer Technologien (z.B. Computer, Scanner, Tablets, etc.) mehr und schneller arbeiten zu müssen. Es müssen beispielsweise mehr Aufgaben in weniger Zeit erledigt werden oder das eigene Arbeitsverhalten muss an neue Technologien angepasst werden [Ragu-Nathan et al. 2008]. Überflutung entsteht beispielsweise durch digitalen Stress; eine Form des Stresses der daraus resultiert, dass man nicht auf eine gesunde Art und Weise mit neuen Technologien umgehen kann [Brod, 1982]. Es gibt einige Strategien, Überflutung im (Arbeits-) Alltag vorzubeugen oder abzumildern. Bevor diese Strategien vorgestellt werden, wird zunächst aufgezeigt, warum dieses Thema für die eigene Gesundheit so wichtig ist.
Warum ist es wichtig auf Überflutung zu achten?
Informations- und Kommunikationstechnologien erobern immer mehr unser Leben, sowohl das Privatleben als auch das Arbeitsleben. Digitalisierung tritt nachweislich in allen Branchen auf [Gimpel et al., 2018]. Die Arbeitswelt und die Arbeitsroutinen haben sich in den letzten Jahrzehnten aufgrund neuer Technologien grundlegend verändert und die Schnelllebigkeit in diesem Bereich stellt uns vor immer neue Herausforderungen. Die am häufigsten genutzten digitalen Technologien sind E-Mails, Drucker, Scanner und Faxgeräte [Gimpel et al., 2018]. In der Pflegearbeit gewinnt daneben beispielsweise der Einsatz von IT-gestützten Dokumentationssystemen immer mehr an Bedeutung [Daum, 2017] und im Handwerk haben Unternehmen seit einiger Zeit die Möglichkeit über Online-Plattformen neue Kunden zu finden (z.B. über die Seite www.my-hammer.de)[Fredriksen & Runst, 2016]. Neben den zahlreichen Chancen der Digitalisierung (z.B. Arbeitserleichterung, Effizienzsteigerung, Zeitgewinn) bestehen ebenso eine Reihe von Risiken [Gimpel et al., 2018], z.B. die Überflutung der Mitarbeitenden. Laut einer Studie von Ragu-Nathan et al. (2008) gibt es fünf Faktoren, die zu dazu führen, dass wir uns durch neue Technologien gestresst fühlen:
- Dauerpräsenz von digitalen Technologien: Das Gefühl dauerhaft erreichbar zu sein. Die Vermischung von Arbeits- und Privatleben, weil keine klare Trennung mehr stattfindet.
- Überflutung durch digitale Technologien: Das Gefühl, schneller und länger arbeiten zu müssen aufgrund digitaler Technologien.
- Komplexität der digitalen Technologien: Der Zwang, sich aufgrund zunehmender Komplexität immer neue Kenntnisse und Fähigkeiten erarbeiten zu müssen, um nicht unterqualifiziert zu sein. Das geht meist mit einem hohen zeitlichen Aufwand einher.
- Verunsicherung im Umgang mit digitalen Technologien: Verunsicherung durch neue Änderungen und Anpassungen der vorhandenen Technologien. Auch hier ist es erforderlich immer wieder neue Inhalte und Abläufe zu lernen.
- Jobunsicherheit aufgrund von digitalen Technologien: Die Angst davor, den eigenen Job aufgrund neuer Technologien zu verlieren. Entweder aufgrund zunehmender Automatisierung oder weil man Angst hat, dass Kolleginnen und Kollegen besser mit den Technologien zurecht kommen.
Digitaler Stress entsteht dann, wenn Belastungsfaktoren wie z.B. Überflutung dauerhaft auf uns einwirken und wir irgendwann nicht mehr genug Energie haben, uns damit gesund auseinanderzusetzen. Anders gesagt können wir die Belastung also nicht mehr bewältigen, wir sind dauerhaft beansprucht und es entsteht (digitaler) Stress (siehe Abbildung 1). Hier noch konkretes Beispiel einfügen Schauen Sie sich dieses Handout an, um mehr über die Entstehung von digitalem Stress zu erfahren.
Entstehung von digitalem Stress, © Präventa
Überflutung senkt in der Folge die Arbeitszufriedenheit und das Arbeitsengagement. Außerdem verringert sie die Motivation in der Organisation zu bleiben und erhöht damit die Wahrscheinlichkeit für einen Jobwechsel [Ragu-Nathan et al., 2008]. Allgemein wirkt sich digitaler Stress negativ auf unsere Gesundheit aus. Körperliche Folgen können zum Beispiel Kopfschmerzen, Rückenschmerzen und Müdigkeit sein. Darüber hinaus sinken die berufliche Leistungsfähigkeit und die Work-Life-Balance [Gimpel et al., 2018]. Häufige Folgen von Überflutung sind zudem Zeitdruck und Überforderung. Wenn Sie das Gefühl haben darunter zu leiden, lesen Sie mehr dazu auf den jeweils verlinkten Seiten.
Was kann gegen Überflutung getan werden?
Was stresst mich an Überflutung?
Sie haben nun schon einige generelle Infos zu digitalem Stress, Überflutung und den gesundheitlichen Auswirkungen von dauerhaftem Stress erfahren. Aber wissen Sie eigentlich was genau Sie stresst bzw. überflutet? Ist es z.B. Zeitdruck oder eher eine ineffiziente Arbeitsweise? Nutzen Sie dieses Arbeitsblatt, um sich genauer darüber Gedanken zu machen und Ihre persönlichen Bewältigungsstrategien zu reflektieren.
Reflexion von Überflutung und digitalem Stress, © Präventa
Warum stresst Überflutung mich?
Stressauslösende Reize sind individuell unterschiedlich und können über Bewertungsprozesse beeinflusst/verändert werden. Das Stresspotenzial eines Reizes variiert bspw. je nachdem, ob dieser vom Betroffenen (unterbewusst) als irrelevant, positiv oder stressend bewertet wird (Erste Bewertung). Darüber hinaus haben die zur Bewältigung des Reizes subjektiv vorhandenen Ressourcen einen Einfluss auf das Stresspotenzial des Reizes (Zweite Bewertung). Je nach Bewältigungsergebnis kann derselbe Reiz innerhalb zukünftiger Situationen weniger oder auch mehr Stress auslösen (Neubewertung) [Lazarus & Launier, 1981]. Das folgende Handout sollen Ihnen dabei helfen, den Zusammenhang zwischen den eigenen Bewertungsprozessen und der Entstehung von Stress zu erkennen und für sich zu nutzen.
Reflexion von Überflutung und digitalem Stress, © Präventa
Wie kann ich besser mit Überflutung umgehen?
Meine Bewertung ändern
Individuelle Bewertungsprozesse bilden also einen wichtigen Ansatzpunkt, um zukünftig aufkommende Stressoren im Keim zu ersticken. Umso wichtiger ist es, sich die eigenen Bewertungsprozesse bewusst zu machen und zu lernen, Veränderungsmöglichkeiten innerhalb dieser Bewertungen zu erkennen. Aber wie nimmt man Einfluss auf die eigenen Gedanken und kommt innerhalb des Bewertungsprozesses zu stressreduzierenden Einschätzungen? In einem ersten Schritt können Sie sich mit Hilfe des Arbeitsblattes "Das transaktionale Stressmodell zum selber ausfüllen" beispielhaft Ihren eigenen kognitiven Bewertungsprozess bewusst machen und alternative Bewertungen entwickeln. Falls Ihnen das Entwickeln alternativer Bewertungen Schwierigkeiten bereitet, finden Sie einige denkanregende Fragen zu Chancen, Sinn und positiven Konsequenzen in diesem Arbeitsblatt, welche mit der Nutzung digitaler Technologien einhergehen könnten. Darüber hinaus finden Sie im Handout "Perspektivwechsel leichtgemacht - positive Auswirkungen digitaler Technologien" exemplarisch einige Denkanstöße zu positiven Auswirkungen von neuen Technologien in der Arbeitswelt, welche Ihnen bei der Neubewertung potenzieller Stressoren helfen können. Neben gespeicherten Erfahrungen mit früheren vergleichbaren Situationen, persönlichen Bedürfnissen, Motiven und Zielen geht auch die eigene Kompetenzwahrnehmung in das Ergebnis der Bewältigungsmöglichkeit einer Situation mit ein [Kaluza, 2012]. Ein Abgleich der aktuellen Anforderungen im Umgang mit digitalen Medien sowie den vorhandenen Kompetenzen kann kurz- und langfristig zum eigenständigen Ausbau der IT-Kompetenz sowie einem damit einhergehenden höheren Kompetenzerleben führen. Das Arbeitsblatt „Self-Assessment“ gibt Ihnen einen Überblick über Ihren aktuellen Ist- sowie Soll-Zustand im Umgang mit digitalen Medien und unterstützt Sie bei der Handlungsplanung zum Ausbau noch fehlender Fähigkeiten.
Das transaktionale Stressmodell zum selber ausfüllen, © Präventa
Sinnhaftigkeit und Chancen erkennen, © Präventa
Self-Assessment, © Präventa
Perspektivwechsel leichtgemacht - positive Auswirkungen digitaler Technologien, © Präventa
Wie kann ich besser kontrollieren, wann ich welche Technologien verwende?
Ein weiterer Ansatzpunkt bei der Stressbewältigung durch digitale Formate ist das Ausmaß an wahrgenommener Kontrolle (wann und wie die Technologien verwendet werden) über die eingesetzten Technologien. Ein hohes Ausmaß an wahrgenommener Kontrolle geht mit einem reduzierten Belastungserleben einher [Pirkkalainen et al., 2017]. Um die (wahrgenommene) Kontrolle zu erhöhen ist es hilfreich, sich die unterschiedlichen Anwendungsmöglichkeiten einzelner Technologien bewusst zu machen und mithilfe dieses Wissens eine individuelle Entscheidung darüber zu treffen, auf welche Art und Weise und in welchem Umfang diese genutzt werden sollen. Um Sie bei dieser Entscheidung zu unterstützen, finden Sie in dem Handout „Quick Guide zum bewussten Umgang mit digitalen Medien“ einige Anregungen, wie Sie Überflutung vorbeugen und digitalen Stress verringern können. Eine Technologie, die uns häufig stört oder überflutet sind beispielsweise E-Mails. Lesen Sie hier mehr zu Unterbrechungen durch E-Mails und allgemein Störungen im Arbeitsablauf.
Quick Guide zum bewussten Umgang mit digitalen Medien, © Präventa
______________________________________ENDE DER EIGENLEISTUNG BIS "Weiterführende Quick Wins, Ideen und Impulse"_________________________________________
Wie die richtige Organisation Ihnen helfen kann, Überflutung zu vermeiden/abzumildern
Stellen Sie sich vor, Sie bekommen jeden Tag 20 E-Mails und fühlen sich durch Ihr volles Postfach überflutet und gestresst. Eine gute Organisation erleichtert Ihren Arbeitsalltag, schafft Effizienzen und gibt Ihnen eine klare Richtung, damit Sie sich nicht verzetteln und auf das Wesentliche konzentrieren können. Beispielsweise können To-Do Listen das Abarbeiten der E-Mails erleichtern oder eine Priorisierung hilft Ihnen dabei, am Tagesbeginn nur die wichtigsten Nachrichten zu bearbeiten. Vielleicht gehört eine gute Organisation bereits zu Ihren Bewältigungsstrategien. Egal, ob Sie bereits gut organisiert sind oder das Chaos beherrschen: Im Folgenden finden Sie einige Strategien und Methoden für eine gute (Arbeits-) Organisation, die Überflutung abmildern oder im besten Fall vorbeugen können.
To-Do Liste Übernommen und angepasst aus Aufgabenanforderungen
Die einfachste Methode ist eine einfache To-Do Liste. Neben der Möglichkeit Aufgaben zu strukturieren, steigt durch das Festhalten auf einer Liste auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgabe tatsächlich bearbeitet wird. Das Anfertigen einer To-Do Liste vermittelt das Gefühl mit der Bearbeitung der Aufgabe bereits begonnen zu haben. Dadurch steigt die Motivation [Sonnentag et al., 2019]. Lesen Sie in diesem Handout mehr dazu, wie Sie To-Do Listen am besten anwenden. Klicken Sie hier, um sich eine Excel-Tabelle als Vorlage für eine To-Do Liste herunterzuladen.
Priorisieren Übernommen und angepasst aus Veränderungsdruck und Aufgabenanforderungen
Veränderungen führen am Anfang häufig zu einem Effizienz- und Zeitverlust [Quelle]. Wenn Sie merken, dass Sie nicht alle Aufgaben erledigen können oder überfordert sind von einer ellenlangen To-Do-Liste, ist es oft lohnenswert sich kurz Zeit zu nehmen, um Aufgaben zu priorisieren. Zwei verschiedene Möglichkeiten, um Aufgaben zu priorisieren sind das Eisenhower- und das Pareto-Prinzip:
- Eisenhower-Prinzip: Das Eisenhower-Prinzip dient der Priorisierung von Aufgaben und ermöglicht zusätzlich eine flexible Einordnung von neuen Aufgaben. Ergänzend zu einer To-Do Liste können mit Hilfe der Eisenhower-Methode Aufgaben nicht nur festgehalten, sondern auch strukturiert und priorisiert werden. Bei dieser Methode werden Aufgaben in 4 Kategorien eingeteilt (A-D). Das Ziel ist die Aufgaben so zu sortieren, dass wichtige und dringende Aufgaben als erstes bearbeitet werden, während unwichtige Aufgaben warten können. Lesen Sie sich zunächst das Handout durch. Dort finden Sie Informationen zur Vorgehensweise. Nachdem Sie die Vorgehensweise des Eisenhower-Prinzips kennengelernt haben, können Sie auf dem folgenden Arbeitsblatt Ihre eigene Priorisierung vornehmen [6]. Arbeitsblatt Eisenhower Prinzip_Formular einfügen (aus Zeitdruck - Verhalten)
- Pareto-Prinzip: Bei der Priorisierung können Sie zusätzlich das Pareto-Prinzip im Hinterkopf haben. Dieses besagt, dass 20% der aufgewendeten Zeit für 80% der Ergebnisse verantwortlich sein kann, wenn sie richtig genutzt wird. Gemäß dieses 20:80 Verhältnisses liegt es an Ihnen, Ihre Zeit so zu planen, dass Sie die 20% der Aufgaben am höchsten priorisieren, die zu 80% der Ergebnisse beitragen. Erst dann erledigen Sie die 80% der anderen Aufgaben, die jedoch nur zu 20% der Ergebnisse beitragen [Seiwert, 2009].
Kanban-Methode Übernommen und angepasst aus Aufgabenanforderungen
Nachdem Aufgaben festgehalten und priorisiert wurden, ist es wichtig Aufgaben, die zeitgleich anfallen oder Absprachen mit Kollegen/innen erfordern, nicht aus den Augen zu verlieren. Um die Aufgabenabarbeitung besser zu überblicken, kann man die Kanban-Methode nutzen. Kanban ist die horizontale Version der klassischen To-Do Liste. Vorteil der Kanban-Methode ist, dass sich der Prozess der Aufgabenbearbeitung besser überwachen, planen und steuern lässt. Dazu werden übersichtliche Spalten mit einzelnen Einträgen genutzt, die der Reihe nach abgearbeitet werden können. Dieses Handout beschreibt die Methode ausführlicher.
Von der Arbeit abschalten und Pausen einlegen
Übernommen aus Erholung - Verhalten
Sie haben bereits gelesen, dass Überflutung häufig zu (digitalem) Stress, Zeitdruck oder Störungen im Arbeitsalltag führen kann. Insbesondere dann ist es wichtig einen Ausgleich dazu zu schaffen und sich entspannen und abzuschalten, um wieder Energie zu tanken. Abschalten von der Arbeit - einfacher gesagt als getan. Dabei ist genau dieser gedankliche Abstand wichtig für unser gesundheitliches Wohlbefinden und eine gute Balance zwischen Arbeit und Privatleben. Gedanklicher Abstand bedeutet, sich Zuhause oder abseits von der Arbeit auch gedanklich davon zu lösen und nicht weiter über Arbeitsaufgaben oder neue Technologien nachzugrübeln. Demzufolge dient das gedankliche Abschalten als Puffer und führt dazu, dass man auch bei erhöhtem Stress noch entspannt bleiben kann. Wie gut man sich gedanklich von der Arbeit entfernen kann, nimmt also Einfluss darauf, wie sehr einen Stress bei der Arbeit belastet [Sonnentag & Fritz, 2015]. Sie fragen sich, wie Sie am besten abschalten können? Klicken Sie hier, um sich ein passendes Handout anzusehen.
Aber nicht nur Abschalten von der Arbeit ist wichtig, sondern auch bereits während der Arbeit Pausen einzulegen. Bereits Pausen zwischen 5 und 10 Minuten pro Stunde stärken die Konzentration, lindern das Stressempfinden und verringern Fehlerquoten [Engelmann et al., 2011; ,Schneider, 2014]. Zudem ist es effektiver viele kurze Pausen (5-10 Minuten pro Stunde) einzulegen als wenige längere Pausen [Oppolzer, 2006; Tucker, Folkard & MacDonald, 2003]. Denken Sie Zuhause also möglichst nicht mehr über die Arbeit nach und versuchen Sie im Verlaufe des Tages immer wieder kleine Pausen einzulegen.
Weiterführende Quick Wins, Ideen und Impulse
In Gesprächen mit Mitarbeitenden, Führungskräften und Experten aus der Praxis wurden zusätzliche Ideen und Impulse gesammelt. Diese spiegeln somit persönliche Erfahrungen aus der Praxis wieder, die nicht per se wissenschaftlich gesichert sind. Gern können Sie diese Ideen und Impulse als zusätzliche Inspiration nutzen.
- Wissen Sie eigentlich, wie man stressfrei arbeitet? Was für Auswirkungen psychischer Stress auf Ihre Gesundheit hat? Oder welche Verhaltensweisen nachgewiesen zu weniger Stress führen, wenn man bei konzentrationsintensiven Aufgaben (z.B. beim Rechnen) durch E-Mails häufig gestört wird? Testen Sie Ihr Wissen mit diesem Quiz (Dauer: ca. 5 Minuten). Im Nachgang können Sie sich anschauen, ob Ihre Antworten richtig waren und bekommen vertiefende Informationen zu den einzelnen Themen.
- Eine weitere Möglichkeit mehr über Ihre persönliche Beanspruchung und Ihr Stressempfinden im Arbeitskontext zu erfahren ist eine Selbstbeobachtung. Beobachten Sie sich für eine Weile selber, machen sich Notizen zu den einzelnen Arbeitstagen und Momenten, in denen sie sich "überflutet" fühlen und finden Sie heraus, wo sie am besten ansetzen können. Eine Möglichkeit für so eine Selbstbeobachtung bietet die App DOSIMIRROR. Dort können Sie ohne großen Zeitaufwand Ihren Arbeitstag Revue passieren lassen und nachvollziehen, was genau Ihnen Stress bereitet hat. Im Nachgang gibt es die Möglichkeit für ein individuelles Gesundheitscoaching, eine Einschätzung per E-Mail sowie ein Gesprächstermin mit einem Coach. Ein kurzes Video zur Erklärung der App finden Sie hier.
Literatur
[] Ragu-Nathan, T. S., Tarafdar, M., Ragu-Nathan, B. S., & Tu, Q. (2008). The consequences of technostress for end users in organizations: Conceptual development and empirical validation. Information systems research, 19(4), 417-433.
[] Brod, C. (1982). Managing technostress: Optimizing the use of computer technology. Personnel Journal, 61(10), 753-57.
[] Gimpel, H., Lanzl, J., Manner-Romberg, T., & Nüske, N. (2018). Digitaler Stress in Deutschland: Eine Befragung von Erwerbstätigen zu Belastung und Beanspruchung durch Arbeit mit digitalen Technologien.
[] Daum, M. (2017). Digitalisierung und Technisierung der Pflege in Deutschland. Aktuelle Trends und ihre Folgewirkungen auf Arbeitsorganisation, Beschäftigung und Qualifizierung. DAA Stiftung, Hamburg.
[] Fredriksen, K., & Runst, P. (2016). Digitalisierung im Handwerk-Wer profitiert und wer verliert (No. 8). Göttinger Beiträge zur Handwerksforschung.
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