Hinweise für Führungskräfte

Themenübersicht

Auf dieser Seite haben wir Ihnen diverse Informationen zum Projekt, Ablauf, Vorgehen, Umgang mit Ergebnissen sowie Durchführung von Gesprächen und Workshops zusammengestellt. Um Ihnen zunächst eine bessere Übersicht über die Themen dieser Seite zu verschaffen, finden Sie in den beiden folgenden Tabellen eine kurze Zusammenfassung. Die Fragen in den Tabellen werden im Rahmen dieser Seite beantwortet. Die jeweiligen Abschnitte sind ein der Tabelle entsprechend verlinkt, sodass Sie direkt zu dem für Sie wichtigen Thema springen können.

Haben Sie Fragen zum Ablauf von Präventa, dem konkreten Vorgehen zum Versenden der Fragebogenlinks oder dem Umgang mit den Teamergebnissen? Dann schauen Sie sich bei folgenden Fragen genauer um:

Ihre Frage	Inhalt des Abschnitts
Worum geht es eigentlich genau bei dem Projekt Präventa?	Sie erhalten einen Überblick über Ziele sowie Hinweise, wo Sie weiterführende Informationen erhalten.
Welche Fragebögen gibt es bei Präventa?	Sie erhalten einen Überblick über die fünf Fragebögen bei Präventa und den zeitlichen Ablauf der Erhebung.
Wie kann ich die Fragebogenlinks versenden?	Sie erfahren, wie Sie über den Login-Bereich für Führungskräfte die Links zu den Fragebögen an Ihre Teammitglieder versenden können.
Wie kann ich die Teamergebnisse einsehen und sichern?	Es wird erläutert wie Sie über den Login-Bereich für Führungskräfte die Teamergebnisse einsehen können. Darüber hinaus wird aufgezeigt wie Sie die Ergebnisse sichern, damit Sie damit arbeit können.
Wie kann ich die Ergebnisgrafik verstehen?	Um Sie bei der interpretation der Ergebnisgrafik zu unterstützen, wird Ihnen die Bedeutung von Mittelwert und Standardabweichung erläutert, sowie die Interpretation anhand eines Beispiels veranschaulicht.
Wie melde ich die Ergebnisse an mein Team zurück?	Als Hilfestellung für die Rückmeldung der Ergebnisse an Ihr Team, werden Ihnen verschiedene Materialien zur Vorbereitung und Durchführung der Teambesprechung zur Verfügung gestellt.

Sind Sie auf dieser Seite, weil Sie mehr zum Ablauf von Mitarbeitendengesprächen bzw. Workshops erfahren wollen? Dann schauen Sie hier:

Ihre Frage	Inhalt des Abschnitts
Wie führe ich ein gutes Mitarbeitendengespräch durch?	Zur Durchführung eines Mitarbeitendengesprächs wird Ihnen ein mögliches Vorgehen erläutert, dass sich auf verschiedenste Gesprächsanlässe übertragen lässt.
Wie führe ich einen guten Workshop durch?	Für die Durchführung eines Workshops zu verschiedenen Themen wird ein genereller Ablaufplan bereitgestellt, sowie ein Handout zum Umgang mit Schwierigkeiten während eines Workshops.

Informationen zu Präventa: Ablauf der Erhebung und Umgang mit den Teamergebnissen

Präventa hat zum Ziel, die Gesundheit von Arbeitnehmenden zu stärken. Als Ansatzpunkt dienen dabei die Anforderungen und Ressourcen der Mitarbeitenden. Unter Anforderungen sind Merkmale der Arbeit zu verstehen, die Sie stressen oder herausfordern. Ressourcen hingegen helfen Ihnen mit Belastungen besser umzugehen (weitere Informationen finden Sie hier. Um einen Beitrag zur effektiven Gesundheitsförderung in Organisationen zu leisten, wurden im Rahmen des Projekts 2 Onlinekomponenten entwickelt:

• 1) Analysekomponente: Die Basis der Analysekomponente bildet ein wissenschaftlich fundierter Fragebogen, welcher die Dimensionen Arbeitsumfeld, -inhalt, -aufgabe, soziale Beziehungen und personenbezogene Anforderungen und Ressourcen umfasst. [1]
• 2) Feedbackkomponente: Diese schauen Sie sich grade an. Auf fast 90 Seiten finden Sie und Ihre Mitarbeitenden Informationen zu den unterschiedlichen Anforderungen und Ressourcen (Was ist das jeweils genau? Warum sind diese Anforderungen und Ressourcen so wichtig?) sowie konkrete Ansatzpunkte und Maßnahmen, wie Sie Anforderungen reduzieren oder besser mit Ihnen umgehen können und wie Sie Ressourcen stärken bzw. weiter ausbauen können.
  

Wichtig ist die automatische Verbindung zwischen diesen beiden Komponenten. Auf Basis dieser individuellen Fragebogenergebnisse Ergebnisse bekommen alle Teilnehmenden eine Rückmeldung mit Verlinkungen zur Feedbackkomponente. So können Mitarbeitende in einem ersten Schritt individuelle Maßnahmen zur Stärkung der Gesundheit abgeleitet und umgesetzt werden. In einem zweiten Schritt können Sie als Führungskraft auf Basis aggregierter Ergebnisse (also der gemittelten Werte in Ihrem Team) auch gesundheitsstärkende Maßnahmen für das Team abgeleitet. Das Projekt Präventa ermöglicht es auf diese Weise Verhaltens- und Verhältnisprävention zu integrieren: Ihre Mitarbeitenden können individuell an eigenen Themen arbeiten (hierbei können Sie natürlich unterstützen, Zeit geben, …). Gleichzeitig können Sie auf Team- oder organisationaler Ebene geeignete Maßnahmen umsetzen.
Um die Wirkung des Projekts und der von Ihnen und Ihren Mitarbeitenden ausgewählten Maßnahmen einschätzen zu können, werden zusätzlich weitere Fragebögen erhoben. So können Erfolge sichtbar gemacht werden (Wo konnten Sie schon Veränderungen bewirken? Wo müssen Sie nochmal genauer hinschauen und tätig werden?) und gleichzeitig die Maßnahmen und unser Angebot für Sie und die Mitarbeitenden weiter optimiert werden.
Im Folgenden geben wir Ihnen zuerst ein Überblick über die gesamte Fragbogen-Erhebung. Anschließend erfahren Sie mehr dazu, wie Sie mit den Teamergebnissen umgehen können. Weiterführende Informationen zum Projekt finden Sie auf der Hauptseite des Wikis sowie unserer Homepage.

Ablauf der Erhebung, © Präventa

Ablauf der Erhebung

Die fünf Fragebögen

Im Rahmen von Präventa werden fünf verschiedene Fragebögen erhoben. Um den Ablauf zu verstehen, beachten Sie bitte auch die Abbildung auf der rechten Seite.

1. Woche
Der erste Fragebogen dient der Ermittlung von Rahmenbedingungen in den jeweiligen Teams und individueller Merkmale der Mitarbeitenden. Diese Informationen sind wichtig, um die späteren Ergebnisse richtig einordnen und Erfolge sichtbar machen zu können.
Der zweite Fragebogen ist die Analysekomponente und ermittelt die jeweiligen Ressourcen und Anforderungen der Mitarbeitenden. Sie dienen als wichtiger Ansatzpunkt für die Stärkung der Gesundheit. Direkt im Anschluss erhalten die Mitarbeitenden Ihre individuelle Rückmeldung mit der Weiterleitung zu dem Präventa-Wiki, wo sie Tipps zur Stärkung Ihrer Gesundheit und Ihres Wohlbefinden erhalten (Feedbackkomponente).
Der dritte Fragebogen erfasst die Eindrücke der Mitarbeitenden zum Wiki. Zudem werden die Mitarbeitenden gebeten, festzuhalten, welche Maßnahmen sie geplant haben. Dies erhöht die Verbindlichkeit, dass tatsächlich etwas umgesetzt wird.

2. bis 7. Woche
Der vierte Fragebogen ist optional. Er befragt die Mitarbeitenden einmal wöchentlich zu den bisher umgesetzten Maßnahmen. Am besten füllen die Mitarbeitenden den Fragebogen daher zum Ende der jeweiligen Woche aus, um diese zu reflektieren (also bei einer Arbeitswoche von Montag bis Freitag bspw. freitags nachmittags). Studien zeigen, dass eine kontinuierliche Reflexion die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass neu erlernte Maßnahmen im Alltag umgesetzt werden. Daher dient diese kurze wöchentliche Befragung zum einen der Transferförderung. Zum anderen ermöglicht sie uns einen besseren Einblick in förderliche und hemmende Faktoren in der Umsetzungsphase, so dass wir geeignete unterstützende Maßnahmen ableiten können.

8. Woche
Bei dem fünften Fragebogen werden Ressourcen und Anforderungen erneut erhoben, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überprüfen. Darüber hinaus werden weitere Faktoren aus dem 1. Fragebogen erneut erfasst, mit denen die Veränderung und somit Wirksamkeit der Maßnahmen ermittelt werden kann.

Versendung der Fragebogenlinks über den Login-Bereich für Führungskräfte

Was ist nun Ihre Aufgabe als Führungskraft? Je nach Organisation übernehmen Sie oder eine andere verantwortliche Person (aus Ihrer Organisation oder vom Präventa-Team) die Versendung der Fragebogenlinks. Sollten Sie unsicher sein, ob Sie für die Versendung zuständig sind, wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Ansprechpartner in der Organisation.

Zugang zu den Fragebogenlinks (und später auch den Teamergebnissen, s.u.) erhalten Sie über den Login-Bereich für die Führungskräfte. Im Folgenden wird Ihnen erläutert wie Sie den Login-Bereich nutzen können. Sollten Sie die Fragebogenlinks nicht selbst verschicken, springen Sie direkt zum Abschnitt Teamergebnisse anzeigen und sichern.

In dem Login-Bereich werden Ihnen nach und nach die Links für den entsprechenden Fragebögen freigeschaltet. Sobald Sie den nächsten Fragebogen versenden können, wird er in dem Login-Bereich freigeschaltet. Es ist also wichtig, dass Sie insbesondere bis zur Versendung des dritte Fragebogenlinks regelmäßig im Login-Bereich für Führungskräfte vorbeischauen. Nur so ist gewährleistet, dass die neuen Fragebogenlinks freigeschaltet werden. Mithilfe des Handouts rechts können Sie planen, wann Sie welchen Fragebogen ausfüllen. Klicken Sie hier, um das zugehörige PDF-Dokument herunterzuladen.

Meine Terminübersicht © Präventa

Fragebogen	Wann versenden?	Beispiel
1	Zum vereinbarten Projektstart	Woche 1: Montag
2	Spätestens 4 Tage nach Ihrem ersten Login	Woche 1: Freitag
3	Spätestens 4 Tage, nachdem Ihnen der Link für den 2. Fragebogen angezeigt wurde	Woche 2: Dienstag
4	Option 1: Das Präventa-Team versendet die Links - dann müssen Sie hier nichts tun Option 2: Sie Versenden die Links - 6 Wochen lang immer Freitag morgens (Start 3 Tage, nachdem der Link für den 3. Fragebogen angezeigt wurde)	Woche 2 - Woche 7: Freitag (bei Option 2)
5	Spätestens 6 Wochen nachdem der Link für den 3. Fragebogen angezeigt wurde	Woche 8: Montag

Fragebogen 3 © Präventa

Sobald Sie sich einloggen, sehen Sie also jeweils oben den aktuellsten Fragebogen angezeigt, den Sie nun verschicken können. In der Abbildung rechts sehen Sie ein Beispiel wie es in dem Login-Bereich dargestellt wird, wenn ein Fragebogenlink freigeschaltet wurde. Rechts sehen Sie eine Abbildung, die zeigt, dass der 3. Fragebogen freigeschaltet wurde.

Zusätzliche Hinweise:

• Mailvorlage senden: Zu jedem Link gibt es zwei vorbereitete Mailvorlagen, die die wichtigsten Informationen zu dem Fragebogen enthalten- einmal in Du- und einmal in Sie-Form, sodass Sie die passende Variante auswählen können. Zur Verwendung der Vorlagen klicken Sie einmal auf den blauen Knopf (bspw. "Mail-Vorlage Duzen", s. rot umrandet in der Abbildung rechts), damit legen Sie eine Kopie des Mailtextes in den Zwischenspeicher. Anschließend können Sie in Ihrem Mailprogramm eine neue Mail öffnen und mit STRG+V den Text in die Mail kopieren. Denken Sie daran, den Fragebogenlink (s. grün umrandet in Abbildung rechts) in den Mailtext einzufügen!
• Nutzung gemeinsamer Rechner: Damit Mitarbeitende nach kurzer Unterbrechung (bspw. einem Anruf) die Befragung fortsetzen können, ist der Stand des Ausfüllens vorübergehend gespeichert. Dies kann bei gemeinsamer Nutzung eines Rechners dazu führen, dass Mitarbeiterin A den Fragebogen zu 30% ausfüllt und den PC verlässt (bspw. da sie zu einem Patienten/ Kunden gerufen wird), aber nur das Tab, nicht den Browser schließt. Möchte nun Mitarbeiter B den Fragebogen am selben Rechner ausfüllen und ruft daher den Link auf, wird er nicht zum Anfang des Fragebogens gelangen, sondern an der Stelle landen, wo Mitarbeiterin A aufgehört hat. Geben Sie daher insbesondere bei gemeinsamer Nutzung von PCs den folgenden Hinweis an Ihre Mitarbeitenden weiter: Wenn die Mitarbeitenden den Fragebogen vorzeitig beenden wollen oder den PC verlassen müssen, müssen Sie den gesamten Browser schließen. Es reicht nicht, nur das Fenster (also den Tab) zu schließen, in dem der Fragebogen geöffnet ist.

Fazit
In den ersten zwei Wochen ist es also sehr wichtig regelmäßig in den Login-Bereich zu gehen und auch die Fragebögen rechtzeitig zu verschicken. Dabei gibt es einiges zu beachten. Damit Sie den Überblick behalten, haben wir Ihnen ein Übersicht zusammengestellt, was es zu beachten gibt. Die Übersicht gibt es in zwei Varianten: 1. Wenn Sie sich um die Versendung der Fragebögen kümmern und 2. Wenn jemand anderes die Versendung der Fragebögen für Ihr Team übernimmt. Beide finden Sie in dem Handout Checkliste_Führungskraft. Darüber hinaus haben wir Ihnen noch einen Aushang erstellt, mit dem Ihre Mitarbeitenen die wichtigsten Informationen zu Präventa erhalten.

Hier noch Handouts einfügen: Checkliste_Führungskraft und Aushang für Mitarbeitende

Umgang mit den Teamergebnissen

Teamergebnisse anzeigen und sichern

Anzeigen der Teamergebnisse

Die Teilnehmenden erhalten ihre jeweilige individuelle Rückmeldung umgehend nach Absenden des 2. Fragebogens. Für die Auswertung auf Teamebene ist aus Datenschutzgründen eine bestimmte Anzahl an teilnehmenden Mitarbeitenden des Teams/ Bereichs erforderlich. Diese Anzahl wird jeweils von der teilnehmenden Organisation festgelegt. Sobald diese Anzahl erreicht ist, wird für Sie ein grüner Knopf freigeschaltet (siehe Abbildung rechts). Durch einen Klick auf diesen Knopf können dann auch die Antworten auf Teamebene ausgewertet werden. Anschließend kann begonnen werden, Maßnahmen für das Team umzusetzen.

Im Folgenden finden Sie Hinweise zur Speicherung und weiteren Verwendung Ihrer Team-Ergebnisse. Warum ist dies wichtig? Die Ergebnisanzeige online aktualisiert sich laufend – sobald noch jemand teilnimmt, ändern sich somit die Ergebnisse. Das macht natürlich Sinn, solange noch nicht alle Mitarbeitenden teilgenommen haben. Schauen Sie hier auch gern auf die Teilnehmendenzahl: Wenn Ihnen dies noch zu wenig ist, erinnern Sie Ihre Mitarbeitenden gern nochmal. Bevor Sie sich dann aber an die Auswertung der Ergebnisse machen und Maßnahmen ableiten, sollten Sie die Ergebnisse speichern, denn wenn also eine Person später den Fragebogen nochmal ausfüllt (bspw. um individuell zu schauen, was sich geändert hat), also zweimal, werden die Teamergebnisse wieder/ weiterhin automatisch aktualisiert. Der Teamdurchschnitt wird damit also verändert und durch die doppelte Teilnahme verfälscht. Es ist deshalb wichtig, die Teamergebnisse frühzeitig lokal abzuspeichern, damit Sie dann jederzeit darauf zugreifen und gut damit weiterarbeiten können.

Wenn also eine Person zweimal den Fragebogen ausfüllt (z. B. weil manche Mitarbeitende die Umfrage später noch einmal ausfüllen), werden die Teamergebnisse beide Male aktualisiert. Der Teamdurchschnitt wird damit also verfälscht. Es ist deshalb wichtig, die Teamergebnisse frühzeitig lokal abzuspeichern, wenn Sie damit weiterarbeiten möchten.

Sie haben dafür zwei Möglichkeiten, die Ihnen in dem nachfolgenden Handout erläutert werden. Für die zweite Variante benötigen Sie zusätzlich die Word-Vorlage "Teamergebnisse".

Anleitung zum Speichern der Teamergebnisse

Word-Vorlage "Teamergebnisse"

Die Ergebnisgrafik: Erläuterung von Mittelwerten und Standardabweichung

Beispielgrafik 1: Erläuterung von Mittelwert und Standardabweichung, © Präventa

Folgende Hinweise können Ihnen beim Verständnis und Interpretation der Ergebnisse helfen:

• Die Farben der dicken Balken geben an, zu welcher Oberkategorie die jeweilige Anforderung bzw. Ressource gehört (vergleiche Legende). Bspw. gehört die Skala Zeitdruck (dunkelblau) zur Kategorie Arbeitsorganisation. *Die Länge der dicken farbigen Balken (also bspw. Zeitdruck in dunkelblau) geben den Mittelwert an, der für jede Anforderung/ Ressource über alle Personen hinweg gebildet wurde. So liegt der Mittelwert der Subskala "Partizipation" in der Beispielgrafik 1 etwa bei 5 („trifft überwiegend zu“). Das bedeutet, dass über alle Befragten Ihres Teams hinweg der Durchschnitt der Antworten 5 beträgt, also ihr Team im Mittel der Meinung ist, dass Partizipation stark ausgeprägt ist. Der Mittelwert der Skala Risiken und Gefahren liegt in der Beispielgrafik hingegen bei 2 („trifft überwiegend nicht zu“). Ihr Team sieht also im mittel keine großen Risiken und Gefahren.
• Es kann vorkommen, dass bei einer Anforderung oder bei einer Ressource kein farbiger Balken angezeigt wird. Das bedeutet, dass bei der dazugehörigen Anforderung bzw. Ressource keine Angaben gemacht wurden oder die Mitarbeitenden angegeben haben, dass das auf ihren Arbeitsplatz nicht zutrifft, also keine Relevanz hat. Sehen Sie hingegen nur einen sehr kleinen angedeuteten Balken, liegt der Mittelwert bei 1 – somit handelt es sich dann um eine sehr gering ausgeprägte Anforderung (was gut ist) oder Ressource (was nicht gut ist und Handlung erfordert).
• Beachten Sie zudem, dass sich Ihre Teammitglieder nicht immer einig sein müssen, was die Ausprägung von Anforderungen und Ressourcen betrifft. Ein hoher Mittelwert bedeutet somit nicht zwingend, dass alle Teammitglieder diese als stark ausgeprägt wahrnehmen. Es kann große individuelle Unterschiede zwischen den Teammitgliedern geben. Dies können Sie an den schmaleren schwarzen Balken - der Standardabweichung - ablesen. Die Standardabweichung entspricht dabei der halben Länge eines Balkens (siehe in der Beispielgrafik 1 den rot markierten Abschnitt des Balkens bei Zeitdruck). Die Standardabweichung gibt an, wie stark sich die einzelnen Antworten bei einer Subskala voneinander unterscheiden. Ist der schwarze Balken lang, ist die Standardabweichung eher groß und die Antworten innerhalb des Teams unterscheiden sich stark (siehe Beispielgrafik Zeitdruck: ca. 1,5). Ist der schwarze Balken kurz, ist die Standardabweichung eher klein und die Antworten ähneln sich mehr (siehe Beispielgrafik Partizipation: ca. 0,5). Standardabweichungen über 1 sollten immer genauer betrachtet werden. : Warum sind die Meinungen so unterschiedlich? Nehmen wir zum Beispiel Zeitdruck – hier ist die Standardabweichung 1,5. Dies kann bedeuten, dass einige in Ihrem Team enormen Zeitdruck haben und andere sehr entspannt sind. Wenn dies der Fall ist, kann eine Umverteilung der Aufgaben sinnvoll sein. Vielleicht ist aber auch der objektive Zeitdruck bei allen ähnlich (bspw. wenn alle die gleiche Projektdeadline haben und Aufgaben im Team gleich verteilt sind). Unterschiede in den Antworten können dann auch durch die eigene Wahrnehmung geprägt sein. Vielleicht haben einige Teammitglieder gute Strategien zum Umgang mit der nahenden Deadline – davon können dann andere in Sinne von Best Practice Beispielen profitieren. Egal was der Grund für die Unterschiede im Team ist: Es lohnt sich hier genauer hinzuschauen und gemeinsam nach Lösungen für alle zu suchen.

Interpretation der Ergebnisse anhand eines Beispiels

Beispielgrafik 2: Beispiel Teamergebnisse, © Präventa

Schauen Sie sich nun die Beispielgrafik 2 auf der rechten Seite an. Was fällt Ihnen an der Abbildung auf? Welche Balken sind Ihrer Meinung nach auffällig? Nehmen Sie sich ruhig einen Augenblick Zeit um darüber nachzudenken bevor Sie weiterlesen.

Auffällige Mittelwerte
Als erstes blicken wir auf die auffälligen Mittelwerte. Zeitdruck ist bei den Anforderungen mit einem Mittelwert von 4,05 am höchsten ausgeprägt. Aber auch die Anforderungen Leistungsdruck mit einem Mittelwert von 3,5 und Ständige Verfügbarkeit mit einem Mittelwert von 3,25 sind auffällig im Vergleich zu den anderen Skalen. Im Bereich der Arbeitsorganisation scheint es hier also Optimierungspotential zu geben. Bei den Ressourcen sind wir an geringen Werten interessiert: Welche Ressourcen fehlen uns? Wo müssen wir uns besser aufstellen? Hier sind im Beispiel die mittleren Ausprägungen von Arbeitsplatzsicherheit (Mittelwert = 2,0), Finanzielle Absicherung (Mittelwert = 2,29) und Rollenklarheit (Mittelwert = 2,44) auffällig.
Zudem wäre es spannend zu schauen, welche Ressourcen einen sehr hohen Wert haben, also eine Stärke des Teams sind, die man nutzen kann. In dem Beispiel ist jedoch kein Wert größer als 4. Das Team muss also erst noch gemeinsame Stärken entwickeln.

Auffällige Standardabweichungen
Nachdem Sie sich die mittlere Ausprägung der Skalen angeschaut haben, blicken Sie jetzt bitte nochmal auf die Abweichung. Was würden Sie sagen, welche Anforderungen und Ressourcen zeigen in der Beispielabbildung 2 eine besonders große Abweichung? Bei den Anforderungen haben die Skalen Leistungsdruck (Abweichung = 2,06), Zeitdruck (Abweichung = 2,03) und Ständige Verfügbarkeit (Abweichung = 1,98) die größten Werte. Auch weitere Anforderungen haben hohe Standardabweichungen (also mehr als 1). Bei den Ressourcen gibt es sehr viele Skalen, die eine Standardabweichung um die zwei haben. Die Ressourcen mit den größten Abweichungen sind Lernmöglichkeit (Abweichung = 2,17), Unterstützung durch die Führungskraft (Abweichung = 2,12) und Teamatmosphäre (Abweichung = 2,09). Aber auch die Ressourcen Wissensmanagement & -transfer, Private Unterstützung, Unterstützung durch Kollegen und Vielfältigkeit der Arbeit zeigen sehr große Abweichungen.

Fazit
Für die Beispielgrafik 2 lässt sich zusammengefasst folgendes sagen: Zeitdruck, Leistungsdruck und Ständige Verfügbarkeit haben sowohl bei den Mittelwerten als auch bei den Abweichungen die auffälligsten Werte bei den Anforderungen. Da Zeitdruck und Leistungsdruck sowohl bei den Mittelwerten als auch den Abweichungen die ersten beiden Plätze belegen, könnte man hier mit den beiden beginnen. Bei den Ressourcen ist die Lage hingegen nicht so eindeutig. Arbeitsplatzsicherheit, Finanzielle Absicherung und Rollenklarheit haben die geringsten Mittelwerte, die Abweichungen hingegen sind im Vergleich zu anderen Skalen eher unauffällig. Die auffälligsten Abweichungen haben Lernmöglichkeit, Unterstützung durch die Führungskraft und Teamatmosphäre. Hier sind jedoch die Mittelwerte eher unauffällig. In diesem Fall würde man jetzt eher mit den Skalen mit niedrigem Mittelwert beginnen: Arbeitsplatzsicherheit, Finanzielle Absicherung und Rollenklarheit.
Zudem wäre es empfehlenswert, die insgesamt sehr hohen Abweichungen im Team zu thematisieren – machen Sie dies am besten an einem Beispiel wie Unterstützung durch die Führungskraft. Fragen Sie im Team nach positiven Beispielen (Wo werden Sie gut unterstützt? Was sind Best Practice Beispiele?) sowie nach negative Beispielen (Was fehlt? Was wünscht sich das Team?). Vielleicht helfen die positiven Beispiele schon, um den Blick aller auf die Aspekte zu lenken, die schon gut klappen (d.h. Personen die negativer geantwortet haben, hatten dies Bsp. vielleicht gar nicht im Blick, sondern nur akute Situationen in denen sie unzufrieden waren – dies gilt es natürlich auch zu lösen/ aus Ihnen zu lernen, aber der Blick insgesamt wir positiver). Vielleicht gibt es aber auch objektive Gründe für die unterschiedlichen Antworten: Schauen Sie sich die positiven und negativen Beispiele daher gut an: Gibt es einzelne Personen, zu denen Sie mehr Kontakt haben? Gibt es andere, die Sie dadurch vielleicht aus dem Blick verlieren? Oder werden negative Beispiele genannt, bei denen Sie sicher waren, dass man Sie nicht braucht, obwohl dies eben doch der Fall ist? Oder verteilen Sie Ihre Zeit und Unterstützung tatsächlich sehr gleichmäßig, aber es gibt einfach einige Mitarbeitende die mehr Unterstützung brauchen (zumindest aktuell)? Überlegen Sie in diesem Fall (alleine oder mit dem Team), wie Sie Ihre Ressourcen umverteilen können, um so auch denen gerecht zu werden, die bisher weniger Unterstützung bekommen haben oder einfach mehr Unterstützung brauchen.
Eine weitere Erklärung für die hohen Abweichungen im Team könnte sein, dass Ihr Team aus zwei oder mehr „Subteams“ besteht – bspw. unterschiedliche Berufsgruppen mit unterschiedlichen Herausforderungen oder Sie haben Sie nach Projekten oder Kunden aufgeteilt – und dort gibt es grad einfacherer und weniger einfache Prozesse. Auch in diesem Fall kann es aber helfen, zwischen den Subteams Learnings zu teilen und vielleicht auch neue Unterstützungswege zu schaffen. Zurück zum Beispiel Unterstützung durch die Führungskraft: Vielleicht mussten Sie sich die letzten Monate auf ein Projekt (und die zugeordneten Mitarbeitenden) fokussieren – anders wäre es nicht gegangen. In diesem Fall kann es helfen, die Gründe Transparent zu machen, Wertschätzung zu zeigen („ich wusste ihr schafft das auch eine Zeit lang ohne mich“), aber auch einen Ausblick zu geben, wann und wie sich dies wieder ändern wird.
Dieses Beispiel verdeutlicht, dass die Ergebnisse in der Abbildung nur einen Ansatzpunkt liefern können – ebenso wie die empfohlenen Ansatzpunkte, welche Sie zusätzlich zur Abbildung erhalten.
War Ihr Fazit zur Abbildung also anders also anders als unseres? Das kann sinnvoll sein – Sie kennen Ihr Team und die Gegebenheiten besser – vertrauen Sie also auf Ihr Gefühl und überlegen Sie, worauf Sie fokussieren möchten! Mithilfe des Inhaltsverzeichnisses können sie selbst wählen und eigene Schwerpunkte setzen.

Wie gehe ich bei der Rückmeldung der Teamergebnisse an das Team vor?

Die Rückmeldung der Teamergebnisse ist sehr wichtig. Wenn eine Umfrage stattfindet, sind Mitarbeitende gespannt, was aus der Umfrage wird. Die Rückmeldung der Ergebnisse erfüllt dabei zwei Funktionen: 1) Sehen die Mitarbeitenden dadurch, dass Ihre Antworten nicht "im Sande verlaufen", sondern dass sie wahr- und ernstgenommen werden und 2) ist die Ergebnisrückmeldung der erste Schritt zu Maßnahmenumsetzung auf Teamebene. Nur so kann sich wirklich etwas verändern. Für eine optimale Gestaltung der Ergebnisrückmeldung werden Ihnen verschiedene Dokumente zur Verfügung gestellt:
1) Vorlage zur Vorbereitung der Ergebnisrückmeldung: Dieses Dokument enthält nützliche Informationen, die Ihnen dabei helfen die Ergebnisgrafik Ihren Mitarbeitenden zu erläutern. Zudem können Sie hier eintragen welche Ressourcen und Anforderungen schon besonders gut ausgeprägt sind und an welchen Sie noch arbeiten können. Damit sind Sie gut auf die Ergebnisrückmeldung vorbereitet.
2) Ein Ablaufplan für die Teambesprechung: Dieser zeigt Ihnen wie die Ergebnisrückmeldung in Ihrem Team ablaufen könnte und was sie dafür benötigen. Der Plan ist auf 2 Stunden ausgelegt. Weitere generelle Hinweise zum Ablauf von Workshops finden Sie hier.
3) Handouts zu Ressourcen und Anforderungen: Eventuell haben die Mitarbeitenden bei der Ergebnisrückmeldung nochmal Nachfragen, was unter den einzelnen Ressourcen oder Anforderungen zu verstehen ist. Mit diesen beiden Handouts sind Sie gut auf die Fragen vorbereitet.
4) Maßnahmenplan: Mit dem Maßnahmenplan können Sie die Maßnahmen, die Sie in der Besprechung mit Ihrem Team entwickeln, festhalten und genau definieren. Halten Sie zudem Ihre eigenen To Dos in dem Handout fest.

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  1) Vorbereitung der Ergebnisrückmeldung im Team

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  2) Ablaufplan für die Ergebnisrückmeldung

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  3a) Handout mit Definitionen der einzelnen Anforderungen

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  3b) Handout mit Definitionen der einzelnen Ressourcen

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  4) Maßnahmenplan

Die Word-Dateien zu 1), 2) und 4) finden Sie hier: 1, 2, 4

Eventuell treten bei der Rückmeldung Schwierigkeiten auf, z.B. in Form von Widerständen der Teilnehmenden. Das Handout zu Stolpersteinen im Abschnitt Workshop kann Ihnen dabei helfen, sich auf übliche Schwierigkeiten bei diesen Formaten vorzubereiten. Zudem finden Sie auf der Seite zur Motivierenden Gesprächsführung weitere Tipps dazu, wie Sie Änderungen anstoßen können. Zusätzlich kann es auch helfen sich bei der Vorbereitung der Ergebnisrückmeldung mit Verantwortlichen aus dem Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) oder dem Personalbereich (auch HR) abzusprechen (z.B. wenn Sie unsicher sind, wie Sie kritische Ausprägungen ansprechen sollen). Wenn Sie sich von den Ergebnissen sehr betroffen fühlen oder Sie sich die Rückmeldung (noch) nicht zutrauen, kann es auch helfen eine außenstehende Person als Moderator einzuladen (z. B. aus dem BGM, dem HR oder auch einen externen Dienstleister).

Generelle Informationen für Führungskräfte: Durchführung von Mitarbeitendengesprächen und Workshops

Mitarbeitendengespräche

Ablaufstrategie für ein Mitarbeitergespräch. Angelehnt an [4]

Mitarbeitendengespräche gehören zu den wichtigsten Führungsinstrumenten in einer Organisation und haben immer einen bestimmten Sachinhalt sowie eine Zielsetzung [12]. Im Gespräch können Sie die Bedürfnisse und Motive Ihrer Mitarbeitenden erfragen [13] und die Zusammenarbeit mit Ihren Beschäftigten folglich nachhaltiger gestalten. Das Ziel dieser Gespräche liegt nämlich darin, Motivatoren (z.B. Aufgabenanforderungen zu verdeutlichen und mögliche demotivierende Arbeitsmerkmale (z.B. Zeitdruck oder häufige Geschäftsreisen) zu vermindern, um der Entstehung von Belastungen vorzubeugen oder Mitarbeitende bei der Bewältigung derselben bestmöglich unterstützen zu können.

Und ganz wichtig: Denken Sie nicht nur an das jährliche Mitarbeitendengespräch – dieses ist natürlich auch wichtig. Aber darüber hinaus sind insbesondere regelmäßige Gespräche zu spezifischen und aktuellen Themen wichtig. Eine Ihre Hauptaufgaben als Führungskraft ist Kommunikation! Nutzen Sie das folgende Schema und die Tipps als auch für diese regelmäßigen Gespräche.

Wann sollten Sie nach Sichtung der Teamergebnisse Mitarbeitergespräche nutzen? Zum einen kann dies hilfreich sein, wenn Sie (wie im Beispiel 2 oben) starke Abweichungen im Team haben. So können Sie in individuellen Gesprächen herausfinden, wer welche konkreten Bedarfe und Herausforderungen hat und diesen besser gerecht werden. Zudem kann es sein, dass Ihnen bei der Rückmeldung der Teamergebnisse ein/e Mitarbeiter/in auffällt der/die besonders ruhig gewesen ist oder nur negative Beispiele nennen konnte, oder nonverbale abweisende Signale gesendet hat, … Also kurz gesagt: Einzelne Personen haben sich auffällig verhalten und sie glauben, dass die im Team besprochene Lösung hier (alleine) nicht greift. Suchen Sie auch dann das Gespräch. Für dieses Gespräch kann das Ablaufschema Situation - Verhalten - Strategie - Verbesserung kann als Basis dienen. Ziel ist es, basierend auf konkreten Situationen individuell passende Lösungen zu entwickeln. Konkret ist das Vorgehen im folgenden Absatz beschreiben (s. auch Gesprächsleitfaden).

Fragen Sie in einem ersten Schritt nach konkreten Situationen , in denen die relevante Anforderung häufig auftritt (oder die entsprechende Ressource zur Bewältigung fehlt). Vertiefen Sie dann Ihre Fragen, indem Sie sich auf das konkrete Verhalten konzentrieren: Was hat die Person genau getan, um eine solche Situation zu verbessern? Fragen Sie im gleichen Zug danach, was weniger empfehlenswert empfunden wurde. Danach lassen Sie sich eine Strategie von Ihrem Gegenüber ableiten: Welche Strategie kann aufgrund der Erfahrungen weiterempfohlen werden? Im letzten Schritt gehen Sie auf mögliche Verbesserungen ein. Fordern Sie die Person auf, sich nochmal in eine bestimmte Situation hineinzuversetzen. Sammeln Sie daraufhin, welche Möglichkeiten zur Bewältigung noch bestehen. Nutzen Sie dafür – sofern es vorher eine Teamsituation gab – auch Bespiele und Ideen, die Sie im Team gesammelt haben.
Mit dieser Struktur können Sie ganz leicht Handlungsalternativen erarbeiten. Sie überlassen dabei Ihrem Mitarbeitenden jedoch Entscheidungs- und Handlungsfreiheit und damit einen aktiven Part in der Veränderung.

Die folgenden beiden Handouts vertiefen die Informationen zum Mitarbeitendengespräch. Das erste Handout liefert allgemeinere Informationen zu Struktur sowie Vor- und Nachteilen von Mitarbeitendengesprächen. Das zweite Handout beinhaltet einen konkreten Gesprächsleitfaden in dem Sie auch das zuvor vorgestellte Ablaufschema wiederfinden.

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  Weitere Infos

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  Gesprächsleitfaden

Workshop

Durch die Befragung werden verschiedenste Themen aufgemacht. Die Teamergebnisse sind dabei als ein erster Hinweis zu verstehen. Denn warum eine bestimmte Skala jetzt hoch oder niedrig ausgeprägt ist, kann die verschiedensten Ursachen haben. Abhängig von der Ursache sind verschiedene Maßnahmen unterschiedlich erfolgreich. Ziel sollte es daher sein, zu wesentlichen Skalen Maßnahmen gemeinsam mit dem Team zu entwickeln. Andernfalls besteht die Gefahr, dass ergriffene Maßnahmen ihre Wirkung verfehlen. Zudem erhöht eine Beteiligung der Mitarbeitenden auch die Bereitschaft mitzuwirken. Sie werden somit zu aktiven Gestaltern ihrer Arbeitsbedingungen. Ein geeignetes Vorgehen hierfür ist die Durchführung von Workshops. Neben den Hinweisen zum Ablauf der Ergebnisrückmeldung weiter oben, haben wir für Sie im folgenden Handout einen allgemeinen Ablaufplan für Workshops zusammengestellt. Dieser ist mit minimalen Anpassungen auf viele unterschiedliche Themen anwendbar. Wenn Sie bspw. in der Ergebnisrückmeldung 5 wichtige Themen identifiziert und nur eins davon bearbeiten konnten, planen Sie zu den anderen Themen mithilfe dieses Plans weitere Workshops. Dabei kann es sinnvoll sein, diese mit etwas zeitlichem Abstand zu legen – so können Sie gleichzeitig immer den Fortschritt der bisherigen Maßnahmen reflektieren und so einen Prozess der kontinuierlichen Optimierung etablieren.

Doch auch mit einer guten Vorbereitung kann es immer wieder vorkommen, dass Ihnen während der Durchführung des Workshops verschiedene Stolpersteine begegnen, wie Widerstände oder Einwände. Im zweiten Handout haben wir die üblichsten Stolpersteine für Sie zusammengefasst und geben Tipps wie Sie damit umgehen können. Nutzen Sie für Ihre Vorbereitung darüber hinaus auch gerne die Seite zu motivierender Gesprächsführung. Dort wird Ihnen erläutert wie Sie durch Ihre Kommunikation mehr Veränderungsbereitschaft bei Ihren Mitarbeitenden erzeugen können.

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  Möglicher Ablauf eines Workshops

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  Handout zu möglichen Stolpersteinen

Quellen

Bundesanstalt für Arbeitsschutz, B. Arbeitsmedizin (BAuA)(2017). Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern. Abgerufen am.06.11.2019, von: https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A78.pdf%3F__blob%3DpublicationFile%26v%3D13 [2] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2020). Ressourcen und Anforderungen in der Arbeitswelt umfassend messen: Entwicklung und Validierung eines Fragebogens (ReA). Manuskript in Vorbereitung.
[] Kauffeld, S. (2019). Arbeits-, Organisations-und Personalpsychologie für Bachelor. Springer. [] Badura, B., Ducki, A., Schröder, H., Klose, J., & Meyer, M. (Eds.). (2018). Fehlzeiten-Report 2018: Sinn erleben-Arbeit und Gesundheit. Springer-Verlag. [4] Bundesanstalt für Arbeitsschutz, B. Arbeitsmedizin (BAuA)(2017). Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern. Abgerufen am.06.11.2019, von: https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A78.pdf%3F__blob%3DpublicationFile%26v%3D13
[12] GDA-Arbeitsprogramm Psyche (Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie) (2017). Empfehlungen zur Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (3. Aufl.), www.gda-psyche.de.
[13] Mentzel, W., Grotzfeld, S. & Haub, C. (2006). Mitarbeitergespräche: Mitarbeiter motivieren, richtig beurteilen und effektiv einsetzen (8. Aufl.). Freiburg: Haufe.

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