Technische Probleme- Was können Sie persönlich für sich tun?
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Was sind technische Probleme am Arbeitsplatz?
Die geringe Leistungsfähigkeit von technischen Geräten an Ihrem Arbeitsplatz behindert Ihre Tätigkeit? Die Programme, die Sie nutzen, stürzen häufig ab? Dann geht es Ihnen wahrscheinlich ähnlich wie Ralph.
Ungefähr 56% der Befragten geben an, an ihrem Arbeitsplatz durch Maschinen oder Geräte lange Wartezeiten zu erleben, da ungeplante technische Störungen auftreten. 48% sind damit unzufrieden [1]. Technisches Versagen eines Werkzeugs bezeichnet man als Defekt [2]. Defekte können selbstständig auftreten oder aber durch fehlerhaftes, menschliches Verhalten erzeugt werden[2]. Wird die Arbeit regelmäßig durch technische Probleme, wie etwa geringe Leistungsfähigkeit von Computern oder das Abstürzen von Software, behindert, kann dies zu einer Belastung werden. Die technischen Rahmenbedingungen der Arbeit sind sogenannte Umgebungsfaktoren, also Rahmenbedingungen, unter denen Sie Ihre Arbeitsaufgabe ausführen [3]. Technische Probleme können in Form kleinerer Störungen auftreten, wie beispielsweise entladene Akkus oder Batterien drahtloser Geräte (Tablets, Fernbedienungen, Lautsprecher, Tastaturen). Software-Updates können ebenfalls, wenn sie zu ungünstigen Zeiten und vom System erzwungen installiert werden, Störungen darstellen. Diese kurzen Störungen führen dazu, dass eine Arbeitsaufgabe unterbrochen werden muss. Sie können in der Regel relativ schnell wieder behoben werden. Es gibt aber auch größere technische Probleme, die nicht kurzfristig behoben werden können. So kann es sein, dass der Computer permanent langsam arbeitet oder eine Software nicht funktioniert. Insbesondere in handwerklichen Tätigkeitsbereichen ist es möglich, dass der Verschleiß benutzter Werkzeuge und Maschinen zu einem Ausfall eben dieser führt.
Warum ist es wichtig, auf technische Probleme zu achten?
Durch die Digitalisierung stehen Mitarbeitende, Führungskräfte und Organisationen vor neuen Herausforderungen [4]. Wir sind immer mehr auf technische Geräte angewiesen und arbeiten zunehmend mit digitalen Daten und moderner Technologie [5;6]. Das kann dazu führen, dass sich Störungen durch technische Probleme häufen.
Im täglichen Ablauf der Arbeit sind keine Störungen vorgesehen. Treten diese jedoch auf, entstehen Unterbrechungen, durch die die Aufgabe nicht wie geplant ausgeführt werden kann. Es entsteht Zeitdruck. Dieser begünstigt Stress und Frustration. Durch diese negativen Emotionen ist die Aufmerksamkeit reduziert, was zu ungünstigen Entscheidungen führen kann. So kann Frustration u.a. sicherheitskritisches Verhalten bedingen. Die betroffene Person gerät beispielsweise in Hektik, improvisiert oder trägt die Schutzausrüstung nicht [7;8].
Was kann gegen technische Probleme getan werden?
Vielleicht kennen Sie das Gelassenheitsgebet von R. Niebuhr: "Gott, gib mir die Gelassenheit, Dinge hinzunehmen, die ich nicht ändern kann, den Mut, Dinge zu ändern, die ich ändern kann, und die Weisheit, das eine vom anderen zu unterscheiden." [9]. Unabhängig davon, ob Sie religiös sind oder nicht, setzt die folgende Übung bei dem Kern des Satzes an: zu unterscheiden, ob man etwas verändern kann oder nicht. Mit dem Beeinflussungsradar (im Englischen auch als Circle of Influence oder Influenceradar bekannt) können Sie entscheiden, ob Sie eine Situation beeinflussen können. Werfen Sie hierfür einen Blick auf die Abbildung. Reflektieren Sie einmal für sich selbst, ob Sie sich den aktuellen digitalen Anforderungen Ihres Arbeitsplatzes gewachsen fühlen.
- 1. Einfluss (gelb): Im ersten Bereich sind alle Dinge, die Sie beeinflussen können. Häufig ist Ihnen das aber vielleicht nicht bewusst oder Sie wissen nicht, wie Sie die Dinge beeinflussen können. Ein Beispiel hierfür ist, herauszufinden, wie eine bestimmte Formel in Excel hinterlegt werden kann.
- 2. Eingeschränkter Einfluss (orange): Im zweiten Bereich befinden sich die Sachen, die Sie eventuell beeinflussen können. Sie sind sich also nicht sicher, ob Sie die Situation wirklich ändern können, zum Beispiel weil andere Personen ebenfalls Einfluss auf die Situation haben. Gerade in diesem Bereich geben Menschen oft zu früh auf. Sie sagen dann so etwas wie "Das bringt doch eh nichts." Dabei gibt es viele Situationen, die man ändern könnte. Man muss es nur anpacken.
- 3. Kein Einfluss (rot): Im dritten Bereich befinden sich die Dinge, die Sie in der Regel nicht ändern können. Hierzu gehören zum Beispiel Wartungsarbeiten oder Software-Updates.
Versuchen Sie bei der nächsten schwierigen Situation herauszufinden, in welchem Bereich Sie sich befinden. Hierbei helfen Ihnen die Fragen des folgenden Arbeitsblattes.
Einfluss vorhanden
Es kann vorkommen, dass Sie Schwierigkeiten haben, mit den Technologien an Ihrem Arbeitsplatz umzugehen. Das ist jedoch ganz normal und kommt häufig vor, da wir durch die Digitalisierung stetig neuen digitalen Technologien ausgesetzt sind. Häufig fehlt uns das Wissen, wie wir einfache Probleme schnell und selbstständig lösen können. Um sich flexibel auf neue Technologien einstellen zu können, ist eine kontinuierliche Weiterbildung wichtig [6]. So können technische Störungen teilweise bereits vor ihrem Auftreten verhindert werden. Vor allem Personen, die bei der Arbeit mit vielen verschiedenen Technologien arbeiten müssen, diese aber nicht regelmäßig nutzen, sind dadurch belastet [11]. Hier kann es helfen, sich regelmäßig Zeiten zu blocken, um mit diesen Technologien zu arbeiten und das Wissen aktuell zu halten. Sie können solche Maßnahmen auch gemeinsam als Team durchführen: Richten Sie kurze, wöchentliche Termine ein, in denen Sie sich die Systeme anschauen und ggf. Fragen beantworten. Sollten Sie nach dieser Reflexion Handlungsbedarf bezüglich Ihrer digitalen Kompetenz feststellen, suchen Sie nach Unterstützung durch Kollegen oder Unterstützung durch die Führungskraft. Informieren Sie sich außerdem zu Weiterbildungsangeboten, die Ihnen helfen könnten, oder fragen Sie Ihre Führungskraft danach.
Aufgrund der Vielzahl von Arbeitsplätzen kann hier keine vollständige Liste möglicher Ursachen für Störungen und entsprechende Maßnahmen vorgelegt werden. Finden Sie keine passenden Weiterbildungsangebote, können Sie auch eigene Maßnahmen zur Vorbeugung von technischen Störungen entwerfen. Diese sind speziell auf Ihren Arbeitsplatz zugeschnitten. Helfen kann Ihnen dabei dieses Arbeitsblatt.
Eingeschränkter Einfluss
Wenn Sie Störungen identifiziert haben, auf die Sie nur bedingt Einfluss haben, kann es hilfreich sein, das Gespräch mit Ihrer Führungskraft zu suchen. Hierbei können Sie Hindernisse ansprechen und um Unterstützung bitten. Gemeinsam kann der Umgang mit technischen Problemen besprochen werden. Nutzen Sie für die Vorbereitung eines solchen Gesprächs gerne das Arbeitsblatt. Reflektieren Sie vor dem Gespräch die folgenden Fragen:
- Was läuft aktuell gut bezüglich der technischen Ausstattung und sollte beibehalten werden?
- Welche Probleme sehe ich aktuell bei der Nutzung der Technologien?
- Was kann ich dazu beitragen, diese Störungen zu verhindern?
- Wie kann meine Führungskraft dabei helfen die Störung zu minimieren?
- Welche Personen können ebenfalls dazu beitragen dieses Problem zu beheben? Was wünsche ich mir von diesen Personen?
Legen Sie am Ende gemeinsam mit Ihrer Führungskraft einen Maßnahmenplan fest, wer sich wann um was kümmert und wen anspricht.
Kein Einfluss
Wenn das Bearbeiten einer Aufgabe durch technische Störungen immer wieder unterbrochen wird und Sie keinen Einfluss darauf haben, kann bei Ihnen Stress entstehen [12]. Fühlen Sie sich gestresst und möchten dem entgegenwirken, nutzen Sie diese Entspannungstechniken.
Weiterführende Links
- Mehr Informationen zu Zeitdruck und dem Umgang damit finden sie hier.
- Allgemeine Informationen zu anderen Arbeitsunterbrechungen neben technischen Problemen finden sie hier.
- Informationen zum Umgang mit einer belastenden Arbeitsumgebung finden Sie hier.
Quellen
[1] Cordes, A. (2015). Ermittlung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung (Unveröffentlichte Masterarbeit). Carl von Ossietzky Universität, Oldenburg.
[2] Hofinger, G. (2008). Fehler und Unfälle. In P. Badke-Schaub, G. Hofinger, & K. Lauche (Hrsg.), Human Factors (1. Aufl., S. 36-55). Berlin, Deutschland: Springer.
[3] Schulte, E.-M., Wittner, B., & Kauffeld, S. (2021). Ressourcen und Anforderungen (ReA) in der Arbeitswelt: Entwicklung und erste Validierung eines Fragebogens. Gruppe. Interaktion. Organisation. Zeitschrift für Angewandte Organisationspsychologie (GIO), 52, 405-415.
[4] Kauffeld, S. & Sauer, N. C. (2018). Vergangenheit und Zukunft der Arbeits- und Organisationspsychologie. In S. Kauffeld (Hrsg.), Arbeits-, Organisations- und Personalpsychologie für Bachelor (3. Aufl., S. 21-46). Berlin, Deutschland Springer.
[5] Brockhaus (2014). Digitalisierung. Verfügbar unter: https://brockhaus.de/ecs/enzy/article/digitalisierung
[6] Börner, F., Kehl, C., & Nierling, L. (2017). Chancen und Risiken mobiler und digitaler Kommunikation in der Arbeitswelt (TAB-Arbeitsbericht Nr. 174).
[7] Wenchel, K.-T. (2009). Psychische Gesundheit am Arbeitsplatz: Orientierungshilfe. Bochum, Deutschland: InfoMediaVerlag.
[8] Jeon, M. (2015). Towards affect-integrated driving behavior research. Theoretical Issues in Ergonomics Science, 16, 553-585. doi:10.1080/1463922x.2015.1067934
[9] Württembergische Landesbibliothek (2007). Gelassenheitsgebet. Verfügbar unter: https://www.wlb-stuttgart.de/sammlungen/handschriften/bestand/nachlaesse-und-autographen/oetinger-archiv/gelassenheitsgebet/
[10] Mourlane, D. (2012). Resilienz. Die unentdeckte Fähigkeit der wirklich Erfolgreichen. Göttingen, Deutschland: BusinessVillage.
[11] Gimpel, H., Lanzl, J., Regal, C., Urbach, N., Wischniewski, S., Tegtmeier, P., Kreilos, M., Kühlman, T. M., Becker, J., Eimecke, J., & Derra, N. D. (2019). Gesund digital arbeiten?! Eine Studie zu digitalem Stress in Deutschland. Verfügbar unter: https://gesund-digital-arbeiten.de/
[12] Ahlers, E. (2003). Arbeitsbedingungen, Leistungsdruck, Gesundheit am Arbeitsplatz. (WSI-Diskussionspapier, 112). Düsseldorf: Wirtschafts- und Sozialwissenschaftliches Institut in der Hans-Böckler-Stiftung.
